Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Profina Deutschland GmbH; Bochum; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

Profina Deutschland GmbH in Bochum sucht eine engagierte Office Managerin bzw. Office Manager und Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung der Führungsebene.

Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und erstellen Protokolle, Präsentationen und relevante Unterlagen. Zu Ihren Aufgaben gehören Vertragskoordination, Korrespondenz, HR-Aufgaben wie Onboarding und Urlaubsbearbeitung, sowie die Organisation von internen und externen Veranstaltungen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Bachelor-Studium (Master bevorzugt).
• Sicherheit im Umgang mit Microsoft Office; Adobe Creative Cloud von Vorteil.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit Fokus auf Prioritätenmanagement und administrative Koordination.
• Organisationstalent, Detailorientierung und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu jonglieren.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität – auch im Umgang mit vertraulichen Themen.
• Souveräne Kommunikation auf allen Ebenen.
• Selbstständige Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und schnelle Auffassungsgabe.

Responsibilities

• Planungsspezialist/in: Unterstützung unserer Führungskräfte bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie souveränes Kalendermanagement.
• Kommunikationsprofi: Beantwortung von E-Mails, Erstellung von Dokumenten sowie Entwerfen von Protokollen, Präsentationen und anderen wichtigen Unterlagen.
• Vertragsexperte/in: Verwaltung und Koordination von Verträgen – von der Prüfung bis zur Freigabe durch den CEO.
• Koordinationsassistent/in: Organisation der Korrespondenz und Agenda des CEO, Priorisierung von Aufgaben und Verwaltung von Verantwortlichkeiten.
• HR-Multitalent: Unterstützung bei operativen HR-Aktivitäten wie Einstellung, Onboarding, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Kontaktmanagement.
• Eventmanager/in: Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen.

Skills

Planungskompetenz

Kommunikationsstärke

Vertragskoordination

Administrative Koordination

HR-Unterstützung

Eventmanagement

Education

Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation

Masterabschluss von Vorteil

Tools

Microsoft Office

Adobe Creative Cloud (von Vorteil)

Job description

Werden Sie Teil unseres Teams: Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung

Ihre Chance, Verantwortung zu übernehmen!

Sie haben Organisation im Blut, lieben es, den Überblick zu behalten, und möchten unser Team mit Ihrem Engagement voranbringen? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir suchen eine dynamische, verlässliche und strukturierte Persönlichkeit, die mit Herz und Verstand unsere Führungskräfte unterstützt und maßgeblich zur Effizienz und Weiterentwicklung unserer Prozesse beiträgt.

Das Erwartet Sie

• Planungsspezialist/in: Unterstützung unserer Führungskräfte bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings sowie souveränes Kalendermanagement.
• Kommunikationsprofi: Beantwortung von E-Mails, Erstellung von Dokumenten sowie Entwerfen von Protokollen, Präsentationen und anderen wichtigen Unterlagen.
• Vertragsexperte/in: Verwaltung und Koordination von Verträgen – von der Prüfung bis zur Freigabe durch den CEO.
• Koordinationsassistent/in: Organisation der Korrespondenz und Agenda des CEO, Priorisierung von Aufgaben und Verwaltung von Verantwortlichkeiten.
• HR-Multitalent: Unterstützung bei operativen HR-Aktivitäten wie Einstellung, Onboarding, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Kontaktmanagement.
• Eventmanager/in: Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen.

Das Bringen Sie Mit

• Ein abgeschlossenes Bachelor-Studium (ein Master ist ein Plus) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sicherheit im Umgang mit Microsoft Office (Kenntnisse in der Adobe Creative Cloud sind von Vorteil).
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit Fokus auf Prioritätenmanagement und administrative Koordination.
• Organisationstalent, Detailorientierung und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu jonglieren.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Professionalität – auch im Umgang mit vertraulichen Themen.
• Eine souveräne Kommunikation auf allen Ebenen.
• Selbstständige Arbeitsweise, Hands-on-Mentalität und schnelle Auffassungsgabe.

Warum Sie Bei Uns Richtig Sind

Wir bieten Ihnen ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld, in dem Ihre Ideen zählen. Wir schätzen Ihre Fähigkeiten und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben sowie die Möglichkeit, eigenständig Verantwortung zu übernehmen.