Managementassistenz (m/w/d)

EDF power solutions Deutschland; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Moderner Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeitregelung

Mobiles Arbeiten

Job summary

EDF power solutions Deutschland sucht eine Managementassistenz (m/w/d) zur umfassenden Betreuung des Hamburger Büros und zur Unterstützung des Standortleiters sowie weiterer Teamleiter im operativen Tagesgeschäft. Die Position startet ab Januar 2027.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Postbearbeitung, Bürobedarf, Koordination von Meetings, Reisen und die Unterstützung bei standortbezogenen Projekten. Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und individuelle

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Berufserfahrung in Assistenz/Office-Management oder ähnlicher Funktion.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Grundkenntnisse Englisch vorteilhaft.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängiger Bürosoftware.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Betreuung des Hamburger Büros.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Telefonakquise und Weiterleitung.
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Archivpflege.
• Beschaffung von Büromaterial, Kleidung, Küchenutensilien und Bürobedarf.
• Verwaltung von Zugangskarten und Raumplanung.
• Organisation standortübergreifender Meetings und Events.
• Korrespondenz mit Vermietern, Hausmeistern, Dienstleistern und externen Partnern.
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Bestellsystem (intern)

Rechnungsfreigabesystem

Job description

Als Managementassistenz (m/w/d) übernimmst Du das administrative und organisatorische Management unseres Hamburger Büros und unterstützt den Standortleiter Hamburg als auch weitere Teamleiter im operativen Tagesgeschäft. Die Position ist ab Januar 2027 zu besetzen.

Deine Aufgaben:

• Administrative und organisatorische Betreuung des Hamburger Büros
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung des Archivs
• Organisation und Bestellung von Büromaterialien, Arbeitskleidung in Abstimmung mit der verantwortlichen Person für Sicherheit und Gesundheitsschutz, Küchenutensilien und weiterem Bürobedarf
• Verwaltung von Zugangskarten und teamrelevanten Unterlagen
• Koordination der Raumplanung und -belegung sowie Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags
• Organisation, Betreuung und Nachbereitung standortübergreifender Arbeitstreffen, Weihnachtsfeiern und Teamevents
• Unterstützung bei der Korrespondenz und Abstimmung mit Vermietern, Hausmeistern, Reinigungskräften, Dienstleistern, Handwerkern und weiteren externen Ansprechpartnern
• Zentrale Ansprechperson für das Management sowie für andere Fachbereiche bei standortbezogenen Anliegen
• Administrative und organisatorische Unterstützung des Standortleiters Hamburg sowie weiterer Teamleiter im operativen Tagesgeschäft
• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Meetings
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Korrespondenz und weiteren Unterlagen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Erfassung von Bestellungen im internen Bestellsystem sowie Versand von Belegen an die Buchhaltung
• Prüfung und Aufbereitung von Rechnungen zur weiteren Bearbeitung im Rechnungsfreigabesystem
• Übernahme von Vertretungsaufgaben für die Assistenzen anderer Standorte in Deutschland
• Mitarbeit an definierten Projekten in Abstimmung mit dem Chief Development Officer

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Funktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse

Wir bieten Dir

• Einen modernen Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, fairen Unternehmen mit flachen Hierarchien und einem wertschätzenden Betriebsklima
• Ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabenfeld in einem wachsenden Unternehmen mit internationalem Hintergrund in einer dynamisch wachsenden Zukunftsbranche
• Eine Unternehmenskultur, in die Du Dich mit eigenen Ideen und Initiativen fachlich einbringen und Dich persönlich weiterentwickeln kannst
• Aktive Förderung Deiner fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung durch individuelle Fortbildungsprogramme
• Flexible Arbeitszeitregelung (durch Kern- und Vertrauensarbeitszeit) und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten