Oberarztsekretär*in (m/w/d)

Universitätsklinikum Heidelberg; Heidelberg; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Heidelberg sucht eine/n Oberarztsekretär/in zur Mitgestaltung der Privatambulanz und Unterstützung der Klinikleitung. Sie koordinieren Termine, betreuen Patient*innen und fungieren als Schnittstelle zu Ärzt*innen sowie internen Bereichen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Erstellung medizinischer und administrativer Schreiben, Organisation von Meetings und eine engagierte Teamarbeit in einem multdisziplinären Umfeld. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische*r Fachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS-Office sowie idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen.

Aufgaben

• Organisieren und koordinieren der Terminplanung der Privatsprechstunden sowie zentrale Anlaufstelle für Patient*innen und interne Schnittstellen.
• Planen interner und externer Besprechungen zur effizienten Zusammenarbeit der Klinik.
• Eigenständige Erstellung medizinischer und administrativer Schriftverkehr im patientenbezogenen Berichtswesen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Belastbarkeit

Ausbildung

Medizinische Fachangestellte/Kaufmann im Gesundheitswesen (vergleichbar)

Tools

MS-Office

Krankenhausinformationssysteme

Jobbeschreibung

Die Hautklinik am Universitätsklinikum Heidelberg vereint medizinische Exzellenz, innovative Therapieverfahren und eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit. Als Oberarztsekretär*in sind Sie Teil eines engagierten Teams und sorgen gemeinsam mit dem Chefsekretariat für reibungslose organisatorische Abläufe innerhalb der Privatambulanz und der Klinikleitung. Dabei erwartet Sie ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit engem Kontakt zu Patient*innen, Ärzt*innen und zahlreichen internen Schnittstellen. Freuen Sie sich auf verantwortungsvolle Aufgaben, moderne Arbeitsstrukturen sowie vielfältige Möglichkeiten, Ihre organisatorischen und kommunikativen Kompetenzen einzubringen und weiterzuentwickeln.

Einblick in Ihre Aufgaben

• Organisieren und koordinieren Sie die Terminplanung der Privatsprechstunden und fungieren Sie als zentrale Anlaufstelle für Patient*innen, Angehörige, Ärzt*innen sowie interne Schnittstellen
• Planen Sie interne und externe Besprechungen und tragen Sie zu einer effizienten Zusammenarbeit innerhalb der Klinik bei
• Erstellen Sie selbstständig medizinischen und administrativen Schriftverkehr im Rahmen des patientenbezogenen Berichtswesens
• Übernehmen Sie klassische Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Aktenführung, Materialbestellungen sowie die organisatorische Vorbereitung von Fortbildungen und Kongressen
• Unterstützen Sie die Klinikleitung durch die Vertretung des Chefsekretariats bei Abwesenheiten
• Koordinieren Sie das Arbeitszeitmanagement der Oberärzt*innen und Assistenzärzt*innen
• Pflegen und organisieren Sie die Einsatzplanung von PJ-Student*innen und Famulant*innen

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Medizinische*r Fachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse der medizinischen Nomenklatur und Freude an administrativen Tätigkeiten im klinischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen
• Exzellente Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Diskretion und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus
• Auch bei hohem Patientenaufkommen überzeugen Sie durch Belastbarkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit

Über uns

Für Rückfragen steht Ihnen gerne Heike Dürr, Sekretärin des Ärztlichen Direktors, via E-Mail zur Verfügung.

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