Office Manager (m/w/d)

AENEAS PEOPLE SOLUTIONS GmbH; Deutschland; On-site; EUR 38,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Wellpass

Jobrad

Urban Sports Club

Corporate Benefits

Zuschuss Deutschlandtick

Job summary

AENEAS PEOPLE SOLUTIONS GmbH sucht eine Office Managerin / einen Office Manager (m/w/d) mit 36 Stunden pro Woche, verteilt auf vier Tage (Montag bis Donnerstag). Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit.

Sie sind zentrale Ansprechperson vor Ort, betreuen Gäste, steuern Kommunikation und erledigen Büroaufgaben sowie administrative Sekretariatsaufgaben. Gesucht wird eine kaufmännische Ausbildung oder Hotelfach, erste Berufserfahrung, sowie souveräne Deutschkenntnisse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Hotelfach als Voraussetzung.
• Erste praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Serviceorientierung und Kundenfokus sind wesentlich.
• Sichere Beherrschung von MS-Office-Anwendungen.
• Deutsch auf Muttersprachler-Niveau; strukturiertes, eigenständiges Arbeiten.

Responsibilities

• Empfangen von Gästen und erste Anlaufstelle vor Ort.
• Telefon- und E-Mail-Kanäle betreuen und Anfragen weiterleiten.
• Post digitalisieren und Eingangsrechnungen erfassen.
• Besprechungen organisieren, Räume vorbereiten und nachbereiten.

Skills

Serviceorientierung

Organisationstalent

Kommunikation

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Hotelfach

Tools

MS-Office

Job description

Festanstellung in 36h/Woche an 4 Tagen

Wir suchen für unser Kundenunternehmen, ist eine Unternehmensgruppe, die seit über drei Jahrzehnten Wohn- und Gewerbeimmobilien entwickelt, baut und vermarktet zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit mit 36 Stunden, verteilt auf eine 4-Tage-Woche

Office Manager (m/w/d)

• Du bist die erste Ansprechperson vor Ort: Du empfängst Gäste, betreust sie und sorgst dafür, dass sie sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen
• Telefon und E-Mail laufen über dich. Du behältst die zentralen Kommunikationskanäle im Blick und leitest Anfragen dorthin, wo sie hingehören
• Eingehende Post digitalisierst und verteilst du, und Eingangsrechnungen erfasst du zuverlässig digital
• Du organisierst Besprechungen und Termine, bereitest die Räume vor und kümmerst dich danach um die Nachbereitung
• Übersichten pflegst du laufend, Kopier- und Scanarbeiten erledigst du zwischendurch
• Die Geschäftsführung unterstützt du im Sekretariat
• Du verwaltest den Fuhrpark
• Büro- und Verbrauchsmaterial bestellst und verwaltest du
• Gelegentlich warten Sonderprojekte wie Archivarbeiten auf dich

• Du bringst eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung im Hotelfach mit
• Erste praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Position hast du bereits gesammelt
• Service und Kundenorientierung sind für dich selbstverständlich, und du organisierst dich gut und kommunizierst klar
• Die gängigen MS-Office-Anwendungen beherrschst du sicher
• Deutsch sprichst und schreibst du auf Muttersprachler-Niveau
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und verlässlich
• Kaufmännische Themen wie Einkauf und Rechnungsbearbeitung interessieren dich
• Du bist flexibel, wenn kurzfristig etwas anderes ansteht, und offen für neue Aufgaben
• Du bist aufgeschlossen, motiviert und bringst eine eigene Persönlichkeit ins Team ein

• Das Gehalt liegt je nach Erfahrung/Qualifikation bei 38.-42.000 EUR brutto (bei 36h/Woche)
• Unbefristeter Arbeitsvertrag in Vollzeit mit 36h/Woche an 4 Tagen (Montag bis Donnerstag)
• Ein vertrauensvolles Team und familiäres Arbeitsklima mit einem harmonischen Miteinander
• Starkes Benefits-Paket (u.a. Wellpass, Jobrad, Urban Sports Club, Corporate Benefits, Zuschuss Deutschlandtick)
• Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Lage und Snacks Getränke, damit Sie rundum gut versorgt sind

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bei Fragen oder für einen ersten, vertraulichen Kontakt steht Ihnen Danina Schwarm unter 030 516 959 785 jederzeit gerne zur Verfügung.