Office Manager (m/w/d) – Teilzeit 20 Std., Frankfurt am Main

crecise GmbH; Frankfurt; Hybrid; EUR 18,000 - 21,000; Part time

Benefits offered by this job

Home-Office möglich

Unbefristete Anstellung vor Ort in FRa

Weiterbildung individuell möglich

Job summary

crecise GmbH sucht eine verantwortliche Office-Managerin bzw. -Manager in Frankfurt am Main. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Buchhaltungsvorbereitung, Reisekostenabrechnungen und Büroorganisation und arbeitest eng mit den Geschäftsführern zusammen.

Die Stelle ist neu zugeschnitten und bietet großen Gestaltungsspielraum. Zu deinen Aufgaben gehören Eingangsrechnungen, Reisekosten, Terminplanung, Office Management am Standort Frankfurt sowie die Ablage in Microsoft 365/SharePoint und

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle
• DATEV-Kenntnisse sind vorteilhaft
• Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook und Excel
• Deutsch auf mindestens C1-Niveau, Englisch für internationalen Schriftverkehr

Responsibilities

• Angebote und Rechnungen in unserem CRM erstellen und offene Posten nachhalten
• Reisekostenabrechnungen prüfen und erfassen
• Termine, Korrespondenz und Reiseplanung für die Geschäftsführung
• Office Management für den Standort Frankfurt: Bestellungen, Dienstleister, Post sowie Empfang von Gästen und Bewerbern
• Zentrales Postfach und Telefon, womit du für viele die erste Stimme von crecise bist
• Personaladministration: Unterlagen vorbereiten, Onboarding neuer Kollegen organisieren, Equipment koordinieren sowie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung im Blick behalten
• Verträge, Dokumente und Ablage sauber halten, in Microsoft 365 und SharePoint
• Unterstützung bei Messen und Kundenveranstaltungen

Skills

Erfahrung in vergleichbarer Rolle

Zahlenverständnis

Deutsch C1

Englisch schriftlich

Outlook

Excel

Microsoft 365

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung

Tools

DATEV

Job description

crecise ist einer der führenden Creatio-Partner im DACH-Raum. Wir implementieren Lösungen für mittelständische und große Unternehmen auf Basis von Creatio, einer AI-nativen Plattform, die CRM, Prozessautomatisierung und KI-Agenten in einer Architektur vereint. Unsere Kunden sitzen hauptsächlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz, agieren aber international. Unsere Büros befinden sich in Frankfurt am Main und München.

Deine Rolle

Buchhaltungsvorbereitung, Reisekosten und Büroorganisation verteilen sich bei uns bisher auf verschiedene Schultern. Das wollen wir ändern, und dafür suchen wir dich.

Du arbeitest direkt mit den beiden Geschäftsführern und bist zugleich die Person, bei der im Frankfurter Büro alles zusammenläuft: von der Eingangsrechnung über die Reisekostenabrechnung bis zum Gast im Empfang. Die Rolle ist neu zugeschnitten, entsprechend groß ist der Gestaltungsspielraum. Wie die Abläufe künftig aussehen, entscheidest in weiten Teilen du.

Konkret heißt das:

• Angebote und Rechnungen in unserem CRM erstellen und offene Posten nachhalten
• Reisekostenabrechnungen prüfen und erfassen
• Termine, Korrespondenz und Reiseplanung für die Geschäftsführung
• Office Management für den Standort Frankfurt: Bestellungen, Dienstleister, Post sowie Empfang von Gästen und Bewerbern
• Zentrales Postfach und Telefon, womit du für viele die erste Stimme von crecise bist
• Personaladministration: Unterlagen vorbereiten, Onboarding neuer Kollegen organisieren, Equipment koordinieren sowie Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung im Blick behalten
• Verträge, Dokumente und Ablage sauber halten, in Microsoft 365 und SharePoint
• Unterstützung bei Messen und Kundenveranstaltungen

Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung, etwa als Steuerfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle, gern in einem kleineren Unternehmen, in dem man Dinge selbst in die Hand nimmt
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Belegen. DATEV-Kenntnisse sind ein klarer Pluspunkt
• Routine mit Microsoft 365, insbesondere Outlook und Excel. In unser CRM arbeiten wir dich ein, Vorkenntnisse sind nicht nötig
• Deutsch auf mindestens C1-Niveau, Englisch für den internationalen Schriftverkehr
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, in der du Verantwortung übernimmst, statt auf Anweisung zu warten. Dazu Diskretion im Umgang mit dem, was dir in dieser Position begegnet

Was wir bieten:

• 20 Stunden pro Woche, in der Lage flexibel und auch mit Schulzeiten vereinbar
• Unbefristete Anstellung vor Ort in Frankfurt. Nach der Einarbeitung sind einzelne Tage im Home-Office möglich
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege: Du sprichst direkt mit der Geschäftsführung
• Eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du die Abläufe selbst prägst
• Weiterbildung individuell vereinbar, statt ein starres Budget nach tatsächlichem Bedarf