Office Manager (m/w/d)

Medialine Group; Berlin; On-site; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

JobRad

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Deutschlandticket

Flexibles Arbeiten (Arbeitszeit)

Job summary

Medialine Communications GmbH in Berlin sucht eine erfahrene Office Managerin oder -Managerin (m/w/d) in Vollzeit, die den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt und Strukturen weiterentwickelt. Sie koordinieren Terminkalender, unterstützen Geschäftsführung und Management und übernehmen Budgetverantwortung.

Zu Ihren Aufgaben gehört auch die Koordination externer Dienstleister, Travel-Management, Office-Inventar sowie enge Zusammenarbeit mit HR und IT.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management.
• Erfahrung in Budget- und Vertragsmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.

Responsibilities

• Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse.
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung.
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management.
• Verwaltung des Office-Budgets sowie Beschaffung von Materialien.
• Organisation von Geschäftsreisen und Koordination mit HR/Veranstaltungen.

Skills

Office Management

Budgetverantwortung

Koordination

Vendor Management

Teamkoordination

Tools

Outlook

Excel

Word

PowerPoint

Job description

Diese Position ist für unsere Gesellschaft Medialine Communications GmbH zu besetzen.

Die Medialine Communications GmbH ist ein etabliertes ITK- und Kommunikationsunternehmen mit Hauptsitz in Berlin. Wir unterstützen unsere Kunden mit leistungsstarken Lösungen in den Bereichen IT-Services, Kommunikation und Managed Services.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Office Manager (m/w/d), die Verantwortung übernimmt, Strukturen weiterentwickelt und den reibungslosen Office-Betrieb sicherstellt.

Rahmenbedingungen

• Voll-Teilzeitstelle mit 30–40 Stunden pro Woche
• Standort Berlin mit regelmäßiger Präsenz im Office

Aufgaben

• Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe
• Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements
• Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management (z. B. Arbeitsplatzorganisation, Kontrolle der Ordnung und Sauberkeit, Meetingraumkoordination, Abstimmung mit der Hausverwaltung, Wartungs- und Reparaturkoordination sowie Verwaltung des Office-Inventars)
• Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget: Beschaffung von Büromaterialien und Services, Vertragsmanagement, Preisverhandlungen sowie Prüfung von Rechnungen und Leistungsnachweisen
• Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung (Flüge, Bahn, Hotels, Mietwagen) inklusive Prüfung und Freigabe von Reisekostenabrechnungen
• Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften bis hin zur Beauftragung und Verwaltung von Leasingfahrzeugen
• zentrale Ansprechperson für officebezogene Themen und aktive Mitgestaltung der Employee Experience, inkl. Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender und enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)
• unterstützende Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement
• Sicherstellung einer professionellen, einladenden und gut organisierten Office-Umgebung für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner
• kontinuierliche Optimierung von Office- und Workplace-Prozessen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Mitarbeiterzufriedenheit
• koordinierende Unterstützung bei Management- und Qualitätsanforderungen, z. B. Pflege von Dokumentationen und Mitwirkung bei ISO-Zertifizierungen
• mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem dynamischen Unternehmensumfeld
• ausgeprägte Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme, hohe Eigenständigkeit sowie ein verlässlicher, strukturierter Arbeitsstil
• Verhandlungsgeschick gegenüber Dritten (z. B. Hausverwaltungen, Leasinggesellschaften, externe Dienstleister) inklusive Budgetverantwortung
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe
• sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle
• sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint
• Erfahrung in der fachlichen Anleitung oder Koordination von Junior-Mitarbeitenden, Azubis oder Office-Teams
• sehr gute Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten sowie eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• langfristige Perspektive in einem stabilen, wachsenden Unternehmen
• enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege
• hohes Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kollegiales Team und wertschätzende Unternehmenskultur
• modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree
• modernste Büro- und IT-Ausstattung
• attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket u. v. m.
• flexible Gestaltung der Arbeitszeit

In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen und wir passen uns Deinen Präferenzen an.