Office Manager / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

UniverCell Holding GmbH; Voorde; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Bikeleasing

Job summary

UniverCell Holding GmbH in Schleswig-Holstein sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. -Managerin zur Unterstützung der Geschäftsführung und der Abteilungen.

Sie arbeiten an Standorten wie Flintbek und Moorsee, koordinieren den Empfang, bereiten Meetingräume vor und übernehmen administrative Aufgaben im Team. Zu Ihren Aufgaben gehört die Reise- und Fuhrparkkoordination, Postbearbeitung, Textüberarbeitung sowie die Organisation von Mitarbeitenden-Benefits.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, Assistenz oder ähnlicher Rolle.
• Organisationstalent, Eigeninitiative, strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Empfang und Kommunikation als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Partner und Besucher.
• Besuchermanagement, Raumprep und Verpflegung an Meetingorten.
• Reise- und Fuhrparkmanagement, Ticketsystem, Firmenwagenkoordination.
• Postbearbeitung, Weiterleitung an Abteilungen und Textbearbeitung für Geschäftsführung.
• Mitarbeiter-Benefits-Organisation und Verwaltung von Aus- und Zu-Gängen.
• Compliance-Betreuung des Whistleblower-Postfachs gemäß Datenschutz.
• Unterstützung weiterer Abteilungen bei organisatorischen Aufgaben.

Job description

Deine Aufgaben

• Empfang & Kommunikation: Du bist die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, externe Partner und Besucher.
• Besuchermanagement & Verpflegung: Du bereitest Meetingräume an unseren Standorten vor und nach – von der einfachen Besprechung bis hin zur kulinarischen Vollverpflegung.
• Reise- & Fuhrparkmanagement: Du steuerst den Dienstreiseprozess über unser Ticketsystem, verwaltest unsere Firmenwagenflotte im direkten Kontakt mit dem Autohaus, der Versicherung und dem Tankkarten-Service.
• Post & Korrespondenz: Du bearbeitest den Posteingang, leitest Vorgänge den richtigen Abteilungen und Ansprechpartnern weiter und koordinierst die abteilungsübergreifende Bearbeitung. Darüber hinaus erstellst und überarbeitest du Texte – auch für die Geschäftsführung.
• Mitarbeiter-Benefits: Du organisierst die monatliche Bestellung der Gutscheine (Esso, Citti Park), pflegst du Ausgabelisten und verwaltest Zu- und Abgänge.
• Compliance: Du betreust unser Whistleblower-Postfach und bearbeitest eingehende Meldungen gemäß den geltenden Datenschutz- und Rechtsvorschriften.
• Abteilungsübergreifende Unterstützung: Du unterstützt bei Bedarf weitere Abteilungen und in Abstimmung deiner Kernaufgaben weitere Abteilungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und trägst zu einer reibungslosen Zusammenarbeit im Unternehmen bei.

Deine Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder einer vergleichbaren Rolle
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
• Souveränes, freundliches Auftreten – auch in stressigen Situationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Ticket- und Zugangssystemen ist ein Plus
• Diskretion und Zuverlässigkeit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft, zwischen den Standorten Flintbek und Moorsee zu pendeln

Was wir bieten

• Moderne Personalführung als entscheidender Bestandteil unserer Unternehmensphilosophie
• Sicherheit und die Möglichkeit, mit dem Unternehmen zu wachsen
• Freiraum und Platz für eigene Ideen
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten für deine persönliche und professionelle Entfaltung
• Ein dynamisches und motiviertes Team, in dem jeder ein wichtiger Bestandteil unseres Erfolgs ist und entsprechend wertgeschätzt wird
• Betriebliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Bikeleasing