Office Manager & Kaufmännischer Facility Manager in Teilzeit (m/w/d)

GREINER GmbH; Pleidelsheim; Vor Ort; EUR 18.000 - 27.000; Teilzeit

Zusammenfassung

GREINER GmbH in Pleidelsheim sucht im Bereich Office & Facility Management eine Teilzeitkraft (ca. 20 Stunden/Woche).

Du bist verantwortlich für kaufmännische Abläufe, strukturierst Prozesse rund um Büro, Gebäudereinigung, Verträge und Versicherungen und sicherst eine zentrale Organisation. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit, arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und entwickelst praxistaugliche Richtlinien.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, idealerweise mit Erfahrung im Office Management, Verwaltung oder Facility Management.
• Strukturiertes, selbstständiges und zuverlässiges Arbeiten mit Überblick über mehrere Themen.
• Gutes kaufmännisches Verständnis und sichere Deutschkenntnisse, Umgang mit Verträgen.
• Professioneller Umgang mit Dienstleistern, Partnern und Kostenverantwortung.
• Bereitschaft, Prozesse zu hinterfragen und einfache, praktikable Lösungen zu entwickeln.

Aufgaben

• Koordination von Dienstleistern, Verträgen, Konditionen und Reinigung/Facility Management rund um Büro und Gebäude.
• Verwaltung der Firmenfahrzeuge inkl. Wartung, Nutzung und Richtlinienentwicklung.
• Überwachung von Versicherungen, Verträgen und Fristen, Koordination mit Finance.
• Analyse administrativer Abläufe, Vereinheitlichung und Zentralisierung von Prozessen.
• Übernahme weiterer organisatorischer Aufgaben je nach Bedarf.

Kenntnisse

Strukturiertes Arbeiten

Selbstständigkeit

Prozessoptimierung

Kommunikation mit Partnern

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir sind ein familiengeführtes Unternehmen aus Pleidelsheim bei Stuttgart. Mit rund 130 Mitarbeitenden gehören wir weltweit zu den führenden Herstellern von Friseurstühlen, Waschsesseln, ergonomischen Fahrzeugsitzen sowie medizinischen Liegen und Stühlen. Unsere Produkte finden sich in Krankenhäusern, Arztpraxen, Friseursalons und Fahrzeugen auf der ganzen Welt.

Unser Erfolg basiert auf unserer starken Teamkultur und einem Gemeinschaftsgeist, der uns seit über 100 Jahren antreibt. WE DESIGN QUALITY ist nicht nur unser Motto, sondern unsere tägliche Motivation, Innovationen voranzutreiben und höchste Qualität zu liefern.

Für den Bereich Office & Facility Management suchen wir dich in Teilzeit mit ca. 20 Stunden pro Woche. Du sorgst dafür, dass unsere kaufmännischen und administrativen Abläufe professionell organisiert sind und zuverlässig funktionieren.

Dabei geht es nicht nur darum, bestehende Abläufe zu verwalten. Du hast die Möglichkeit, Strukturen zu vereinheitlichen, Prozesse zu optimieren und praxistaugliche Standards und Richtlinien zu entwickeln. Denn mit unserem Wachstum wird es zunehmend wichtig, dass administrative Themen nicht mehr überall unterschiedlich, sondern klar, zentral und professionell organisiert sind.

Für den Standort Pleidelsheim suchen wir:

Office Manager & Kaufmännischer Facility Manager in Teilzeit (m/w/d)

Deine Rolle – du bringst Struktur in unsere Abläufe

• Dienstleister & kaufmännisches Facility Management: Du wählst externe Dienstleister aus, verhandelst Konditionen, betreust Verträge und stellst die Qualität der Leistungen rund um Grundstücke, Außenanlagen sowie Büro- und Gebäudereinigung sicher.


• Firmenfahrzeuge: Du koordinierst die kaufmännische und organisatorische Betreuung unserer Pool- und Mitarbeiterfahrzeuge – von Service- und Wartungsterminen über Reifenwechsel bis zur Fahrzeugrückgabe und der Weiterentwicklung von Nutzungsrichtlinien.


• Versicherungen: Du behältst unsere Unternehmensversicherungen, Verträge und Fristen im Blick, klärst Fragen mit unserem Versicherungsmakler und koordinierst gemeinsam mit Finance die regelmäßige Überprüfung und jährliche Abwicklung.


• Prozesse & Standards: Du analysierst unsere administrativen Abläufe, vereinheitlichst und zentralisierst Prozesse, entwickelst praxistaugliche Richtlinien und sorgst dafür, dass Aufgaben und Zuständigkeiten klar geregelt sind.


• Weitere administrative Themen: Du übernimmst je nach Bedarf auch weitere organisatorische Aufgaben und sorgst auch hier für eine zuverlässige und strukturierte Abwicklung.

Dein Profil – strukturiert, selbstständig und pragmatisch

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung und bringst Erfahrung im Office Management, in der Verwaltung, im Facility Management oder einer vergleichbaren Funktion mit.


• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.


• Du hast Freude daran, Ordnung in gewachsene Abläufe zu bringen, Prozesse zu hinterfragen und einfache, praktikable Lösungen zu entwickeln.


• Du trittst gegenüber Dienstleistern und externen Partnern verbindlich und professionell auf und verfolgst Themen konsequent bis zum Abschluss.


• Du verfügst über ein gutes kaufmännisches Verständnis und gehst mit Angeboten, Verträgen und Kosten sorgfältig und wirtschaftlich um.


• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office runden dein Profil ab.

Was dich bei uns erwartet

• Eine verantwortungsvolle und flexible Teilzeitposition mit echtem Gestaltungsspielraum, in der du unsere administrativen Strukturen aktiv mitgestalten kannst.


• Die Möglichkeit, Prozesse und Abläufe sinnvoll und pragmatisch zu vereinheitlichen und zu zentralisieren, statt sie unnötig kompliziert zu machen.


• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit den relevanten Ansprechpartnern in unserem Unternehmen.


• Ein Umfeld, in dem Eigeninitiative ausdrücklich erwünscht ist und gute Ideen direkt eingebracht und umgesetzt werden können.


• Eine vielseitige Aufgabe mit klaren Schwerpunkten und der Möglichkeit, mit unserem Wachstum professionelle Strukturen für die Zukunft aufzubauen.

So geht es weiter