Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Precitec Optronik GmbH; Neu-Isenburg; Hybrid; EUR 42.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Urlaubsgeld

Unternehmensbeteiligung

Betriebliche Altersvorsorge

Bezuschusste Fitnessstudio-Mitglied

Sommerfest

Weihnachtsfeier

Firmenlauf

Getränke und Obst

Kostenlose Parkplätze

Zusammenfassung

Precitec Optronik GmbH sucht eine Organisationstalentierte Office Manager/Assistenz der Geschäftsleitung zur zentralen Ansprechperson für Mitarbeitende, Partner und Gäste. Sie steuern das Büro, verwalten Verträge und Fristen, empfangen Gäste und unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Organisation von Geschäftsreisen, Meetings sowie die Koordination von internen Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt.
• Berufserfahrung im Office Management oder Assistenz.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Organisationstalent, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freude daran, unterschiedliche Themen selbständig zu koordinieren und Verantwortung zu übernehmen.
• Professionelles Auftreten mit ausgeprägter Serviceorientierung.
• Hohe Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Verantwortung für operatives Office Management und Büroalltag.
• Verwaltung und Pflege von Verträgen sowie Fristenüberwachung.
• Bearbeitung der Korrespondenz und Koordination Postein- und -ausgangs.
• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste.
• Planung und Koordination von Terminen sowie Reisen für die Geschäftsleitung.
• Organisation und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen.
• Zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Fachbereichen und externen Dienstleistern.
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Projekte.

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei unterschiedlichen Themen den Überblick und sorgen gerne für reibungslose Abläufe? In dieser vielseitigen Position verantworten Sie unser Office Management, unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft und sind eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Geschäftspartner und Gäste.

Rahmenbedingungen

Die Position kann sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit ausgeübt werden und ist zunächst auf ein Jahr befristet.

Ihre Aufgaben

• Verantwortung für das operative Office Management und Sicherstellung eines professionell organisierten Büroalltags
• Verwaltung und Pflege von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen und Laufzeiten
• Bearbeitung der Korrespondenz und Koordination des Postein- und -ausgangs
• Professioneller Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Planung und Koordination von Terminen sowie Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
• Zentrale Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern
• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Projekte, beispielsweise Weihnachtsfeiern oder Mitarbeiterevents

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, oder ein Studium mit wirtschaftlichem Schwerpunkt
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, unterschiedliche Themen eigenständig zu koordinieren und Verantwortung zu übernehmen
• Professionelles und freundliches Auftreten verbunden mit einer ausgeprägten Serviceorientierung
• Hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir:

• Ein spannendes Arbeitsumfeld in einem innovativen Hightech-Unternehmen im Bereich der optischen Sensorik
• Eine moderne Arbeitsumgebung und eine strukturierte Einarbeitung
• Ein kollegiales Team und eine wertschätzende Zusammenarbeit
• Urlaubsgeld, finanzielle Beteiligung am Unternehmenserfolg und betriebliche Altersvorsorge
• Bezuschusste Fitnessstudio-Mitgliedschaft
• Gemeinsame Mitarbeiterevents wie Sommerfest, Weihnachtsfeier und Firmenlauf
• Kostenlose Getränke und frisches Obst
• Kostenlose Parkplätze direkt am Standort

Office Manager / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)