Office Assistant / Empfangsmitarbeiter (m/w/d) Pharma-Branche

CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH; München; Vor Ort; EUR 30.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Beratungsunternehmen im Ingenieurbereich mit Sitz in München sucht eine engagierte Empfangsmitarbeiter/in. In dieser Rolle betreuen Sie die Telefonzentrale, organisieren Reisen und verwalten administrative Aufgaben. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie mindestens 2 Jahre Erfahrung im Büroalltag mit. Ihre freundliche und proaktive Art trägt maßgeblich zur professionellen Atmosphäre des Unternehmens bei.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Büroalltag erforderlich.
• Freundliches und hilfsbereites Auftreten ist wichtig.
• Vertrauter Umgang mit vertraulichen Informationen.

Aufgaben

• Betreuung der Haupttelefonzentrale und Organisation des Empfangs.
• Planung und Buchung von Reisen für Mitarbeitende und Gäste.
• Verwaltung von Büro- und Küchenmaterialien sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.

Kenntnisse

Deutsch fließend

Englisch fließend

Organisationstalent

Multitasking

Zuverlässigkeit

Tools

MS Office

Outlook

MS Teams

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben:

• Betreuung der Haupttelefonzentrale: Anrufe entgegennehmen, weiterleiten oder Nachrichten für Teammitglieder aufnehmen.
• Organisation des Empfangsbereichs: Besucher begrüßen, Besucherausweise ausstellen und Kandidaten sowie Dienstleister einweisen.
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen für neue Mitarbeitende, Gäste oder Teammitglieder – inklusive vollständiger Reiseorganisation.
• Erstellung und Pflege von Reisekostenabrechnungen in Concur und Talent Hub, unter Einhaltung von Genauigkeit und Compliance.
• Teilnahme an Meetings, Protokollführung und Verteilung der Besprechungsnotizen.
• Verwaltung von Büro- und Küchenmaterialien sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit und Ordnung.
• Allgemeine administrative Tätigkeiten: Rechnungsbearbeitung, Versand von Paketen, Pflege von Ablagesystemen.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen sowie Koordination von Reparaturen und Wartungen mit dem Facility Manager.
• Mitwirkung an einem positiven und effizienten Arbeitsumfeld.

Ihr Profil:

• Sie kommunizieren professionell mit Kolleginnen und Kollegen aller Ebenen sowie mit externen Gästen.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte gleichzeitig zu managen.
• Detailorientiert, pünktlich und proaktiv mit hervorragendem Zeitmanagement.
• Flexibel und lernbereit, um sich schnell auf neue Aufgaben einzustellen.
• Diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Freundliches und hilfsbereites Auftreten, das zu einer einladenden und professionellen Atmosphäre beiträgt.

Anforderungen:

• Sprachen: Deutsch fließend (idealerweise Muttersprache), Englisch fließend in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Büroalltag (mindestens 2 Jahre), sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook und MS Teams.
• Freundliche, pünktliche und geduldige Persönlichkeit – Sie sind das erste Gesicht des Konzerns.
• Fähigkeit zum Multitasking und Priorisieren von Aufgaben.
• Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und kontinuierliche Produktivitätssteigerung.

Wünschenswert:

• Erfahrung als Empfangsmitarbeiter/in oder in administrativer Büroassistenz.
• Kenntnisse in Reisekostenabrechnungssystemen wie Concur.

Bei uns zählt die Qualifikation – unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.
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