Office Assistant (m/w/d)

New Flag GmbH; München; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Fitness-Deals

Fahrradleasing

Corporate Benefits

Rabatt bei Partnerfriseuren

Abendessen geht auf uns

Deutschlandticket-Zuschuss

Job summary

New Flag GmbH sucht am Münchner Headquarter im Schwabinger Tor eine/n Office Manager/in zur Organisation und Mitgestaltung des Office-Betriebs. Du bist verantwortlich für Empfang, Flächenorganisation, Materialbestellungen und die Koordination externer Dienstleister.

Du arbeitest eigenständig, präsentierst dich serviceorientiert gegenüber Mitarbeitenden und Partnern und bringst Hands-on-Mentalität mit. Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung (mind. 25 Std./Woche) vor Ort wird geboten.

Qualifications

• Erste Berufserfahrung als Office Manager oder Empfangsmitarbeiter
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Serviceorientiertes Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern
• Hands-on-Mentalität und Freude an praktischen Aufgaben im Office-Alltag
• Ordnung, Sauberkeit und angenehme Office-Atmosphäre
• Bereitschaft zu Vollzeit oder Teilzeit (mind. 25 Std./Woche) vor Ort

Responsibilities

• Empfang als erste Ansprechperson für Gäste, Lieferanten und externe Partner
• Büroflächen und Meetingräume sauber, ordentlich und einsatzbereit halten
• Küchen- und Gemeinschaftsbereiche ordnen und Materialien auffüllen
• Organisation und Vorbereitung interner Events und Teamveranstaltungen
• Postraum koordinieren und Sendungen ein- und ausgehend verteilen
• Beschaffung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Office-Bedarfen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben sowie Arbeitssicherheit und Office-Standards
• Koordination externer Dienstleister und Office-Projekte
• Sorgfalt für einen einladenden und gut organisierten Arbeitsplatz

Skills

Organisationstalent

Hands-on-Mentalität

Kundenorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Deutsch fließend

Englischkenntnisse

Flexibilität

Education

Berufsausbildung im Büro-/Servicebereich

Tools

Office-Software

Job description

Das erwartet Dich bei uns

Du hast Freude daran, ein Office nicht nur zu organisieren, sondern aktiv mitzugestalten? Du packst gerne mit an, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste rundum wohlfühlen? Dann werde Teil unseres Teams und unterstütze uns in unserem Headquarter in Schwabinger Tor (München) dabei, unser Office Management professionell, effizient und mit viel Liebe zum Detail umzusetzen!

Das erwartet Dich bei uns:

• Am Empfang bist Du die erste Ansprechperson für Gäste, Lieferanten und externe Partner und sorgst für einen herzlichen und professionellen Empfang
• Mit Deinem täglichen Office-Check stellst Du sicher, dass Büroflächen und Meetingräume sauber, ordentlich und einsatzbereit sind
• Du kümmerst Dich um unsere Küchen- und Gemeinschaftsbereiche, hältst Ordnung und sorgst dafür, dass Geschirr, Getränke und Verbrauchsmaterialien stets aufgefüllt sind
• Du unterstützt bei der Organisation und Vorbereitung interner Events und Teamveranstaltungen
• Du verantwortest unseren Postraum, koordinierst ein- und ausgehende Sendungen und kümmerst Dich um die Verteilung von Briefen und Paketen
• Die eigenständige Bestellung von Büromaterialien, Getränken und weiteren Office-Bedarfen liegt in Deiner Hand
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben sowie Themen wie Arbeitssicherheit und internen Office-Standards
• Die Koordination externer Dienstleister und die Organisation kleinerer Office-Projekte – von Clean-up Days bis zur Bürogestaltung – gehören ebenfalls zu Deinem Aufgabenbereich
• Mit Deinem Blick fürs Detail und Deiner Hands-on-Mentalität sorgst Du dafür, dass unser Office ein einladender und gut organisierter Arbeitsplatz bleibt

Das bringst Du mit

• Erste Berufserfahrung als Office Manager, Office Assistant, Empfangsmitarbeiter, Front Office Agent, Team Assistant oder in einer vergleichbaren Position – gerne auch Quereinsteiger aus der Hotellerie oder dem Servicebereich
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ein freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Dienstleistern
• Eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude daran, neben organisatorischen auch praktische Aufgaben im Office-Alltag zu übernehmen
• Ein gutes Auge fürs Detail sowie einen hohen Anspruch an Ordnung, Sauberkeit und eine angenehme Office-Atmosphäre
• Eigeninitiative und Proaktivität: Du erkennst, wo etwas gebraucht wird, denkst mit und bringst gerne eigene Ideen zur Verbesserung unserer Abläufe ein
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Die Bereitschaft, uns in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche) regelmäßig vor Ort in unserem Münchner Headquarter zu unterstützen

Das bieten wir Dir

• Verantwortung ab Tag eins: Arbeite mit einem kreativen, hochmotivierten Team an Themen am Puls der Zeit – hier gestaltest Du aktiv mit!
• Internationales Flair & Start-up Vibes: Agiles Arbeiten in einem globalen Umfeld mit echter „Du“-Kultur und flachen Hierarchien
• Dein Wachstum, Dein Weg: Bringe eigene Ideen ein und nutze Dein persönliches Entwicklungsbudget, um genau das zu lernen, was Dich weiterbringt
• Kein Tag wie der andere: Vielfältige, spannende Projekte in einem dynamischen, wachstumsstarken Unternehmen
• Innovationen zum Anfassen: Entdecke angesagte Trendprodukte zum Vorteilspreis – plus jede Menge Freebies
• Dein Wohlfühl Boost: Profitiere von starken Fitness-Deals, Fahrradleasing, Corporate Benefits und Rabatt bei unseren Partnerfriseuren
• Late Night im Office? Kein Problem: Dein Abendessen geht auf uns. Einfach bestellen und weitermachen, wenn’s mal länger dauert
• Deutschlandticket? Sharing is caring: Wir bezuschussen Dein Ticket für maximale Mobilität
• Work your way: Modern ausgestattetes Office im Herzen von München

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion und Weltanschauung, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.Join us!

Wir freuen uns auf Dich!