Office & Administration Manager (m/w/d)

GRAEF GmbH; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Home-Office möglich

Weiterbildung

Betriebliche Altersvorsorge

Getränke und Obst

Job summary

GRAEF GmbH in Berlin sucht eine engagierte Unterstützung im Office Management, die Veranstaltungen organisiert, Büroprozesse optimiert und das Team administrativ entlastet.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Office-Erfahrung und exzellente Organisations- sowie Kommunikationsfähigkeiten mit. Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel gehören zu den Vorteilen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder einer ähnlichen Position.
• Organisationstalent und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein offenes Wesen.
• Gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen.
• Eventmanagement: Koordination von Meetings, Schulungen und Events.
• Büroorganisation: Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Beschaffung und Lagerverwaltung.
• Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Telefonmanagement und Postbearbeitung.
• Bürobestellung: Eigenverantwortliche Beschaffung von Bürobedarf.
• Vorbereitende Buchhaltungsaufgaben: Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten.
• Interne/Externe Kommunikation: Pflege der Kommunikation.
• Fuhrparkmanagement: Überwachung von Leasingverträgen und Verwaltung.
• Reisemangement: Planung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Terminkoordination und Arbeitssicherheit-Unterstützung.

Skills

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Eigenständige Arbeitsweise

Offenes Wesen

MS Office Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office-Anwendungen

Job description

Über uns

Hallo - Wir sind GRAEF. Partner. Begleiter. Impulsgeber. Für eine neue Arbeitswelt.

Wir inspirieren Organisationen ihre Arbeitswelten neu zu denken und Zukunft zu gestalten.

Unsere Teams tauchen tief ein und hinterfragen leidenschaftlich, um Räume für Veränderung zu öffnen.

Wir blicken auf 50 Jahre Erfahrung zurück und dabei immer voraus: Arbeit steht im Wandel. Und damit tun es auch unsere Ansprüche an Arbeitsräume eine Herausforderung, der wir mit Intuition, Fachkenntnis und vielfältigen Ideen begegnen.

Über uns

Hallo - Wir sind GRAEF. Partner. Begleiter. Impulsgeber. Für eine neue Arbeitswelt.

Wir inspirieren Organisationen ihre Arbeitswelten neu zu denken und Zukunft zu gestalten.

Unsere Teams tauchen tief ein und hinterfragen leidenschaftlich, um Räume für Veränderung zu öffnen.

Wir blicken auf 50 Jahre Erfahrung zurück und dabei immer voraus: Arbeit steht im Wandel. Und damit tun es auch unsere Ansprüche an Arbeitsräume eine Herausforderung, der wir mit Intuition, Fachkenntnis und vielfältigen Ideen begegnen.

Dein Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder einer ähnlichen Position.
• Organisationstalent und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein offenes Wesen.
• Gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen.

Deine Aufgaben:

• Veranstaltungsmanagement: Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen.
• Eventmanagement: Unterstützung bei der Koordination und Umsetzung von Events, Meetings und Schulungen.
• Büroorganisation: Gewährleistung reibungsloser Abläufe im Büro, einschließlich Bestellwesen, Lagerverwaltung und Arbeitsmaterialien.
• Sekretariatsaufgaben: Klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Telefonmanagement und Postbearbeitung.
• Bürobestellung: Eigenverantwortliche Organisation von Bürobestellungen und -bedarf.
• Vorbereitende Buchhaltungsaufgaben: Unterstützung bei einfachen buchhalterischen Tätigkeiten.
• Interne/Externe Kommunikation: Pflege der internen und externen Kommunikation.
• Fuhrparkmanagement: Überwachung von Leasingverträgen und allgmeine Verwaltung.
• Reisemanagment: Planung und Vorbereitung von Dienstreisen, Prüfung von Reisekostenabrechnung.
• Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeiter
• Terminkoordination und Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit

Wir bieten

• Eine umfassende und strukturierte Einarbeitung
• Freundliches, familiäres und wertschätzendes Arbeitsklima
• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung
• Weiterbildungsmaßnahmen
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeitmodell
• Möglichkeit zum Home-Office
• Nachhaltige, moderne Arbeitsmittel
• Urban Sports Mitgliedschaft
• Kostenlose Getränke aller Art (Kaffeespezialitäten, Wasser, Softgetränke und Säfte)
• Frisches Obst und Gemüse
• Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen Familienunternehmen
• Regelmäßige Teamevents und Teamreisen

Fühlst du dich angesprochen?

GRAEF GmbH
Nikolsburger Straße 8/9
10717 Berlin
T [phone]
M+49 172 3959748
[e-mail]
www.graef-office.de

Bei Rückfragen steht Dir Frau Füsun Cihan gerne zur Verfügung.