Office Manager & Team Support (m/w/d)

WTG Communication GmbH; Münster; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

Flache Hierarchien

Weiterbildung

Betriebliche Altersvorsorge

Kaffee & Obst

Mitarbeiterrabatte

Team-Events

Krankenzusatzversicherung

Urban Sports/Hansefit

Teil des WTG-Teams

Zusammenfassung

WTG Communication GmbH in Münster sucht eine engagierte Bürokoordination, die den Büroalltag zuverlässig strukturiert und das Team operativ unterstützt.

Du organisierst den Standort, empfängst Gäste und koordinierst die tägliche Kommunikation, sodass Anfragen effizient vorbereitet und weitergegeben werden.

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management, Backoffice oder Kundenservice, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld

Aufgaben

• Organisation und Struktur des Büroalltags sicherstellen
• Empfang und Betreuung von Gästen vor Ort
• Steuerung der Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Bearbeitung des Post-Ein- und -Ausgangs
• Koordination von Bürobedarf und allgemeinen organisatorischen Themen
• Sicherstellung eines professionellen und gepflegten Erscheinungsbilds des Standorts
• Aufnahme, Strukturierung und Bearbeitung eingehender Kundenanfragen
• Entgegennahme von Anrufen und gezielte Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Vorbereitung von Themen für die weitere Bearbeitung im Team
• Entlastung des Teams im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten und gut funktionierende Abläufe
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Gästen, Kollegen und Kunden
• Hands‑on‑Mentalität und vorausschauendes Handeln, auch wenn mehrere Themen parallel zusammenlaufen
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und sauber zu steuern

Kenntnisse

Office Management

Kundenservice

Jobbeschreibung

Für unseren Standort in Münster suchen wir eine Persönlichkeit, die den Büroalltag zuverlässig strukturiert und dafür sorgt, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. Die Rolle verbindet klassisches Office Management mit operativer Unterstützung des Teams: Neben der Organisation des Standorts, dem Empfang von Gästen und der Steuerung der täglichen Kommunikation gehört es ebenso dazu, eingehende Anfragen aufzunehmen, zu strukturieren und für die weitere Bearbeitung im Team vorzubereiten.

Ziel der Position ist es, das Team im Tagesgeschäft zu entlasten und einen gut organisierten, einladenden Arbeitsort für Mitarbeitende und Gäste sicherzustellen. Wenn Du gerne den Überblick behältst, Dinge proaktiv koordinierst und ein freundliches, professionelles Auftreten mitbringst, dann bist Du bei uns genau richtig.

Verantwortlichkeiten

• Organisation und Struktur des Büroalltags sicherstellen
• Empfang und Betreuung von Gästen vor Ort
• Steuerung der Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Bearbeitung des Post-Ein- und -Ausgangs
• Koordination von Bürobedarf und allgemeinen organisatorischen Themen
• Sicherstellung eines professionellen und gepflegten Erscheinungsbilds des Standorts
• Aufnahme, Strukturierung und Bearbeitung eingehender Kundenanfragen
• Entgegennahme von Anrufen und gezielte Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner
• Vorbereitung von Themen für die weitere Bearbeitung im Team
• Entlastung des Teams im Tagesgeschäft und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten und gut funktionierende Abläufe
• Freundliches, sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Gästen, Kollegen und Kunden
• Hands‑on‑Mentalität und vorausschauendes Handeln, auch wenn mehrere Themen parallel zusammenlaufen
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren und sauber zu steuern

Qualifikationen

• Erfahrung im Office Management, Backoffice oder Kundenservice, idealerweise in einem dienstleistungsorientierten Umfeld

Benefits

• Ein flexibles Arbeitszeitmodell
• Flache Hierarchien und eine offene Kommunikationskultur, die für eine innovative Arbeitsatmosphäre sorgen
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine faire Vergütung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
• Leckerer Kaffee, Obst und Getränke, Mitarbeitervergünstigungen und tolle standortübergreifende Team‑Events
• Die betriebliche Kranken‑Zusatzversicherung übernimmt viele Kosten für erweiterte Vorsorgeuntersuchungen, Zahnbehandlungen und erforderliche Arznei‑, Heil‑ und Hilfsmittel
• Durch geförderte Mitgliedschaft bei Urban Sports und/oder Hansefit unterstützen wir Deine Gesundheit und Dein Wohlbefinden auch nach der Arbeit mit vielfältigen Sportangeboten
• Du bist vom ersten Tag an Teil des großartigen WTG Teams!