Office Manager (m/w/d)

Join; Essen; Vor Ort; EUR 50.000 - 61.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Modernes Büro in Essen

Kostenlose Parkplätze direkt vor Ort

Regelmäßige Team-Events

Individuelle Weiterbildungsmöglichein

Junges dynamisches Team

Zusammenfassung

Join sucht in Essen eine/n Office Manager (m/w/d) zur Erweiterung des Teams. Sie sind zentrale/r Ansprechpartner/in im Büro und sorgen für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Zu Ihren Aufgaben gehören vorbereitende Buchhaltung, Fuhrparkmanagement, Terminplanung sowie die Erstellung von Berichten und Präsentationen. Eine kaufmännische Ausbildung bzw. Studium, gute MS-Office-Kenntnisse und Organisationstalent sind erforderlich.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium mit kaufmännischem Schwerpunkt.
• Berufserfahrung im Office Management/Teamassistenz/Assistenz der Geschäftsführung.
• Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Organisationsstärke und Zuverlässigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse.
• Branchenerfahrung in Immobilien von Vorteil.

Aufgaben

• Organisation und Koordination aller Büroabläufe; zentrale Ansprechperson.
• Vorbereitende Buchhaltung: Belege erfassen, Rechnungsprüfung, Zusammenarbeit mit Steuerberatung.
• Fuhrparkmanagement: Fahrzeuge, Wartung, Leasing/Versicherungen.
• Terminmanagement, Meetings & Geschäftsreisen.
• Korrespondenz, Erstellung von Präsentationen, Berichten.
• Einkauf von Büromaterial; Betreuung von Dienstleistern.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben & Team-Events.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Kaufmännisches Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Im Auftrag eines erfolgreichen und etablierten Immobilienunternehmens in Essen suche ich zur Erweiterung des bestehenden Teams einen Office Manager (m/w/d).

Mein Mandant ist ein Unternehmen, das in Nordrhein-Westfalen seit vielen Jahren erfolgreich Immobilien vermittelt und verwaltet. Als zentrale Ansprechperson im Büro sorgst du dafür, dass im Alltag alles rund läuft und bist damit ein wichtiger Teil des Teams.

Aufgaben

• Organisation und Koordination aller Abläufe im Büro: Du bist die erste Ansprechperson für Team, Mandanten und Dienstleister
• Vorbereitende Buchhaltung: Belegerfassung und -kontrolle, Rechnungsprüfung sowie Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
• Fuhrparkmanagement: Verwaltung der Firmenfahrzeuge, Koordination von Wartungs- und Werkstattterminen, Leasing- und Versicherungsangelegenheiten
• Terminmanagement, Organisation von Meetings und Besprechungen sowie Planung von Geschäftsreisen
• Bearbeitung der Korrespondenz sowie Erstellung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen
• Einkauf und Verwaltung von Büromaterial sowie Betreuung von Dienstleistern (z. b. IT, Reinigung, Facility)
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und Organisation von Team-Events

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. b. Kauffrau/-mann für Büromanagement) oder ein abgeschlossenes Studium mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Berufserfahrung im Office Management, in der Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
• Erste Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationstalent
• Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse in der Immobilienbranche sind von Vorteil, aber kein Muss

Benefits

• Attraktives Jahresgehalt von bis zu 55.000 €
• Modernes Büro in Essen
• Ein junges und dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen
• Kostenlose Parkplätze direkt vor Ort
• Regelmäßige Team-Events
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten