Office Management / Facility Management (m/w/d)

Michael Page GmbH; Hamburg; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits

Überstunden-Ausgleich

Fahrtkostenzuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Begleitung im Bewerbungsprozess

Job summary

Michael Page GmbH in Hamburg sucht eine zentrale Ansprechperson für kaufmännische und organisatorische Belange am Standort. Sie koordinieren externe Dienstleister, optimieren Prozesse und unterstützen Vergabe, Rechnungsprüfung sowie Budgetprozesse.

Der Kandidat verfügt über mehrjährige Erfahrung im Office/Facility Management, agiert strukturiert, eigeninitiativ und kommuniziert sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in koordinierenden oder administrativen Funktionen
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Facility Management
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Gutes Prioritäten-Setting und Organisation
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Gute Team- und Kommunikationsfähigkeiten
• Gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für kaufmännische und organisatorische Themen am Standort Hamburg
• Koordination externer Dienstleister im Facility- und Servicemanagement
• Sicherstellung reibungsloser Betriebsabläufe durch Planung und Nachverfolgung
• Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister
• Unterstützung bei Vergabe, Koordination von Dienstleistungen
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• Verwaltung von Verträgen und Fristen
• Unterstützung bei Audits und Maßnahmenverfolgung
• Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten
• Übernahme administrativer Sonderaufgaben
• Vertretung in Abteilungsbereichen

Skills

Office Management

Facility Management

Organisationstalent

Kostenkontrolle

Vertragsmanagement

Kommunikationsstärke

Dienstleisterkoordination

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Vielseitige Verantwortung mit großem Gestaltungsspielraum

Sicheres Umfeld mit abwechslungsreichen Projekten

Firmenprofil

Unser Mandant ist ein erfolgreiches, international tätiges Technologieunternehmen, das innovative Automatisierungs- und Systemlösungen für anspruchsvolle industrielle Anwendungen entwickelt und realisiert. Mit einem hohen Qualitätsanspruch, modernen Prozessen und einer offenen Unternehmenskultur bietet das Unternehmen ein zukunftssicheres Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgabengebiet

• Zentrale Ansprechperson für alle kaufmännischen und organisatorischen Themen am Standort
• Koordination und Steuerung externer Facility- und Servicedienstleister
• Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch vorausschauende Planung und Nachverfolgung laufender Maßnahmen
• Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Vergabe und Koordination von Dienstleistungen
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• Verwaltung und Betreuung von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Nachverfolgung von Maßnahmen
• Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten
• Übernahme administrativer Sonderaufgaben
• Vertretung in ausgewählten Themenbereichen innerhalb der Abteilung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer koordinierenden oder administrativen Funktion
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Facility Management oder einem ähnlichen Umfeld
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Starke Organisationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

Du wirst Teil eines dynamischen Unternehmens, das kontinuierlich wächst und sich in einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Branche bewegt

• Schneller Einstieg - Dein Start in deinen neuen Job kann zeitnah erfolgen, damit du keine Zeit verlierst und direkt loslegen kannst
• Corporate Benefits
• Ausgleich bei Überstunden - Sollten Überstunden anfallen, bieten wir dir entweder Freizeitausgleich oder eine Auszahlung, damit deine Work-Life-Balance stimmt
• Fahrtkostenzuschuss - Wir unterstützen dich mit einem Fahrtkostenzuschuss, um deine täglichen Pendelkosten zu reduzieren
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir denken an deine Zukunft und bieten eine betriebliche Altersvorsorge, die dir finanzielle Sicherheit im Alter gewährleistet
• Begleitung im Bewerbungsprozess - Wir sind von Anfang an an deiner Seite und begleiten sowie beraten dich durch den gesamten Bewerbungsprozess
• Wertvolle Markteinblicke - Durch uns erhältst du wertvolle Einblicke in den Markt und wichtige Informationen, die dir helfen, fundierte Entscheidungen für deine Karriere zu treffen