Office Operations Manager (m/w/d)

MOTOR Ai GmbH; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Hundefreundliches Büro

ÖPNV-Zuschuss

Fort- und Weiterbildungen

Corporate Benefits

Zusammenfassung

Motor Ai GmbH in Berlin-Wedding sucht eine/n Office Operations Manager (m/w/d) zur Verantwortung für das Büro, Organisation von Events und Koordination von Dienstleistern. Du bist erster Ansprechpartner, behältst Ordnung und sorgt für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium und bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management mit. Deutsch und Englisch beherrschen dich sicher; flexible Arbeitszeiten und ein modernes Umfeld runden

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management, Empfang oder Assistenzbereich
• Fließendes Deutsch und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent für Termine, Meetings und Events

Aufgaben

• Erste Kontaktperson für Kollegen und Gäste
• Büroablage, Rechnungen und Unterlagen verwalten
• Paketannahme, Verteilung von Arbeitsmaterialien
• Planung und Organisation interner/externen Events
• Schnittstelle zu Hausverwaltung, Handwerkern und Dienstleistern
• Sorge für Ordnung, Sicherheit und eine positive Arbeitsatmosphäre

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir von MOTOR Ai haben eine Mission: wir verbinden Menschen - egal wo. Unsere Arbeit an einer KI, die auf den Erkenntnissen kognitiver Neurowissenschaft basiert, soll das möglich machen. Unser Ziel zusammen mit unserem international aufgestellten Team ist es, auch in ländlichen Gegenden die Arbeit im ÖPNV zu unterstützen und eine lückenlose Versorgung sicherzustellen. Hierbei verbinden wir den technischen Fortschritt mit Umweltbewusstsein und Nachhaltigkeit - ohne Abstriche.

Für unser Operations-Team suchen wir eine Office Operations Manager (m/w/d), der sich um die Belange des gesamten Büros kümmert. Hierzu gehört dann auch die Organisation von Events sowie die Koordinierung von Dienstleistern.

Aufgaben

• Als erste Kontaktperson hast du für die Fragen deiner Kollegen immer ein offenes Ohr und sorgst dafür, dass Gäste sich bei uns sofort willkommen fühlen
• Du behältst den Überblick über die Officeablage sowie Rechnungen und sorgst dafür, dass alle Unterlagen schnell und korrekt bei den richtigen Personen landen
• Du stellst sicher, dass vom Kugelschreiber bis zum Arbeitsmaterial immer alles vorrätig ist, und kümmerst dich souverän um die Annahme sowie Verteilung aller Pakete
• Ob Meeting, Workshop oder Firmenfeier – du übernimmst die Planung und Organisation von internen und externen Events mit Liebe zum Detail
• Du bist die Schnittstelle zu Hausverwaltung, Handwerkern und Dienstleistern und koordinierst Wartungen oder Umbauten proaktiv und lösungsorientiert
• Mit deinem Blick für Ordnung und Sicherheit garantierst du einen reibungslosen Büroalltag und schaffst eine positive Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich Office Management, Empfang, Assistenzbereich, gerne auch mit Gastronomiehintergrund
• Du arbeitest lösungsorientiert und packst Aufgaben direkt und unkompliziert an
• Ein freundlicher und professioneller Umgang mit dem Team, Führungskräften und Gästen ist für dich selbstverständlich
• Du besitzt ein ausgeprägtes Organisationstalent für die Planung von Terminen, Meetings und Events
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen stets den Überblick und die Ruhe
• Du kommunizierst fließend in Deutsch und Englisch; jede weitere Sprache ist ein willkommenes Plus

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Rolle in einem innovationsgetriebenen Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten – mit Raum für die Realität des Lebens (Elternschaft, Pflegeverantwortung, Ehrenamt etc.)
• Echter Teamgeist: Mitarbeit in Teams, die Veränderungen vorantreiben – egal wie kompliziert und umfangreich Projekte sind
• Hundefreundliches Büro – dein vierbeiniger Kollege ist herzlich willkommen
• Optimale Verkehrsanbindung: attraktiver Standort in Wedding mit sehr guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
• Deine Weiterentwicklung liegt uns am Herzen – deshalb übernehmen wir die Kosten für Fort- und Weiterbildungen
• Egal ob Mode, Beauty, Reisen oder Kultur – du erhältst zahlreiche Vergünstigungen durch unseren Partner Corporate Benefits

Vielfalt, Eigenverantwortung und Sinnhaftigkeit in einem spannenden Team sind dir wichtig? Dann hilft uns die Zukunft von morgen schon heute zu gestalten.

In unseren neuen Räumlichkeiten legen wir viel Wert darauf, uns alle kennenzulernen und gemeinsam die Vision voranzutreiben. Unser international aufgestelltes Team wächst und arbeitet gemeinsam an der aufregenden Mission. Persönliche Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg, daher haben wir uns entschieden keine Full-Remote-Company zu werden.