Mitarbeiter/-in Vorzimmerdienst (m/w/d)

Stadt Brandenburg; Brandenburg an der Havel; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Entgelt nach TVöD E6 (VKA)

Unbefristete Vollzeitstelle

VBB/Deutschlandticket Job Zuschuss

Jährliche Sonderzahlung & Tariferhöhun

Zusammenfassung

Die Stadt Brandenburg sucht eine/n Verwaltungsangestellte/n zur Unterstützung des Bürgermeisters. Sie übernehmen das Management des Terminkalenders, Postbearbeitung, Schriftgutvorbereitung und Koordination von Terminen, Sitzungen sowie Dienstberatungen.

Sie verfügen über eine Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare Qualifikation, bringen ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Loyalität, Diskretion und Belastbarkeit mit.

Qualifikationen

• Darüber hinaus wünschen wir uns termingerechtes Arbeiten, auch unter Zeitdruck.
• Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit.
• Umgangsformen, Einfühlungsvermögen sowie ausgeprägtes Serviceverständnis.
• Absolute Loyalität und Verschwiegenheit; Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft.
• Erfahrungen in der Arbeit öffentlicher Verwaltungen; sicherer MS-Office Umgang.
• Kenntnisse zum Bundesreisekostenrecht.

Aufgaben

• Führung des Terminkalenders und Koordinierung der Termine.
• Postbearbeitung, Annehmen, Vorlage und Weiterleitung der Unterschriftsmappen.
• Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches unterstützen.
• Annahme von Telefonaten und Erteilung von Auskünften.
• Vorbereitung und Koordinierung von Terminen, Dienstberatungen, Sitzungen.
• Besucherempfang und Bewirtung, Archivierung des Schriftgutes.
• Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Abrechnungen zu Fortbildungen.

Kenntnisse

Termingerechtes Arbeiten

Eigeninitiative

Durchsetzungsvermögen

Verhandlungsgeschick

Kommunikationsfähigkeit

Serviceverständnis

Loyalität/Vertraulichkeit

Belastbarkeit

MS-Office

Reisekostenrecht (Bund)

Ausbildung

Mittlerer allgemeiner Verwaltungsdienst

Verwaltungsfachangestellter

Angestelltenlehrgang I

Kaufmann/-frau Büromanagement

Bürokaufmann

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Ihnen obliegen insbesondere folgende Aufgaben:

• Führung des Terminkalenders sowie Koordinierung der Termine
• Postbearbeitung
• Annahme, Vorlage und Weiterleitung der Unterschriftsmappen aus den
• Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches
• Entgegennahme von Telefonaten und Erteilung von Auskünften
• Einholen von Informationen für den Bürgermeister
• Erledigung von Schreibarbeiten und Protokollaufgaben nach Weisung
• Zusammenstellung von Unterlagen für den Bürgermeister (z. B. für die Beigeordnetenberatung) bzw. die Organisationseinheiten des Geschäftsbereiches
• Regulierung des Publikumsverkehrs, Erledigung persönlicher und telefonischer
• Planung, Vorbereitung und Koordinierung von Terminen, Dienstberatungen, Sitzungen und Besprechungen des Bürgermeisters
• Besucherempfang und Bewirtung
• Ablageführung und Archivierung des Schriftgutes nach Aktenplan
• eigenverantwortliche Büromaterialbewirtschaftung
• Einordnen von Ergänzungstexten in Gesetzessammlungen und Aktualisierung sonstiger
• Inventarisierung
• Abwicklung von Reisekostenabrechnungen und Abrechnungen zu Aus- und Fortbildungen sowie Führung entsprechender Übersichten

Welche Mindestqualifikationen werden von Ihnen erwartet:

• Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst, abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder
• abgeschlossene Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement, Bürokaufmann, Fachangestellter für Bürokommunikation, Kaufmann für Bürokommunikation oder Facharbeiter für Schreibtechnik

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• termingerechtes Arbeiten, auch unter Zeitdruck
• Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit, gute
• Umgangsformen, Einfühlungsvermögen
• ausgeprägtes Serviceverständnis im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern/-innen
• absolute Loyalität und Verschwiegenheit
• Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit
• hohe Einsatzbereitschaft, auch gelegentlich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Erfahrungen in der Arbeit öffentlicher Verwaltungen
• sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kenntnisse zum Bundesreisekostenrecht

Unser Angebot

• Vergütung nach Entgeltgruppe E 6 TVöD (VKA)
• Vollzeitbeschäftigung und unbefristeter Arbeitsvertrag
• Arbeitgeberzuschuss zum VBB-Firmenticket oder Deutschlandticket Job
• Jährliche Sonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche