Mitarbeiter Empfang & Teamassistenz (m/w/d)

IABG; Koblenz; Vor Ort; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

IABG in Koblenz sucht Sie als Mitarbeiter Empfang & Teamassistenz (m/w/d). Sie empfangen Gäste, betreuen Kund:innen und Geschäftspartner:innen, koordinieren den Empfangsbereich und tragen zu einem reibungslosen Tagesablauf bei.

Sie planen Besprechungen, organisieren Reisen, bearbeiten Anliegen vor Ort und unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse runden das Profil ab; Freude am serviceorientierten Umgang ist gefragt.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen, gastronomischen oder dienstleistungsorientierten Bereich.
• Erfahrung im Umgang mit Gästen oder Kunden von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Bereitschaft zur Einarbeitung.

Aufgaben

• Freundlicher Empfang sowie Betreuung von Gästen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
• Organisation des Empfangs und reibungsloser Tagesablauf.
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben.

Kenntnisse

Gästeempfang

Kundenbetreuung

Organisation

MS Office

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische/medizinische/gastronomische/dienstleistungsorientierte Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Mitarbeiter Empfang & Teamassistenz (m/w/d)

Beschreibung der Stelle

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen und sorgen mit Ihrer freundlichen und empathischen Art dafür, dass sich Gäste und Kolleg:innen willkommen fühlen?
Sie behalten auch in hektischen Situationen den Überblick, reagieren souverän auf unterschiedliche Anliegen und finden pragmatische Lösungen?
Sie bringen Organisationstalent und Serviceorientierung mit und suchen eine abwechslungsreiche Tätigkeit, gerne auch als Quereinsteiger:in?
Unser Geschäftsbereich Defence & Security ist ein anerkannter technischer Dienstleister auf nationaler und internationaler Ebene bei der Konzeption von Lösungen, der Begleitung von Analyse-, Entwicklungs- und Realisierungsvorhaben sowie dem Betrieb von Systemen und der Bereitstellung von Serviceleistungen.

Tätigkeit

• Freundlicher und professioneller Empfang sowie Betreuung unserer Gäste, Kund:innen und Geschäftspartner:innen
• Organisation und Koordination des Empfangsbereichs sowie Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Serviceorientierte Bearbeitung unterschiedlicher Anliegen als erste Ansprechperson vor Ort
• Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
• Übernahme der internen und externen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Voraussetzungen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen, gastronomischen oder dienstleistungsorientierten Bereich oder vergleichbar
• Erfahrung im Umgang mit Gästen oder Kunden, erste Erfahrungen im Empfangs-, Assistenz- oder Servicebereich ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, beziehungsweise Bereitschaft zur Einarbeitung
• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein freundliches, empathisches und verbindliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für unterschiedliche Menschen und Situationen
• Belastbarkeit, Resilienz und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen ruhig, strukturiert und lösungsorientiert zu handeln
• Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Gästen

Ziele

Durch den perspektivischen Ausbau unserer Beratungs- und Analysekompetenzen leisten Sie einen entscheidenden Beitrag zur Weiterentwicklung unserer Leistungen, zur Zufriedenheit unserer Kunden und damit zum nachhaltigen Geschäftserfolg.