Mitarbeiter Verwaltung & Assistenz (gn)

PS Direkt GmbH & Co. KG; Bonn; Hybrid; EUR 32.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Home-Office-Möglichkeiten

Fahrtkostenzuschuss

Moderne Arbeitswelt

Zusammenfassung

PS Direkt GmbH & Co. KG in Bonn sucht Sie als Organisationstalent, das Termine koordiniert, den Empfang übernimmt und interne/externe Kontakte professionell betreut.

Die Stelle bietet abwechslungsreiche Aufgaben und Unterstützung der Leitungsarbeit im Tagesgeschäft. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement mit und idealerweise mehrere Jahre Erfahrung, sicheren Umgang mit MS Office sowie freundliches, verbindliches Auftreten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenz oder Verwaltung vorteilhaft.
• Organisationstalent, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundlichkeit und Professionalität im Umgang mit Besuchern und Ansprechpartnern.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Aufgaben

• Koordination von Terminen in enger Abstimmung mit Referentinnen und Referenten; Vorbereitung und Nachbereitung.
• Eigenverantwortliche Termin- und Kalenderorganisation; Fristen und Prioritäten im Blick behalten.
• Empfang von Besuchern, Betreuung von Gesprächspartnerinnen und -partnern.
• Entgegennahme von Anrufen und Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner.
• Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
• Pflegen von Datenbanken und Aktualisierung von Informationen.
• Unterstützung der Leitung bei administrativen Aufgaben und vertraulichen Themen.
• Übernahme eigenständiger Sonderaufgaben und reibungsloser Büroablauf.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kundenkontakt

Freundlichkeit

Ausdrucksweise

Diskretion

Ausbildung

Kaufmann für Büromanagement (gn)

Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (gn)

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

PS Direkt - Job perfekt

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vielen Terminen den Überblick und sorgst mit deiner zuverlässigen Arbeitsweise dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Dann erwartet dich eine abwechslungsreiche Position, in der du organisatorische Verantwortung übernimmst, Ansprechpartner für interne und externe Kontakte bist und die Leitung im Tagesgeschäft professionell unterstützt.

Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung.

Deine Aufgaben

• Du koordinierst Termine in enger Abstimmung mit den Referentinnen und Referenten und bereitest diese professionell vor und nach
• Die Termin- und Kalenderorganisation übernimmst du eigenverantwortlich und behältst Fristen sowie Prioritäten jederzeit im Blick
• Besucherinnen, Besucher und Gesprächspartner empfängst und betreust du freundlich und professionell
• Eingehende Telefonate nimmst du entgegen und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter
• Geschäftsreisen organisierst du zuverlässig und kümmerst dich um die anschließende Reisekostenabrechnung
• Datenbanken pflegst du sorgfältig und hältst Informationen stets aktuell
• Die Leitung unterstützt du bei administrativen Aufgaben, der Ablage sowie bei vertraulichen organisatorischen Themen
• Darüber hinaus übernimmst du eigenständig Sonderaufgaben und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag

Deine Fähigkeiten

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (gn), Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellter (gn) oder über eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation
• Idealerweise bringst du mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, in der Assistenz oder in der allgemeinen Verwaltung mit
• Organisationstalent, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise zeichnen dich aus
• Im Umgang mit Besuchern, Anrufern und internen wie externen Ansprechpartnern überzeugst du durch Freundlichkeit und Professionalität
• Mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel und PowerPoint) arbeitest du sicher und routiniert
• Eine sehr gute Ausdrucksweise sowie sichere Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse bringst du mit
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein runden dein Profil ab

Das wird dir geboten

• Einfach bewerben – ganz ohne Anschreiben
• Moderner Arbeitsplatz & entspannte Atmosphäre
• Ein Team, das wirklich zusammenhält
• Flexible Home-Office-Möglichkeiten & echte Work-Life-Balance
• Gesundheitsangebote, die du wirklich nutzen kannst
• Fahrtkostenzuschuss on top
• Für Bewerber:innen komplett kostenlos

Diese Position ist zwischen 32.400 € und 38.400 € brutto jährlich dotiert.