Office Administrator

Hill International, Inc.; Frankfurt; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Hill International, Inc. sucht einen Office Administrator für das Büro in Frankfurt, Hesse. In dieser Rolle sind Sie für die Unterstützung des Office Managers und das Management administrativer Aufgaben zuständig. Zu den Hauptverantwortlichkeiten gehören die Organisation von Büroabläufen, die Kommunikation sowohl intern als auch extern sowie die Unterstützung des Projektmanagement-Teams. Sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse sind notwendig, ebenso wie die Fähigkeit, präzise und organisiert zu arbeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil).
• Erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle.
• Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik.

Aufgaben

• Verarbeitung und Aufbewahrung von Originalunterlagen gemäß internen Regeln.
• Telefonzentrale und Posteingang/Postausgang verwalten.
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Events.

Kenntnisse

Organisationstalent

Sehr gute Deutschkenntnisse

Sehr gute Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Job Description

Der Office Administrator ist das Rückgrat des Office Managers im Büro und ermöglicht es dem restlichen Team, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Er sorgt für reibungslose Büroabläufe, kümmert sich um administrative Aufgaben wie Korrespondenz, Terminplanung, Datenpflege sowie Telefon- und Empfangsdienste. Er unterstützt und arbeitet dem Office Manager zu, übernimmt feste zugewiesene Aufgaben in der Büroverwaltung und unterstützt das Projektmanagement-Team bei administrativen Aufgaben sowie bei der elektronischen Datenerfassung und Ablage. Dabei trägt er maßgeblich zu einer effizienten, teamorientierten Arbeitsumgebung bei.

Responsibilities

• Aufbewahrung und Verarbeitung nach Anweisung Originaler Unterlagen (Archivierungs-Pflicht) betreffend der internen und gesetzlichen Regeln.
• Ggf. Übersetzungshilfe.
• Posteingang/Postausgang und Weiterleitung (Direkt und Email).
• Telefonzentrale.
• Allgemeine Ablageverwaltung (Papier und elektronisch).
• Prüfen und Genehmigung einholen von Eingangsrechnungen.
• Verwalten und organisieren von Bürobedarf, Getränken und Snacks sowie vorgegebenen Werbeartikeln.
• Unterstützung bei Planung und Organisation von Events und Seminaren.
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Reiseplanung, Genehmigung und Buchung.
• Hardware/IT-Verwaltung nach Absprache und Vorgaben.
• Hardware/IT-Organisation und Ausgabe nach Absprache und Vorgabe.
• Externe Software‑Tools in Verwaltung für die allgemeine Anwendung bei Hill.
• Installation neuer und Ersatzlaptops mit der IT zusammen remote organisieren.
• Unterstützung bei Bedarf Büroorganisation in Berlin, Wien, Hamburg, Düsseldorf.
• Unterstützung der international angelegten Buchhaltung.
• Weiterleitung von eingehendem Schriftverkehr.
• Eingangsrechnungen hochladen, beschriften, prüfen und Genehmigung einholen.
• Zahlungsaufforderungen und Mahnungen prüfen, ggf. mit der Buchhaltung abstimmen.
• Ein- und Ausgangszahlungen nachweisen.
• Prüfung Reisekosten nach Lohn- und USt‑Recht sowie interner Richtlinien.
• Teilweise Prüfung von Zeitnachweisen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (von Vorteil).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Erste Erfahrungen in einer administrativen Position oder einer vergleichbaren Rolle.
• Sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und moderner Bürokommunikationstechnik.
• Organisationstalent sowie Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten.
• Verlässlichkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität.