Office Manager (m/w/d)

Ibtnet Karriere; Hamburg; Hybrid; EUR 21,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Deutschlandticket Zuschuss

Fitnessstudio-Vergünstigungen

Langfristige Perspektiven

Job summary

IB&T Software GmbH sucht am Standort Hamburg/Norderstedt eine engagierte Unterstützung im Office Management in Teilzeit (25 Stunden pro Woche). Sie organisieren Büroabläufe, betreuen das Gebäude und managen Verträge sowie Lieferantenkontakte.

Sie arbeiten flexibel, auch im Homeoffice, und gestalten den Büroalltag aktiv mit. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Office Management und idealerweise Kenntnisse im Facility- oder Gebäudemanagement.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Berufserfahrung im Office Management.
• Idealerweise Erfahrung im Gebäude- oder Facility-Management bzw. in der Objektbetreuung.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und im Vertragsmanagement.
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe.
• Betreuung des Firmengebäudes inkl. Abstimmung mit dem externen Hausmeisterdienst.
• Vertragsmanagement für Wartung, Reinigung und Versicherungen.
• Angebotsbeschaffung, Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle.
• Bestellwesen und Lieferantenkontakte pflegen.
• Terminkoordination, Meetings und Dienstreisen planen.
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kundschaft und Gäste.
• Zukünftig: Sicherheitsbeauftragte/r inkl. Ausbildung.

Skills

Organisationstalent

Koordination externer Dienstleister

Vertragsmanagement

MS Office

Office Management

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die IB&T Software GmbH entwickelt die Branchensoftware card_1 zum Vermessen, Planen und Bauen von Verkehrswegen. Seit der Markteinführung 1985 setzen Planungsbüros, Ingenieurgesellschaften, Verwaltungen, Kommunen und Hochschulen card_1 für Straßen-, Bahn- und Kanalplanung, Vermessung und für BIM Projekte ein. Gemeinsam mit unseren Tochtergesellschaften GEO DIGITAL GmbH und RZI Software GmbH bilden wir die IB&T Gruppe mit rund 90 Mitarbeitenden.

In unserer Zentrale in Norderstedt bei Hamburg arbeiten Entwicklung, Support, Training, Consulting, Vertrieb, Marketing und Verwaltung unter einem Dach, ergänzt durch Niederlassungen in Deutschland.

Sie haben Freude daran, Dinge zu organisieren, den Überblick zu behalten und den Büroalltag aktiv mitzugestalten? Dann passen Sie gut zu uns!

Für unsere Zentrale suchen wir Unterstützung im Office Management in Teilzeit (25 Stunden pro Woche). Sie erwarten vielfältige Aufgaben, Raum für eigene Ideen und eine langfristige Perspektive.

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation der Büroabläufe inkl. Kommunikation, Ablage und Post
• Betreuung des Firmengebäudes und -grundstücks: Abstimmung von Aufträgen mit dem externen Hausmeisterdienst und Überwachung von Wartungs- und Prüfterminen
• Vertragsmanagement, insbesondere die Pflege der Verträge für Wartung, Reinigung und Versicherungen
• Einholen und Vergleichen von Angeboten, Rechnungsprüfung und Kontrolle der Gebäudekosten
• Verantwortung für das Bestellwesen und Pflege der Lieferantenkontakte
• Terminkoordination, Planung von Meetings und Events sowie Organisation von Dienstreisen
• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kundschaft und Gäste: am Telefon, per E-Mail und am Empfang
• Perspektivisch die Übernahme der Funktion als Sicherheitsbeauftragte/r inkl. Ausbildung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Office Management
• Idealerweise Erfahrung im Gebäude- oder Facility-Management bzw. in der Objektbetreuung
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister und im Vertragsmanagement
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office

Wir bieten Ihnen

• Sicherheit: Seit 1985 sind wir am Markt und entwickeln uns seitdem stets mit einem Ohr nah am Kunden weiter. Ihr Arbeitsplatz ist modern und zukunftsorientiert ausgestattet. Gern unterstützen wir Sie bei Ihrer Altersvorsorge.
• Flexibilität: Wir bieten flexible Arbeitszeitmodelle, auch im Homeoffice.
• Familienfreundlich: Wir unterstützen Sie dabei, Familie und Beruf zu vereinbaren.
• Team: Sie arbeiten in einem hochmotivierten Team mit guten Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten und langfristigen Perspektiven.
• Potenzial: Wir bieten Ihnen Freiräume, eigene Ideen zu entwickeln und umzusetzen.
• Onboarding: In Ihr neues Tätigkeitsfeld werden Sie gezielt eingearbeitet.
• Benefits: Zuschuss Deutschlandticket und Fitnessstudio und regelmäßige Netzwerktage runden das Angebot ab.

Faires Einkommen

Wir bieten eine attraktive Vergütung und beteiligen uns an Ihrer Zukunftssicherung.

Freie Getränke

Für Kaffee, Tee & Wasser ist gesorgt.

Weiterbildung

Ob Seminare, Fachliteratur, Bildungsurlaub, wir fördern Sie.

Sie haben die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten.

Unser Onboarding-Programm erleichtert Ihnen den Einstieg.

Gesundheit im Fokus

Moderne Büros und Vergünstigungen für das Bäderland und den EGYM-Wellpass für Sie.

Flexible Arbeitszeiten

Genießen Sie mehr Flexibilität im Alltag.

30 Tage Urlaub

Durch unser Urlaubsmodell kommen Sie zur Ruhe.