Office Coordinator (m/w/x)

CSL Vifor; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Zusammenfassung

CSL Seqirus Deutschland Office in München sucht eine/n Office Coordinator (m/w/x) zur Unterstützung des Tagesgeschäfts und Koordination administrativer sowie operativer Aufgaben. Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle für interne/externe Ansprechpartner, betreuen Lieferantenbeziehungen und sorgen für reibungslose Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Beschaffungskoordination, Reiseplanung und die Sicherstellung interner Prozesse gemäß Richtlinien.

Qualifikationen

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikationswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet.
• Mehrjährige Erfahrung im Büromanagement oder Koordination in einem Unternehmen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Projektkoordination.
• Hervorragende Stakeholder-Kommunikation in Deutsch und Englisch.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Souveräne Team- und Führungskräfteunterstützung sowie Umgang mit externen Partnern.

Aufgaben

• Day-to-Day Operation des täglichen Bürobetriebs
• Pflege der Beziehungen zu externen Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern und Facility-Partnern
• Koordination von Bürodienstleistungen, Beschaffungsmaßnahmen, Instandhaltungsaufgaben und Initiativen zur Arbeitsplatzgestaltung
• Überwachung und Steuerung der Budgets/Ausgaben, PR/ POs, Tracking (Compliance-konform)
• Organisation komplexer Terminkalender, Geschäftsbesprechungen sowie Reisevorbereitungen
• Kommunikation mit Leadern & Teams im Hinblick auf Prioritäten und Fristen
• Follow Up zu Besprechungen, Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern
• Proaktive Unterstützung zur Umsetzung von Geschäftszielen
• Planung und Begleitung von internen Besprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Workshops, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sowie Firmenveranstaltungen
• Unterstützung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsprozessen oder organisatorischen Abläufen
• Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeiter in Büroangelegenheiten mit viel Empathie und Förderung effektiver, funktionsübergreifender Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen

Kenntnisse

Organisationstalent

Stakeholder-Management

Kommunikation (Deutsch/Englisch)

Kalender-Management

Reiseplanung

Budgetüberwachung

Ausbildung

Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikationswissenschaften oder verwandtem Fachgebiet

Tools

Microsoft Office Suite

SAP

Concur

Workday

Jobbeschreibung

Office Coordinator (m/w/x)

Für unser CSL Seqirus Deutschland Office in München suchen wir ab sofort eine/n: :

Die Position unterstützt das Tagesgeschäft am Standort durch die Koordination administrativer und operativer Aufgaben.

Als Koordinator (m/w/x) unterstützen Sie das Führungsteam sowie die Mitarbeitenden bei der Organisation von Prozessen, Besprechungen, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungen- stellen so einen reibungslosen Ablauf sicher.

Sie sind eine zentrale Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner, koordinieren relevante Informationen und unterstützen eine effiziente Zusammenarbeit im Team.

Zu Ihren Aufgaben gehören zudem die Büroorganisation, die Koordination von Lieferanten sowie die Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Unternehmensrichtlinien.

Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise, proaktive Organisation und zuverlässige Unterstützung tragen Sie dazu bei, dass die Teams effizient arbeiten können.

Kompetenzen und Verantwortlichkeiten:

Office Operations & Vendor Management

• Day-to-Day Operation des täglichen Bürobetriebs
• Pflege der Beziehungen zu externen Lieferanten, Dienstleistern, Vermietern und Facility-Partnern
• Koordination von Bürodienstleistungen, Beschaffungsmaßnahmen, Instandhaltungsaufgaben und Initiativen zur Arbeitsplatzgestaltung
• Überwachung und Steuerung der Budgets/Ausgaben, PR/ POs, Tracking (Compliance-konform)

Leadership & Business Support Coordination

• Organisation komplexer Terminkalender, Geschäftsbesprechungen sowie Reisevorbereitungen
• Kommunikation mit Leadern & Teams im Hinblick auf Prioritäten und Fristen
• Follow Up zu Besprechungen, Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern
• Proaktive Unterstützung zur Umsetzung von Geschäftszielen

Business Process, Events & Employee Experience Coordination

• Planung und Begleitung von internen Besprechungen, Mitarbeiterversammlungen, Workshops, Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung sowie Firmenveranstaltungen
• Unterstützung und kontinuierliche Verbesserung von Verwaltungsprozessen oder organisatorischen Abläufen
• Zentraler Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeiter in Büroangelegenheiten mit viel Empathie und Förderung effektiver, funktionsübergreifender Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen

Qualifikationen und Berufserfahrung:

• Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Büromanagement, Kommunikationswissenschaften oder einem verwandten Fachgebiet oder eine gleichwertige Kombination aus Ausbildung und Berufserfahrung.
• Mehrjährige Erfahrung im Bereich Büromanagement, Führungsunterstützung, Betriebswirtschaft oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion in einem Unternehmensumfeld.
• Ausgeprägte organisatorische und projektkoordinierende Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten und Termine gleichzeitig zu bewältigen.
• Hervorragende Fähigkeiten im Stakeholder-Management und im zwischenmenschlichen Umgang, verbunden mit der Fähigkeit, effektiv mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Partnern auf allen Ebenen zu interagieren.
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliche und sensible Informationen mit einem hohen Maß an Diskretion und Professionalität zu behandeln.
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit ausgeprägten Fähigkeiten zur Problemlösung und Entscheidungsfindung.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft-Office-Anwendungen, einschließlich Outlook, Word, PowerPoint, Excel und Teams.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in SAP, Concur und Workday.
• Erfahrung in der Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Reisevorbereitungen und Lieferantenbeziehungen
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit, Sorgfalt und Durchsetzungsstärke bei gleichzeitiger Beibehaltung einer kundenorientierten Herangehensweise.
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich in einem schnelllebigen und sich wandelnden Umfeld effektiv anzupassen.
• Kenntnisse über Unternehmensrichtlinien, Compliance-Anforderungen und bewährte Verfahren in der Verwaltung sind von Vorteil.