Office Manager & Management Support (m/f/x)

DeepDrive; Garching bei München; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

100 EUR flexibles Benefit Budget pro  

Zuschuss für Mittagessen

Virtuelles Aktienoptionsprogramm

Betriebliche Altersvorsorge

FINN Auto Abo

JobRad

Regelmäßige Teamevents

Verantwortung und Gestaltungsspielraum

Flache Hierarchien

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

DeepDrive sucht eine lösungsorientierte Office-Verantwortliche/r für den Standort Garching. Du übernimmst das Office-Management, koordinierst externe Dienstleister, unterstützt das Team-Experience-Programm und hilfst der Geschäftsführung bei Terminorganisation sowie Reiseplanung.

Du bringst Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und gute Deutsch- sowie Grundkenntnisse in Englisch mit. Das Team setzt auf eigenständige Lösungen, klare Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit mit der

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung in einer organisatorischen Rolle ist hilfreich.
• Planung von Geschäftsreisen ist plus, keine Pflicht.
• Offene, kommunikative Persönlichkeit mit souveränem Auftreten gegenüber Kolleg:innen und externen Dienstleistern.

Aufgaben

• Office-Anlaufstelle für Bestellungen, Post, Büroversorgung und Organisation
• Koordination externer Partner wie Handwerker, Reinigung und Wartung
• Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg*innen und Organisation von Team-Events
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminplanung, Reiseplanung und Buchungen
• Ideen zu Prozessverbesserungen für eine einfachere, digitale Organisation beitragen

Kenntnisse

Office management

Organisationstalent

Kommunikation

Hands-on-Mentalität

Digitalisierung

Deutsch fließend

Englisch Grundkenntnisse

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

Jobbeschreibung

Die Rolle

Du bist Organisationstalent und hast Spaß daran, wenn viele unterschiedliche Themen bei Dir zusammenlaufen. Du behältst den Überblick, denkst mit und sorgst dafür, dass Dinge einfach funktionieren.
Als Teil unseres People Teams übernimmst Du Verantwortung für unseren Office Alltag in Garching und unterstützt gleichzeitig unsere Geschäftsführung bei organisatorischen Themen. Mal planst und buchst Du eine internationale Geschäftsreise, mal koordinierst Du einen Termin, organisierst ein Board Meeting oder kümmerst Dich darum, dass externe Dienstleister bereit stehen.
Dabei suchen wir keine klassische Assistenz, die den ganzen Tag Kalender verwaltet, und auch keine reine Office Rolle. Wir suchen jemanden, der gerne organisiert, eigenständig Lösungen findet, mit Menschen arbeitet und im Alltag pragmatisch mit anpackt.
Die Position ist auf 30 bis 40 Stunden pro Woche ausgelegt und findet vollständig vor Ort in Garching statt. Eine regelmäßige Präsenz von Montag bis Freitag ist uns wichtig. Bei Teilzeit verteilen wir die Stunden entsprechend auf fünf Tage.

Deine Aufgaben

• Office: Du bist zentrale Anlaufstelle für alles rund um unser Office — Bestellungen, Post, Büroversorgung und allgemeine organisatorische Themen
• Facility & Dienstleister: Du koordinierst externe Partner wie Handwerker, Reinigung oder Wartung, behältst offene Themen im Blick und bringst sie zum Abschluss
• Team Experience: Du unterstützt beim Onboarding neuer Kolleg*innen, organisierst gemeinsam mit uns Team Events und kümmerst Dich um Themen wie Team Wear und Arbeitskleidung
• Support für die Geschäftsführung: Du unterstützt bei Terminorganisation, Reiseplanung und Buchungen sowie bei organisatorischen Themen im Tagesgeschäft
• Prozesse & Verbesserungen: Du bringst eigene Ideen ein, wie wir Organisation, Office und administrative Themen einfacher und digitaler gestalten können

Dein Profil

• Erste Berufserfahrung in einer organisatorischen Rolle (Office Management, Assistenz oder vergleichbar)
• Erfahrung in der Planung von Geschäftsreisen ist ein Plus, aber kein Muss – wichtiger ist uns grundsätzliches Organisationstalent und die Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
• Du bist offen und kommunikativ und trittst gegenüber Kolleg*innen, Gästen, Geschäftsführung und externen Dienstleistern freundlich und souverän auf
• Du bist zuverlässig, verbindlich und bleibst an Themen dran
• Hands-on-Mentalität: Du organisierst nicht nur, sondern packst auch selbst mit an
• Du bist digital fit, arbeitest sicher mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Teams, und hast Lust, Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten
• Du sprichst fließend Deutsch und kannst Dich auch auf Englisch sicher verständigen

Deine Benefits

• 100 EUR flexibles Benefit Budget pro Monat (Internet, Mobilität, Gutscheine oder Sport)
• Zuschuss für dein Mittagessen vor Ort
• Teilnahme an unserem virtuellen Aktienoptionsprogramm
• Betriebliche Altersvorsorge
• FINN Auto Abo
• JobRad
• Regelmäßige Teamevents und eine tolle Atmosphäre
• Ein hohes Maß an Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Arbeiten in einem jungen Unternehmenmit einem starken Team und flachen Hierarchien
• Vielfältige Lern und Entwicklungsmöglichkeiten in einem breiten Themenspektrum