Office-Managerin / Office-Manager / Direktionsassistenz (d/w/m) Augenheilkunde

Charité - Universitätsmedizin Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Charité - Universitätsmedizin Berlin sucht eine engagierte Fachkraft als Sekretariat/Assistenz der Klinikleitung. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zu Direktorin und Klinikleitung und unterstützen Krankenversorgung, Lehre und Forschung durch effiziente Organisation, Terminkoordination, Reiseplanung und Verwaltung.

Zu Ihren Aufgaben gehören Drittmittelmanagement, Bestellwesen, Personalunterstützung, Bewerberkoordination, Erstellung von Präsentationen, Öffentlichkeitsarbeit,

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen oder Bürokommunikation bzw. vergleichbarer Abschluss
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Überblick
• Perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word, PowerPoint) und SAP
• Idealerweise Kenntnisse der medizinischen Terminologie
• Berufserfahrung in Klinik-/Chefsekretariat oder ähnlichem wünschenswert

Responsibilities

• Zentrale Schnittstelle zu Klinikleitung und Direktorin
• Vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation, Terminkoordination
• Organisation von Dienstreisen, Kongressen, Abrechnungen
• Unterstützung im Personalwesen, Bewerberkoordination, Öffentlichkeitsarbeit

Skills

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Tools

MS Office

SAP

Job description

• Sie sind die zentrale Schnittstelle zu der Klinikdirektorin und den Mitgliedern der Klinikleitung und arbeiten diesen in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung direkt zu
• Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation und halten "die Fäden zusammen" (alle administrativen Belange, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Kongressorganisation und -abrechnung, Drittmittelmanagement, Bestellvorgänge, Unterstützung im Personalwesen, PEP-Verwaltung, Bewerberkoordination, Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination in der Patientenversorgung und Betreuung von Privat- und ausländischen Patientinnen / Patienten, usw.)
• Sie sind außerdem Ansprechperson für Patientinnen / Patienten, Mitarbeitende und Externe

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss, gern Quereinsteiger
• Sie sind ein absolutes Organisationstalent und behalten immer den Überblick
• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und schreiben zügig fehlerfreie Texte nach Diktat, aber auch selbständig
• Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie SAP
• Sie beherrschen im Idealfall die medizinische Nomenklatur
• Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen
• Sie arbeiten selbständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Sie sind belastbar und treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf
• Sie verstehen sich als Dienstleister, Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Sie sind grundsätzlich bereit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten