Office Manager (m/w/d)

Dyckerhoff Pharma GmbH & Co KG Laboratorium; Köln; Vor Ort; EUR 40.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Dyckerhoff Pharma GmbH & Co KG Laboratorium in Köln sucht eine engagierte Office Managerin, die unser Team organisiert und Prozesse effizient steuert. Sie übernimmt die Büroorganisation, Empfangsbetreuung, Terminplanung und Stammdatenpflege in einem dynamischen Umfeld.

Sie bringen Erfahrung im Office Management, Teamleitung und Budgetierung mit, besitzen ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Selbstständigkeit.

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle.
• Führungserfahrung oder Bereitschaft zur Teamleitung von Vorteil.
• Kenntnisse im Personalwesen, Budgetierung sowie Office Software.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Selbstständigkeit.
• Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch; Englischkenntnisse sind ein Plus.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu managen und richtig zu priorisieren.
• Freundlicher Umgang mit Partnern und Kunden am Telefon.

Aufgaben

• Überwachung und Koordination der administrativen Abläufe im Büro, inklusive Terminplanung und Ressourcenmanagement
• Leitung des Empfangsbereichs sowie Betreuung von Telefonanfragen über die Zentrale
• Verwaltung der Büroausstattung, Bestandskontrolle und Bestellung von Büromaterialien
• Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Abrechnungstätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Supervising von Mitarbeitenden, inklusive Einarbeitung, Schulungen und Leistungsbeurteilungen
• Organisation von Meetings, Events und Firmenveranstaltungen sowie Raumplanung
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten und Datenbanken

Kenntnisse

Office Management

Teamleitung

Personalwesen

Budgetierung

Organisationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Kundenkommunikation

Deutsch-Kommunikation

Englischkenntnisse

Multitasking

Priorisierung

Tools

Bürosoftware

Jobbeschreibung

Wir suchen eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager/in (m/w/d), der/die unser Team mit Energie und Effizienz unterstützt! Als Seele des Office bist Du in dieser Schlüsselrolle verantwortlich für die reibungslose Organisation unseres Bürobetriebs, die Koordination administrativer Prozesse und die Betreuung unseres Teams. Schaffe eine produktive Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen und effizient arbeiten können. Bringe Ideen zur Veränderung ein, die in unseren flachen Hierarchien gehört werden. Deine positive Einstellung und dein Organisationstalent tragen maßgeblich zum Erfolg unseres Unternehmens bei.

Aufgaben

• Überwachung und Koordination der administrativen Abläufe im Büro, inklusive Terminplanung und Ressourcenmanagement
• Leitung des Empfangsbereichs sowie Betreuung von Telefonanfragen über die Zentrale
• Verwaltung der Büroausstattung, Bestandskontrolle und Bestellung von Büromaterialien
• Unterstützung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Abrechnungstätigkeiten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Supervising von Mitarbeitenden, inklusive Einarbeitung, Schulungen und Leistungsbeurteilungen
• Organisation von Meetings, Events und Firmenveranstaltungen sowie Raumplanung
• Pflege und Aktualisierung von Stammdaten und Datenbanken

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Erfahrung in Supervising oder Teamleitung von Vorteil
• Kenntnisse im Personalwesen, Budgetierung sowie Office Experience
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
• Freundlicher Umgang mit Partnern und Kunden am Telefon und Kenntnisse in technischen Bürosystemen
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch; Englischkenntnisse sind ein Plus
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu managen und richtig zu priorisieren

Wenn Du eine proaktive Persönlichkeit mit einem Blick fürs Detail bist, die Freude daran hat, Arbeitsprozesse zu optimieren und ein motiviertes, familiäres Team zu unterstützen, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Werde Teil eines dynamischen Umfelds im Wandel und gestalte aktiv mit.