Mitarbeiter für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Stadt Herrieden; Leibelbach; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

TVöD-Bezahlung

Betriebliche Altersversorgung

Jahressonderzahlung

Fahrradleasing

30 Tage Urlaub (31 Tage ab 2027)

Weiterbildungsmöglichkeiten

Vermögenswirksame Leistungen

Zusammenfassung

Die Stadt Herrieden sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 19,5 WStd. einen Mitarbeiter für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters (m/w/d). Zu Ihren Aufgaben zählen die Terminsteuerung, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie das Büro- und Korrespondenzmanagement.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungs- bzw. Büroausbildung, sicheren Umgang mit Office-Anwendungen und eine proaktive Arbeitsweise mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder Büroorganisation (Vergleichbare Ausbildung).
• Professioneller Umgang mit Outlook, Word und Excel.
• Selbstständige und proaktive Planung von Aufgaben und Terminen.
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift.
• Souveränes Auftreten, Serviceorientierung gegenüber allen Ebenen.
• Uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Loyalität, Diskretion.
• Zeitliche Flexibilität; Vertretung bei Vollzeit möglich.

Aufgaben

• Steuerung und Überwachung von Terminen des Bürgermeisters.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen.
• Telefon- und Besuchermanagement mit Gesprächs- und Geschäftspartnern.
• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Post.
• Vorbereitung von Ehe- und Altersjubiläen.
• Selbstständige Fertigung von Schriftstücken (Korrespondenz, Glückwunschschreiben).
• Organisation der Bürgerversammlungen und Bürgersprechstunden.
• Korrespondenz mit Stadtratsmitgliedern.
• Alle weiteren im Vorzimmer anfallenden Aufgaben.

Kenntnisse

Office-Anwendungen

Terminplanung Outlook

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r oder Bürokaufmann/-frau

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Die Stadt Herrieden sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 19,5 WStd. einen

Mitarbeiter für das Vorzimmer des Ersten Bürgermeisters (m/w/d)

Tätigkeitsfeld:

• Steuerung und Überwachung von Terminen des Bürgermeisters
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Geschäftsterminen etc.
• Telefon- und Besuchermanagement mit Gesprächs- und Geschäftspartnern
• eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Post
• Vorbereitung von Ehe- und Altersjubiläen
• selbstständige Fertigung von Schriftstücken, wie z.b.: allgemeine Korrespondenz, Glückwunschschreiben usw.
• Organisation der Bürgerversammlungen und Bürgersprechstunden
• Organisatorische Aufgaben rund um das Tätigkeitsfeld des Bürgermeisters, wie die Korrespondenz mit den Stadtratsmitgliedern
• sowie alle weiteren im Vorzimmer anfallenden Aufgaben

Sie bringen mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw. einen abgeschlossenen Angestellten- bzw. Beschäftigtenlehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Bürokauffrau/ -mann oder eine vergleichbare Ausbildung aus dem Bereich der Büroorganisation
• professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (z.b. Terminvereinbarung via Outlook, Word, Excel, Serienbrieferstellung, etc.)
• selbstständige und proaktive Planung von Aufgaben und Terminen
• sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• souveränes, offenes und sicheres Auftreten sowie ausgezeichnete Umgangsformen, gepaart mit Kommunikationsstärke und ausgeprägter Serviceorientierung gegenüber sämtlichen Ebenen
• uneingeschränkte Zuverlässigkeit, Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• zeitliche Flexibilität, im Vertretungsfall ist diese Stelle in Vollzeit auszuüben

Wir bieten:

• ein modernen und vielseitigen Arbeitsplatz
• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnisein abwechslungsreiches, eigenverantwortliches und interessantes Aufgabengebiet in einem engagierten Team mit vielfältigen Bürgerkontakten
• eine leistungsgerechte Bezahlung, entsprechend der Ausbildung und Berufserfahrung nach dem geltenden Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Die Entwicklung bis EG 7 ist möglich.
• eine betriebliche Altersversorgung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung
• Fahrradleasing
• verschiedene freiwillige Leistungen für die Personalfürsorge und Gesundheitsfürsorge
• 30 Tage Urlaub, ab 01.01.2027 sind es 31 Tage
• Weiterbildungsmöglichkeiten

bis spätestens 18.10.2026