Office Manager & Kaufmännischer Facility Manager in Teilzeit (m/w/d)

Greiner GmbH; Deutschland; Vor Ort; EUR 13.000 - 28.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Greiner GmbH in Pleidelsheim bei Stuttgart sucht in Teilzeit (ca. 20 Stunden/Woche) eine strukturierte Office Managerin/ einen Office Manager mit kaufmännischer Fachausbildung. Sie koordinieren Facility-Management, Verwalten Fahrzeuge und Versicherungen und optimieren Prozesse zusammen mit Finance.

Sie arbeiten eigenständig, zuverlässig und verbindlich mit externen Partnern. Gute Deutschkenntnisse und MS-Office-Kompetenz runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Office Management, Verwaltung oder Facility Management oder vergleichbarer Funktion.
• Strukturiertes, selbstständiges und zuverlässiges Arbeiten.
• Freude daran, Ordnung in Abläufe zu bringen, Prozesse zu hinterfragen und pragmatische Lösungen zu entwickeln.
• Umgang mit Dienstleistern und externen Partnern verbindlich und professionell, Abschlussorientierung.
• Gutes kaufmännisches Verständnis, sorgfältiger Umgang mit Angeboten, Verträgen und Kosten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Dienstleister auswählen, Konditionen verhandeln, Verträge betreuen und Qualität sichern.
• Kaufmännische und organisatorische Betreuung von Pool- und Mitarbeiterfahrzeugen; Terminabstimmungen, Reifenwechsel, Rückgabe, Richtlinien.
• Versicherungen: Verträge und Fristen im Blick, Abstimmung mit Makler, jährliche Abwicklung mit Finance.
• Prozesse analysieren, standardisieren, Richtlinien entwickeln, klare Zuständigkeiten festlegen.
• Weitere organisatorische Aufgaben je nach Bedarf.

Kenntnisse

Office Management

Vertragsverhandlung

Organisationstalent

MS Office

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen aus Pleidelsheim bei Stuttgart. Mit rund 130 Mitarbeitenden gehören wir weltweit zu den führenden Herstellern von Friseurstühlen, Waschsesseln, ergonomischen Fahrzeugsitzen sowie medizinischen Liegen und Stühlen. Unsere Produkte finden sich in Krankenhäusern, Arztpraxen, Friseursalons und Fahrzeugen auf der ganzen Welt.

Unser Erfolg basiert auf unserer starken Teamkultur und einem Gemeinschaftsgeist, der uns seit über 100 Jahren antreibt. WE DESIGN QUALITY ist nicht nur unser Motto, sondern unsere tägliche Motivation, Innovationen voranzutreiben und höchste Qualität zu liefern.

Für den Bereich Office & Facility Management suchen wir dich in Teilzeit mit ca. 20 Stunden pro Woche. Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen und administrativen Abläufe professionell organisiert sind und zuverlässig funktionieren.

Für den Standort Pleidelsheim suchen wir:

Office Manager & Kaufmännischer Facility Manager in Teilzeit (m/w/d)

Deine Rolle – du bringst Struktur in unsere Abläufe

• Dienstleister & kaufmännisches Facility Management: Du wählst externe Dienstleister aus, verhandelst Konditionen, betreust Verträge und stellst die Qualität der Leistungen rund um Grundstücke, Außenanlagen sowie Büro- und Gebäudereinigung sicher.
• Firmenfahrzeuge: Du koordinierst die kaufmännische und organisatorische Betreuung unserer Pool- und Mitarbeiterfahrzeuge – von Service- und Wartungsterminen über Reifenwechsel bis zur Fahrzeugrückgabe und der Weiterentwicklung von Nutzungsrichtlinien.
• Versicherungen: Du behältst unsere Unternehmensversicherungen, Verträge und Fristen im Blick, klärst Fragen mit unserem Versicherungsmakler und koordinierst gemeinsam mit Finance die regelmäßige Überprüfung und jährliche Abwicklung.
• Prozesse & Standards: Du analysierst unsere administrativen Abläufe, vereinheitlichst und zentralisierst Prozesse, entwickelst praxistaugliche Richtlinien und sorgst dafür, dass Aufgaben und Zuständigkeiten klar geregelt sind.
• Weitere administrative Themen: Du übernimmst je nach Bedarf auch weitere organisatorische Aufgaben und sorgst auch hier für eine zuverlässige und strukturierte Abwicklung.

Dein Profil – strukturiert, selbstständig und pragmatisch

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung und bringst Erfahrung im Office Management, in der Verwaltung, im Facility Management oder einer vergleichbaren Funktion mit.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
• Du hast Freude daran, Ordnung in gewachsene Abläufe zu bringen, Prozesse zu hinterfragen und einfache, praktikable Lösungen zu entwickeln.
• Du trittst gegenüber Dienstleistern und externen Partnern verbindlich und professionell auf und verfolgst Themen konsequent bis zum Abschluss.
• Du verfügst über ein gutes kaufmännisches Verständnis und gehst mit Angeboten, Verträgen und Kosten sorgfältig und wirtschaftlich um.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office runden dein Profil ab.

Was dich bei uns erwartet

• Eine verantwortungsvolle und flexible Teilzeitposition mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du unsere administrativen Strukturen aktiv mitgestalten kannst.
• Die Möglichkeit, Prozesse und Abläufe sinnvoll und pragmatisch zu vereinheitlichen und zu zentralisieren, statt sie unnötig kompliziert zu machen.
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit den relevanten Ansprechpartnern in unserem Unternehmen.
• Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht ist und gute Ideen direkt eingebracht und umgesetzt werden können.
• Eine vielseitige Aufgabe mit klaren Schwerpunkten und der Möglichkeit, mit unserem Wachstum professionelle Strukturen für die Zukunft aufzubauen.