Office Manager (w/m/d)

Ludwig & Pählke Personalservice GmbH; Hamburg; On-site; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Job summary

Ludwig & Pählke Personalservice GmbH sucht eine erfahrene Buchhaltungsfachkraft in Hamburg. Zu den Aufgaben gehören Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen sowie Kosten- und Reisekostenmanagement.

Sie arbeiten eng mit dem Mutterkonzern in Englisch zusammen und unterstützen office- und datenmanagementbezogene Prozesse. Vorausgesetzt wird eine kaufmännische Ausbildung mit mindestens fünf Jahren einschlägiger Berufserfahrung, sicherer Umgang mit MS Office und ERP-Systemen sowie

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehr als fünf Jahre relevante Berufserfahrung.
• Praktische Erfahrung in Rechnungsprüfung, Mahnwesen und allgemeinen buchhalterischen Prozessen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel/Outlook; gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen und Abstimmung offener Posten.
• Kosten- und Reisekostenmanagement, Abrechnung laufender Overhead-Kosten und Verrechnungen mit verbundenen Gesellschaften.
• Finanzreporting: Erstellung von Excel-Auswertungen und englischsprachige Abstimmung mit dem Mutterkonzern.
• Office Management: Organisation des Büroalltags, Koordination externer Dienstleister, Vertrags- und Abonnement-Verwaltung.
• Datenmanagement: Pflege von ERP-Stammdaten, Digitalisierung des Archivs und Unterstützung bei internationalen Abstimmungen.

Skills

MS Office

Excel

Outlook

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

ERP-Systeme

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

ERP-Systeme

Job description

Auf diese Aufgaben dürfen Sie sich freuen:

• Accounting & Rechnungswesen: Prüfung und Buchung von Eingangsrechnungen, Bearbeitung des Mahnwesens sowie Überwachung und Abstimmung offener Posten
• Kosten- und Reisekostenmanagement: Sachliche und rechnerische Prüfung sowie Abrechnung laufender Overhead-Kosten, Reisekosten und interner Verrechnungen mit verbundenen Gesellschaften
• Finanzreporting & Kommunikation: Erstellung von Excel-Auswertungen und Reports sowie schriftliche Abstimmung mit dem taiwanesischen Mutterkonzern in englischer Sprache
• Office Management & Administration: Organisation des Büroalltags, Koordination externer Dienstleister, Verwaltung von Verträgen und Abonnements sowie Unterstützung im Fuhrparkmanagement
• Datenmanagement & organisatorische Unterstützung: Pflege von ERP-Stammdaten, Digitalisierung des Archivs sowie Mitwirkung bei Kundenaktionen, Messevorbereitungen und der internationalen Abstimmung mit Niederlassungen

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise mit Schwerpunkt Buchhaltung und Rechnungswesen
• Praxiserfahrung in der Rechnungsprüfung, im Mahnwesen und in allgemeinen buchhalterischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook, sowie Erfahrung mit ERP-Systemen; sehr gute Deutsch- undgute Englischkenntnisse.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion, Zuverlässigkeit und ein freundliches, verbindliches Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern

Frau Sarina Abdysatarov

Ludwig & Pählke
Personalservice GmbH
Hammer Steindamm 3
22089 Hamburg

Tel.: 040 - 23 68 75 0 - 0

[e-mail]

www.ludwig-paehlke.de