Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Buchhaltung

ADWORK Designagentur GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 24,000 - 36,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Flexible Arbeitszeiten

Entwicklungsmöglichkeiten

Inspirierendes Arbeitsumfeld

Job summary

ADWORK Designagentur GmbH in Hamburg sucht ab sofort eine Office Managerin (m/w/d) mit Schwerpunkt Buchhaltung in Teilzeit (25–32 Std./Woche). Du koordinierst Finanzen, Verwaltung und Büroabläufe und bist zentrale Ansprechperson im Team.

Zu deinen Aufgaben gehören Kreditorenpflege, Rechnungsbearbeitung, Monatsabschlüsse, Organisation von Terminen und Reisen sowie die Unterstützung der Geschäftsführung. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und ein kreatives Umfeld.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Büromanagement.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vorbereitender Buchhaltung und Office Management.
• Organisationstalent und Zahlenverständnis.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Teamgeist.

Responsibilities

• Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater.
• Kreditorenpflege und Buchung von Eingangsrechnungen.
• Erstellung und Vorbereitung von Ausgangsrechnungen.
• Bearbeitung und Kontrolle von Kontoauszügen.
• Überwachung von Zahlungseingängen.
• Durchführung des Mahnwesens.
• Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen.
• Führung und Abrechnung der Barkasse.
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen.
• Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Geschäftsführung.
• Unterstützung bei der Optimierung kaufmännischer Prozesse.

Skills

Organisationstalent

Zahlenverständnis

MS Office

Excel

Diskretion

Teamgeist

Hands-on-Mentalität

Kaufmännische Grundkompetenz

Education

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement)

Tools

Teambox

Job description

Warum wir?

Suchst Du mehr als nur den nächsten Job? Etwas, das Dich langfristig begeistert, immer wieder fordert und jeden Tag Neues bringt? Du hast Lust auf Marken, interessante Kunden, Zahlen, Verwaltungsarbeiten, Projekt-Koordination und Office Managment Organisation? Dann komm zu uns ins Team! Wir sind eine der führenden deutschen Designagenturen für Verpackungsdesign und Markenentwicklung. Mit 35 Kolleg*innen in Oldenburg und 15 kreativen Teamplayern in Hamburg engagieren wir uns für nationale und internationale Handelsunternehmen und Markenartikler aus der Lebensmittelbranche sowie den Bereichen Drogerie, Kosmetik und Non-Food. Unsere Kunden schätzen seit vielen Jahren unsere Kreativität, Professionalität und Zuverlässigkeit. Zur Unterstützung unseres Teams in Hamburg suchen wir ab sofort in Teilzeit (25-32 Std) eine Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Buchhaltung Standort: Hamburg Start: per sofort

Deine Aufgaben:

Buchhaltung

• Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für unseren Steuerberater
• Kreditorenpflege und Buchung von Eingangsrechnungen
• Erstellung und Vorbereitung von Ausgangsrechnungen
• Bearbeitung und Kontrolle von Kontoauszügen
• Überwachung von Zahlungseingängen
• Durchführung des Mahnwesens
• Vorbereitung und Durchführung von Überweisungen
• Führung und Abrechnung der Barkasse
• Pflege von Forecasts sowie Soll-/Ist-Auswertungen
• Erstellung von Auswertungen, KPIs und betriebswirtschaftlichen Übersichten
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
• Zusammenarbeit mit Steuerberatung und Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Optimierung und Digitalisierung kaufmännischer Prozesse

Office Management

• Organisation des Büroalltags und erste Ansprechperson für interne Anliegen
• Einkauf von Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien
• Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Handwerker etc.)
• Telefonzentrale sowie Posteingang und -ausgang
• Termin- und Reiseorganisation
• Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
• Organisation von Kundenbewirtungen sowie internen Veranstaltungen
• Verwaltung von Mobilfunkverträgen, Versicherungen und Geräten
• Schlüsselverwaltung sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und administrativen Aufgaben der Geschäftsführung

Dein Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.b. als Kauffrau für Büromanagement
• Mehrjährige Berufserfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung und im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Organisationstalent sowie ein gutes Zahlenverständnis
• Einen sicheren Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Idealerweise Erfahrung mit Buchhaltungs- oder Agentur-Systemen (Teambox von Vorteil)
• Eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität
• Freude daran, Prozesse zu optimieren und mitzugestalten sowie digitale Lösungen sinnvoll einzusetzen.

Deine Chance

• anspruchsvolles Kunden-Portfolio für bekannte Marken
• Attraktive Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Großer Gestaltungsspielraum mit viel Eigenverantwortung
• Ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit engagierten Kreativen
• Moderne Arbeitskultur mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten

Über uns

ADWORK ist eine Designagentur im Bereich BRANDING, PACKAGING DESIGN & FINAL ARTWORK. Unser Schwerpunkt liegt seit 20 Jahren auf dem Verpackungsdesign für die Lebensmittelbranche.