Office Coordinator & Team Assistant (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Snacks

Kaffee & Getränke

Regelmäßige Teamevents

Weiterbildungen & Training

Job summary

Exclusive Associates sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung des Managements in Düsseldorf. Sie koordinieren Termine, bereiten interne Abstimmungen vor und erstellen Reports, Präsentationen sowie Protokolle. Die Position umfasst eigenständige Projekte und Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.

Sie arbeiten in einem herzlichen, offenen Team, erhalten eine umfassende Einarbeitung und nutzen moderne Büroausstattung. Weiterbildungen, Teamevents und Snacks gehören dazu.

Qualifications

• Organisationstalent mit Detailsinn
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveräner Auftritt, Professionalität und Diskretion
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Freude an dynamischem Umfeld und abwechslungsreichen Aufgaben
• Multitasking meistern mit Struktur

Responsibilities

• Unterstützung des Managements in organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Interviews und internen Abstimmungen
• Erstellung von Reports, Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen mit MS Office
• Eigenständige Bearbeitung kleiner Projekte und Strukturierung von Prozessen
• Verantwortung für schriftliche Korrespondenz – auch auf Englisch
• Pflege und Optimierung interner Systeme und Abläufe

Skills

Organisationsgeschick

Selbstständige Arbeitsweise

Professionelles Auftreten

Diskretion

Deutsch & Englisch

Dynamisches Umfeld

Multitasking

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Job description

Deine Chance

Exclusive Associates ist eine auf STEM-Berufe spezialisierte Personalberatung mit über 20 Jahren Erfahrung. Wir verbinden Fach- und Führungskräfte im IT-Bereich mit passenden Unternehmen – immer mit dem Ziel, das perfekte Match zu schaffen.

Bei uns erwartet dich ein herzliches, offenes Team, in dem Zusammenarbeit, Humor und gegenseitige Wertschätzung großgeschrieben werden. Von Beginn an erhältst du eine umfassende Einarbeitung, sodass du gut vorbereitet durchstarten kannst – in unserem modernen Penthouse-Büro in Düsseldorf.

Was du bei uns machst

• Du unterstützt das Management in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Interviews und internen Abstimmungen
• Erstellung von Reports, Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen mit MS Office
• Eigenständige Bearbeitung kleiner Projekte und Strukturierung von Prozessen
• Verantwortung für schriftliche Korrespondenz – auch auf Englisch
• Pflege und Optimierung unserer internen Systeme und Abläufe

Was du mitbringst

• Organisationstalent mit einem klaren Blick für Details
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten, Professionalität und Diskretion
• Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Sicheres Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Freude an einem dynamischen Umfeld und an abwechslungsreichen Aufgaben
• Multitasking meisterst du mit Struktur, nicht Chaos

Was dich erwartet

• Spannende, abwechslungsreiche Tätigkeit mit täglichen Lernmöglichkeiten
• Modernes Büro mit inspirierender Atmosphäre
• Kostenlose Snacks, Kaffee und Getränke
• Regelmäßige Teamevents zur Stärkung des Zusammenhalts
• Wertschätzung für dein Engagement – wir feiern Erfolge gemeinsam
• Zugang zu Weiterbildungen und Trainings für deine fachliche und persönliche Entwicklung
• Ein unterstützendes, offenes Team, das dich begleitet und immer ein offenes Ohr hat

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered.