Mitarbeiter (m/w/d) Empfang, Service und Verwaltung

Handwerkskammer Halle (Saale); Halle (Saale); On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

30 Urlaubstage

Kinderbetreuungszuschuss

Planbare Arbeitszeiten

Fahrrad-Leasing

Jobticket bzw. Fahrtkostenzuschuss

TV-L Entgeltgruppe 3

Job summary

Die Handwerkskammer Halle (Saale) sucht zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in Empfang, Service und Verwaltung in Vollzeit unbefristet. Sie sind erste Anlaufstelle für Besucher, externe Dienstleister und Hotline-Kontakte und sorgen für einen freundlichen, professionellen Empfang.

Zu Ihren Aufgaben zählen Postmanagement, Fuhrpark- und Raummanagement sowie allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung.

Qualifications

• eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder Servicebereich
• Freude am Umgang mit Menschen sowie freundliches Auftreten
• ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
• selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und Überblick bei mehreren Anliegen
• Flexibilität und Bereitschaft, verschiedene Bereiche zu unterstützen
• sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Führerschein der Klasse B

Responsibilities

• Empfang und Kundenservice: erste Anlaufstelle für Kunden, Besucher und Dienstleister; Telefonzentrale bedienen; Anfragen zuständig leiten.
• Postmanagement: Eingangspost sortieren, verteilen, digitalisieren; Ausgangspost koordinieren.
• Fuhrpark- und Raummanagement: Dienstfahrzeuge vergeben, Schlüssel/Betankung; Belegung von Beratungsräumen organisieren.
• Allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung: bereichsübergreifende Aufgaben; Scan, Druck und Kopieren; Botendienste.
• Unterstützung bei Organisation interner Bewirtungen und Servicematerialien.
• Schließ- und Kontrollaufgaben in Räumlichkeiten übernehmen

Skills

Kundenorientierung

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Flexibilität

MS-Office

Führerschein Klasse B

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Die Handwerkskammer Halle (Saale) vertritt die Interessen der 12.900 Handwerksunternehmen im Kammerbezirk. Mit einem umfangreichen Beratungs-, Schulungs- und Serviceangebot ist sie den Betrieben des Handwerks Partner bei der Bewältigung der täglichen Herausforderungen.

Für unseren Fachbereich Verwaltung möchten wir zum schnellstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet in Vollzeit besetzen:

Mitarbeiter (m/w/d) Empfang, Service und Verwaltung

Zu Ihren Aufgaben zählen unter anderem

Empfang und Kundenservice

• Sie sind erste Anlaufstelle für unsere Kunden, Besucher und externen Dienstleister.
• Sie bedienen die Telefonzentrale, nehmen Anfragen entgegen und vermitteln diese an die zuständigen Ansprechpartner.
• Sie sorgen für einen freundlichen und professionellen Empfang und unterstützen bei der Orientierung im Haus.

Postmanagement

• Sie übernehmen die Annahme, Sortierung und interne Verteilung der Eingangspost sowie von Paket- und Einschreibesendungen.
• Sie digitalisieren eingehende Post und unterstützen damit unsere internen digitalen Arbeitsprozesse.
• Sie koordinieren die Ausgangspost einschließlich Brief- und Paketsendungen sowie bei Bedarf Eilzustellungen.

Fuhrpark- und Raummanagement

• Sie koordinieren die Vergabe unserer Dienstfahrzeuge und übernehmen die Ausgabe der dazugehörigen Unterlagen, Fahrzeugschlüssel und Tankkarten.
• Sie organisieren und koordinieren die Belegung unserer Beratungsräume.

Allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung

• Sie übernehmen bereichsübergreifende Sachbearbeitungsaufgaben und unterstützen die verschiedenen Organisationseinheiten unseres Hauses bedarfsgerecht bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten.
• Sie unterstützen bei allgemeinen Verwaltungs- und Servicetätigkeiten sowie bei Scan-, Druck- und Kopierprozessen.
• Sie übernehmen bei Bedarf Boten- und Fahrdienste.
• Sie unterstützen bei der Organisation und Koordination interner Bewirtungen und behalten die vorhandenen Servicematerialien im Blick.
• Sie übernehmen Schließ- und Kontrollaufgaben innerhalb unserer Räumlichkeiten.

Ihre Kompetenzen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder serviceorientierten Bereich
• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
• ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
• eine selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anliegen den Überblick zu behalten
• Flexibilität und die Bereitschaft, unterschiedliche Fachbereiche bei anfallenden Sachbearbeitungs- und Verwaltungsaufgaben zu unterstützen
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Führerschein der Klasse B

Unser Angebot

• eine vielseitige herausfordernde Tätigkeit
• offene und vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Kollegen im Team
• betriebliche Altersvorsorge
• vermögenswirksame Leistungen
• 30 Urlaubstage
• Kinderbetreuungszuschuss
• planbare Arbeitszeiten
• Fahrrad-Leasing
• Jobticket bzw. Fahrtkostenzuschuss
• Vergütung nach TV-L Entgeltgruppe 3
• uvm.