Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (mwd)

Ramboll; Karlsruhe; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen in Karlsruhe sucht einen Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz. In dieser Rolle sind Sie der erste Ansprechpartner für externe Gäste und die Mitarbeitenden und übernehmen vielfältige Aufgaben im Büroalltag sowie in der Projektassistenz. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrungen im Office Management mitbringen und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse haben. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Arbeitsumfeld.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Zuschuss zur Altersvorsorge

30 Tage Urlaub pro Jahr

Gesprächsangebot für mentales Wohlbefinden

Moderne ergonomische Arbeitsplätze

Qualifikationen

• Idealerweise kaufmännische Ausbildung oder Sekretariatserfahrung.
• Berufserfahrung im Office Management ist erforderlich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Vertretung des Unternehmens gegenüber externen Gästen und Kunden.
• Unterstützung der Projektleitung bei organisatorischen Aufgaben.
• Informationsdesk für Mitarbeitende und Besucher.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Unser Angebot

• Abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung


• Eine transparente und skandinavisch geprägte Unternehmenskultur


• Die Möglichkeit individuelle Fähigkeiten einzubringen und Innovation mitzugestalten


• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamisch wachsenden Unternehmen


• Diese Stelle kann in Vollzeit oder Teilzeit besetzt

Deine neue Rolle

Als Office Manager mit Schwerpunkt Projektassistenz (m/w/d) repräsentierst du unser Unternehmen gegenüber externen Gästen und Kunden und bist Ansprechpartner (m/w/d) für alle Fragen unserer ca. 50 Mitarbeitenden rund um den Büroalltag.

Office Management

• Informationsdesk für Mitarbeitende und Besucher


• Besuchermanagement


• Bestellungen für das Büro und Events


• Rechnungskontierung


• Postein- und -ausgang


• Unterstützung bei Events


• Unterstützung beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden

Projektassistenz

• Unterstützung der Projektleitung hinsichtlich aller organisatorischen und administrativen Aufgaben sowie im Tagesgeschäft


• Proaktives Planen, Koordinieren, Vor- und Nachbereiten von Meetings und Terminen


• Dokumentation und Pflege von kunden- und projektrelevanten Daten in verschiedenen internen Datenbanken und ERP-Systemen (z. B. Projektanlage, CRM, Compliance, Ressourcen- und Zeitplanung)

Über dich

• Idealerweise eine kaufmännische Ausbildung und/oder Sekretariatserfahrung


• Berufserfahrung im Office Management


• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch


• Versierter Umgang mit MS Office


• Organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein und pragmatische Lösungskompetenz


• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Arbeit im Team

Was wir dir bieten

• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte


• Hybrides Arbeiten: 2-3 Tage mobiles Arbeiten pro Woche


• Unbefristete Anstellung ggf. auch in Teilzeit


• Ein umfangreich bezuschusstes Deutschlandticket


• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und BU-Versicherung


• 30 Tage Urlaub pro Jahr und Betriebsferien am 24.12. und 31.12.


• Zuschuss zum Dienstrad


• Moderne ergonomische Arbeitsplätze


• Gesprächsangebot für mentales Wohlbefinden

Bist du bereit dabei zu sein? Bitte reiche deine Bewerbung mit einem aktuellen Lebenslauf ein. Wir freuen uns über jede Form der Vielfalt und ermutigen Bewerber:innen mit diversem Erfahrungshintergrund sich zu bewerben.

Bitte lade alle verfügbaren Arbeitszeugnisse (oder wenn du außerhalb Deutschlands gearbeitet hast und keine Arbeitszeugnisse hast, die Kontaktdaten von Referenzen) aus deinen früheren Arbeitsverhältnissen sowie das Zeugnis deines höchsten Abschlusses hoch. Dies wird dazu beitragen, einen reibungslosen und schnellen Prozess zu ermöglichen, falls dir die Position angeboten wird. Wenn diese Dokumente nicht hochgeladen werden, könnte dies den Prozess verzögern.

Vielen Dank! Wir freuen uns über deine Bewerbung.

Arbeit im Zentrum des nachhaltigen Wandels bei Ramboll in Deutschland.

Ein Arbeitgeber der Chancengleichheit bietet. Gleichheit, Diversität und Inklusivität stehen im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind überzeugt, dass Diversität eine Stärke ist und dass unterschiedliche Erfahrungen und Perspektiven für die Schaffung wirklich lebensfähiger Gesellschaften unerlässlich sind. Bei Ramboll ist jede*r Bewerber*in willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Wir wissen, wie wichtig es ist, das richtige Gleichgewicht zu finden, wann und wie viel wir arbeiten. Bitte setze dich mit unserem Rekruitingteam in Verbindung, um etwaige persönliche Anliegen während des Bewerbungsverfahrens anzusprechen. Du kannst uns unter relevanten Kontaktmitteln kontaktieren.