Management Assistant /Teamassistent (w/m/d)

ESPRiT Engineering; Ingolstadt; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Home Office flexibel

Flexible Arbeitszeiten

Karriereperspektiven

Job summary

Die ESPRiT Engineering GmbH sucht eine engagierte Office-Management-Assistenz, die das Management tatkräftig unterstützt. Sie arbeiten eng mit Personal, Recruiting, Office-Management, Buchhaltung sowie Projektleitern zusammen und tragen dazu bei, die Effizienz des Managements zu steigern und den Teamgeist zu fördern.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Meetings, Reisekostenabrechnungen, Erstellung von Unterlagen, Koordination von Terminen und die zentrale Verwaltung von Verträgen und

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und modernen KI-Tools.
• Ausgeprägte Kundenorientierung, Kommunikationsfähigkeit und Lernbereitschaft.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements, inkl. Reisekostenabrechnung und Vorbereitung von Unterlagen für Meetings.
• Betreuung des Kundenmanagements: Bearbeitung von Anfragen, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
• Unterstützung des Vertriebsteams sowie Erstellung von Präsentationen, Berichten und kundenbezogenen Unterlagen.
• Terminkoordination, Post- und Paketbearbeitung, Telefonzentrale und Büromaterialverwaltung.
• Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement; Rechnungsprüfung und Freigabevorbereitung für die Buchhaltung.

Skills

Kundenorientierung

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Reisebereitschaft

Education

Universitätsabschluss

Tools

MS Office 365

KI-Tools

Job description

Die ESPRiT Engineering GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das in den Entwicklungsabteilungen namhafter Kunden vertreten ist (unter anderem AUDI und BMW).

Im ESPRiT Engineering Team agierst du als rechte Hand des Managements und stehst in engem Austausch mit Bereichen wie Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung, sowie mit Projektleitern und Teammitgliedern aus unseren Kundenprojekten.. Dein Einsatz trägt maßgeblich dazu bei, die Effektivität des Managements zu sichern und den Teamgeist im Unternehmen weiter auszubauen..

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements:
  • Unterstützung des Managements bei operativen Themen
  • Reisekostenabrechnung
  • Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen
• Betreuung des Kundenmanagements:
  • Aktive Unterstützung im Kundenmanagement durch die Bearbeitung und Koordination von Kundenanfragen und Kundenkommunikation
  • Schnittstelle bzw. Ansprechpartner/in für Kunden und Lieferanten
  • Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen sowie strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
  • Unterstützung des Vertriebsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und kundenbezogenen Unterlagen
  • Terminkoordination mit allen relevanten Stakeholdern
  • Post- & Paketbearbeitung
  • Betreuung Telefonzentrale
  • Büromaterialverwaltung - und Bestellung
  • Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement
  • Rechnungsprüfung und Freigabe-Vorbereitung für die Buchhaltung
• Erfolgreich abgeschlossenes Studium
• Sicherer Umgang mit den MS-Office 365 und gegenwärtigen KI-Tools
• Strukturierte und methodische Arbeitsweise mit hohem Dienstleistungsverständnis sowie professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kundenorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
• Flexibilität sowie Reisebereitschaft

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Home Office Regelung
• Flexible Arbeitszeiten
• Hohe Eigenverantwortung, individuelle Freiräume, schnelle Verantwortungsübernahme und langfristige Karriereperspektive.