Office Manager (m/w/d)

Wunschgutschein GmbH; München; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

50 € steuerfreier Sachbezug pro Monat

Mahlzeitenzuschuss

Job summary

Wunschgutschein GmbH in München sucht eine engagierte Office Managerin/ einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Du bist die erste Ansprechperson im Münchner Büro und empfängst Gäste, Bewerbende und Dienstleister.

Zu deinen Aufgaben gehören Büroorganisation, Raumbuchungen, Verpflegung, Materialbestellungen, Inventarlisten in Excel, Koordination von Gebäudedienstleistern sowie Organisation von Reisen und Teamevents.

Qualifications

• Idealerweise zwei Jahre Erfahrung im Office Management.
• Ausgeprägter Servicegedanke und gute Umgang mit Gästen und Bewerbern.
• Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten und Diskretion bei vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Du bist die erste Ansprechperson im Münchner Büro: Du empfängst Gäste, Bewerbende sowie Dienstleister, nimmst Anrufe entgegen und kümmerst Dich um Post, Pakete und Kurierdienste.
• Du hältst Küche und Besprechungsräume gepflegt und einsatzbereit, verwaltest die Raumbuchungen und sorgst bei Meetings mit Gästen für die Bewirtung.
• Du bestellst Büromaterial, Getränke, Snacks und Catering, nimmst Lieferungen an und räumst sie ein.
• Du pflegst in Excel die Listen für Inventar und Bestände, führst kleine Budgetübersichten und erstellst einfache Auswertungen.
• Du koordinierst Dienstleister für Gebäude, Reinigung und Technik und organisierst die Themen Erste Hilfe und Brandschutz sowie die jährlichen Sicherheitsunterweisungen.
• Du planst und buchst Dienstreisen, organisierst Teamevents und kleine Aufmerksamkeiten zu Geburtstagen, Jubiläen und besonderen Anlässen.
• Du bereitest den Arbeitsplatz für neue Teammitglieder vor und zeigst ihnen am ersten Tag das Büro.
• Du machst Vorschläge, wie Abläufe im Büro einfacher werden, und stimmst Dich eng mit der Referentin der Geschäftsführung ab, an die Du berichtest.

Skills

Office Management

Service mindset

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Excel

Job description

Unsere DNA

Wir sind eine innovative digitale Gutscheinplattform, die mit über 500 top Marken wie Amazon, Google, Apple, IKEA und Zalando & Co zusammenarbeitet. Als führender Multi-Brand Gutschein hat Wunschgutschein den Markt disruptiv über die letzten Jahre aufgerollt und erobert! Unter den Marken Wunschgutschein in Deutschland und Wishcard im europäischen Ausland sind wir an mehr als 120.000 stationären POS aktiv und aktuell mehr als einem Drittel der Deutschen ein Begriff. So konnte Wunschgutschein bis jetzt mehr als 100 Millionen Gutscheine verkaufen und befindet sich als unangefochtener No.1 Geschenkgutschein weiterhin auf dem Wachstumspfad. Der WUNSCHGUTSCHEIN ist das perfekte Geschenk für jeden von privaten Anlässen hin zu Mitarbeiterbindung und - motivation sowie der Kundenbindung und - gewinnung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit für unser Büro in München. Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr.

Dein Spielfeld

• Du bist die erste Ansprechperson im Münchner Büro: Du empfängst Gäste, Bewerbende sowie Dienstleister, nimmst Anrufe entgegen und kümmerst Dich um Post, Pakete und Kurierdienste.
• Du hältst Küche und Besprechungsräume gepflegt und einsatzbereit, verwaltest die Raumbuchungen und sorgst bei Meetings mit Gästen für die Bewirtung.
• Du bestellst Büromaterial, Getränke, Snacks und Catering, nimmst Lieferungen an und räumst sie ein.
• Du pflegst in Excel die Listen für Inventar und Bestände, führst kleine Budgetübersichten und erstellst einfache Auswertungen.
• Du koordinierst Dienstleister für Gebäude, Reinigung und Technik und organisierst die Themen Erste Hilfe und Brandschutz sowie die jährlichen Sicherheitsunterweisungen.
• Du planst und buchst Dienstreisen, organisierst Teamevents und kleine Aufmerksamkeiten zu Geburtstagen, Jubiläen und besonderen Anlässen.
• Du bereitest den Arbeitsplatz für neue Teammitglieder vor und zeigst ihnen am ersten Tag das Büro.
• Du machst Vorschläge, wie Abläufe im Büro einfacher werden, und stimmst Dich eng mit der Referentin der Geschäftsführung ab, an die Du berichtest.

Das macht Dich aus

• Du bringst idealerweise zwei Jahre Erfahrung im Office Management, in der Hotellerie, in der Gastronomie oder im Eventbereich mit. Eine kaufmännische Ausbildung ist ein Plus.
• Du hast einen ausgeprägten Servicegedanken: Du siehst, was zu tun ist, und packst an, bevor jemand fragen muss.
• Du bist gern unter Menschen, trittst freundlich und souverän auf und bleibst gelassen, wenn drei Dinge gleichzeitig passieren.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und gehst diskret mit vertraulichen Informationen um.
• Du sprichst und schreibst Deutsch fließend auf dem Niveau C2 und bist sicher in MS Office, vor allem in Excel. Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du arbeitest gern jeden Tag vor Ort im Büro.

Was wir für Dich parat haben

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation.
• Ein familiäres, entspanntes Arbeitsklima in einem Team, das zusammenhält und Erfolge gemeinsam feiert.
• Eine feste Ansprechpartnerin und eine gründliche Einarbeitung.
• Zusätzliche Benefits: 50 € steuerfreier Sachbezug pro Monat (nach erfolgreicher Probezeit) & ein attraktiver Mahlzeitenzuschuss für deine Office-Tage.