Office Management Mitarbeiter/in (m/w/d)

GoHiring GmbH; München; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Teilzeit

Zusammenfassung

GoHiring GmbH in München sucht eine/n Office Management Mitarbeiter/in (m/w/d) zur Befristung bzw. Arbeitnehmerüberlassung.

Zu Ihren Aufgaben gehören der Repräsentation des Unternehmens, der Begrüßung von Besuchern sowie die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch und Englisch. Sie verwalten Konferenzräume, bereiten Gäste vor, betreuen Küche und Büroressourcen, bearbeiten Posteingänge, E-Mails und Anrufe, organisieren Kurierdienste und koordinieren externe Dienstleister.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englisch- und Polnischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel).
• Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Repräsentation des Unternehmens, Begrüßung von Besuchern, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in Deutsch/Englisch.
• Verwaltung und Betreuung des Konferenzraums, Vorbereitung für Gäste.
• Küchenbetreuung: Sauberkeit und Ordnung in der Küche, Arbeitsflächen, Geräte.
• Bearbeitung von Posteingängen, E-Mails und Telefonanrufen.
• Organisation von Kurierdiensten.
• Koordination externer Dienstleister (Bestellungen, Rechnungsfreigabe, Angebote).
• Unterstützung bei Planung/Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Versicherungen).
• Verwaltung Büroressourcen und Büromaterialien.
• Organisation/ Durchführung von internen/external Events.
• Ansprechpartner für Hausverwaltung und Gebäudeverwaltung.
• Koordination/Instandhaltungsarbeiten.
• Vertragsarchivierung im DMS ELO oder Ersatzsystem.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Polnischkenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Eigeninitiative

Ausbildung

Berufsausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Tools

ELO Dokumentenmanagement

Jobbeschreibung

Office Management Mitarbeiter/in (m/w/d)

81247 München Befristet / Arbeitnehmerüberlassung Veröffentlicht: 04.08.2026

• Repräsentation des Unternehmens, Begrüßung von Besuchern, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten in deutscher und englischer Sprache,
• Verwaltung und Betreuung des Konferenzraumes, Vorbereitung für die Gäste,
• Betreuung und Pflege der Küche: Verantwortung für die Sauberkeit und Ordnung in der gesamten Küche, einschließlich der Arbeitsflächen, Küchengeräte,
• Bearbeitung von Posteingängen, E-Mails und Telefonanrufen,
• Organisation von Kurierdiensten,
• Koordination von externen Dienstleistern (Bestellungen, Rechnungsfreigabe, Bearbeitung der Angebote),
• Unterstützung der Mitarbeiter bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen (Buchung der Flüge, Hotels, Reiseversicherungen),
• Verwaltung der Büroressourcen und Bestellungen von Büromaterialien,
• Organisation und Durchführung von internen und externen Events (Messe, Weihnachtsfeier, etc.)
• Ansprechpartner für die Hausverwaltung: Direkter Kontakt und Kommunikation mit der Hausverwaltung bei Fragen oder Anliegen rund um die Büro- oder Gebäudeverwaltung,
• Koordination und Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten
• Zuordnung und Archivierung von Verträgen im Dokumentenmanagementsystem ELO oder einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Ersatzsystem (nach entsprechender Einarbeitung).
• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation und Berufserfahrung in serviceorientierten Branchen,
• Erfahrung in einer Assistenz- oder Office-Management-Funktion von Vorteil,
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Kenntnisse der englischen und polnischen Sprache,
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Excel),
• Eigeninitiative, selbständiges Arbeiten,
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen ein attraktives internationales Arbeitsumfeld in einer Branche mit guten Entwicklungsperspektiven. Darüber hinaus bieten wir Ihnen das JobTicket und die Teilnahme am Edenred Card Benefit Programm. Unser Büro befindet sich im Zentrum von München und ist mit dem Fahrrad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.