Office Managerin / Teamassistenz (m/w/d) Teilzeit oder Vollzeit

SWMP PartGmbB StBG; Augsburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Parkplatz

Moderne IT-Technik

Digitale Arbeitswelt

Langfristige Perspektive & leistungsg.

Strukturierte Einarbeitung

Teamevents & Kollegialität

Zusammenfassung

SWMP PartGmbB StBG sucht Unterstützung im Sekretariat und Backoffice in Augsburg. Du organisierst Mandate, pflegst Stammdaten und betreust DATEV-Unternehmen online. Ebenfalls koordiniert du Posteingang, DMS‑Akte und Fristen bei Steuerbescheiden.

Zu deinen Aufgaben gehören das Versenden von Erklärungen, Jahresabschlüssen sowie Notarurkunden; du kommunizierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst Unterschriften.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Organisation / Kanzleiumfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
• Sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Du legst neue Mandate an und richtest sie administrativ ein, auch die digitale Mandantenstruktur im DMS.
• Du pflegst Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV und betreust DATEV Unternehmen online.
• Du organisierst den physischen und digitalen Posteingang und -ausgang und betreust das zentrale E-Mail-Postfach der Kanzlei.
• Du verwaltest das DMS und die Mandantenakten, verschlagwortest Unterlagen und archivierst.
• Du bearbeitest eingehende Steuerbescheide, schickst sie an die Mandanten und überwachst die Fristen.
• Du versendest Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen.
• Du bearbeitest GmbH-Vorgänge, Offenlegungen, Vollständigkeitserklärungen und notarielle Urkunden administrativ.
• Du schreibst und telefonierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst die Unterschriften.
• Du bearbeitest Rechnungen und SEPA-Lastschriftmandate und verschickst Mahnungen.
• Du koordinierst Termine und Besprechungen und bestellst Büro- und Kanzleibedarf.
• Du koordinierst die Abläufe im Backoffice und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie für externe Dienstleister.
• Du arbeitest neue Kolleginnen und Kollegen in die Abläufe des Backoffice ein.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Genauigkeit

Zuverlässigkeit

Sicheres Auftreten

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung

Tools

DATEV

MS-Office

Jobbeschreibung

Dein TätigkeitsprofilDu unterstützt die Partner und das fachliche SWMP Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen und Kolleginnen für einen reibungslosen Ablauf des Sekretariats.

Deine Aufgaben beinhalten unter anderem:

• Du legst neue Mandate an und richtest sie administrativ ein, auch die digitale Mandantenstruktur im DMS.
• Du pflegst Stammdaten, Vollmachten und Zugangsdaten in DATEV und betreust DATEV Unternehmen online.
• Du organisierst den physischen und digitalen Posteingang und -ausgang und betreust das zentrale E-Mail-Postfach der Kanzlei.
• Du verwaltest das DMS und die Mandantenakten. Dazu gehört, dass du Unterlagen digitalisierst, verschlagwortest und archivierst.
• Du bearbeitest eingehende Steuerbescheide, schickst sie an die Mandanten und überwachst die Fristen.
• Du versendest Steuererklärungen, Jahresabschlüsse sowie Prüfungs- und Abschlussunterlagen.
• Du bearbeitest GmbH-Vorgänge, Offenlegungen, Vollständigkeitserklärungen und notarielle Urkunden administrativ.
• Du schreibst und telefonierst mit Finanzämtern und Behörden und organisierst die Unterschriften.
• Du bearbeitest Rechnungen und SEPA-Lastschriftmandate und verschickst nach Vorgabe Mahnungen.
• Du koordinierst Termine und Besprechungen und bestellst Büro- und Kanzleibedarf.
• Du koordinierst die Abläufe im Backoffice und bist Ansprechperson für Kolleginnen und Kollegen sowie für externe Dienstleister.
• Du arbeitest neue Kolleginnen und Kollegen in die Abläufe des Backoffice ein.

Was wir uns von Dir wünschen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat / Organisation / Kanzleiumfeld
• Sicherer Umgang mit MS-Office (DATEV Kenntnisse sind ein Plus)
• sicheres Auftreten, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Hohe Eigeninitiative, Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Mitarbeit in einem erfolgreichen Team und ein wertschätzendes Betriebsklima
• Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Moderne IT-Technik und eine digitale Arbeitswelt
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz mit eigenem Parkplatz in zentraler Lage
• Eine langfristige Perspektive mit leistungsgerechter Bezahlung
• Eine strukturierte Einarbeitung und ein respektvolles und offenes Miteinander
• Und daneben jede Menge Teamevents, Kollegialität und Einblicke in angrenzende Arbeitsgebiete