Leitung Office Management / Kundendienst (m/w/d)

AVART Personal GmbH; Berlin; Hybrid; EUR 50,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich (1 Tag pro Woche)

Job summary

AVART Personal GmbH in Berlin-Marzahn sucht eine erfahrene Leitung Office Management / Kundendienst. Sie steuern operative Abläufe, koordinieren Aufträge und sorgen für reibungslose Prozesse im Zusammenspiel von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftsleitung.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Office Management mit, verfügen idealerweise über Führungsverantwortung und arbeiten eng mit dem Team zusammen, um interne Abläufe kontinuierlich zu optimieren.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung von 3–5 Jahren im Office Management, Kundendienstleitung oder vergleichbarer Koordinationsposition.
• Idealerweise erste Führungsverantwortung oder fachliche Mitarbeitersteuerung.
• Fundierte Kenntnisse im Auftragsmanagement, Einsatzplanung und Serviceprozessen.
• Erfahrung in technischem, handwerksnahem oder dienstleistungsorientiertem Umfeld.
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und CRM-Systemen.

Responsibilities

• Leitung und Koordination des Kundendienstes sowie Sicherstellung effizienter organisatorischer Abläufe.
• Eigenverantwortliche Steuerung des Auftragsmanagements von der Auftragserfassung bis zur Abwicklung.
• Planung, Koordination und vorausschauende Organisation von Wartungs- und Serviceterminen.
• Zentrale Ansprechperson für Kunden, Mitarbeiter und Geschäftsleitung.
• Professionelle Bearbeitung von Dokumenten, Korrespondenz und auftragsbezogenen Unterlagen.
• Pflege und Aktualisierung der Kunden- und Auftragsdaten im CRM.

Skills

Organisationstalent

Office Management

Kundendienstkoordination

CRM-Systeme

MS Office

Tools

CRM-Systeme

MS Office

Job description

Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei zahlreichen parallelen Aufgaben den Überblick und möchtest Verantwortung übernehmen? Du bringst Erfahrung im Office Management oder in der Kundendienstkoordination mit und verstehst es, Mitarbeiter, Kunden und interne Abläufe professionell zu steuern?

Dann erwartet Dich eine spannende Position mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum!

Für ein etabliertes, serviceorientiertes Unternehmen im technischen und handwerksnahen Dienstleistungsumfeld suchen wir Dich als Leitung Office Management / Kundendienst (m/w/d) in Berlin-Marzahn.

Unser Auftraggeber steht für zuverlässige Dienstleistungen, hohe Qualitätsstandards und eine professionelle Kundenbetreuung. Dich erwartet ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, in dem Organisation, vorausschauende Planung und eine enge Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern eine zentrale Rolle spielen.

In dieser verantwortungsvollen Schlüsselposition übernimmst Du die operative Steuerung des Kundendienstes und die Organisation der Büroabläufe. Dabei bist Du eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Mitarbeitern und der Unternehmensleitung und sorgst dafür, dass Aufträge, Termine und Serviceleistungen reibungslos ineinandergreifen.

Das kannst Du erwarten

• Unbefristete Festanstellung in einem zukunftssicheren und etablierten Unternehmen
• Attraktive Vergütung von bis zu 56.000 € brutto jährlich, abhängig von Qualifikation und Erfahrung
• 39-Stunden-Woche mit der Möglichkeit einer Teilzeitbeschäftigung nach Absprache
• Homeoffice an einem Tag pro Woche
• Verantwortungsvolle Leitungsposition mit vielseitigen organisatorischen und koordinierenden Aufgaben
• Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse
• Abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit engem Kontakt zu Kunden, Mitarbeitern und der Unternehmensleitung
• Langfristige berufliche Perspektive in einem etablierten und serviceorientierten Unternehmensumfeld
• Geplanter Einstieg zum Jahreswechsel 2026/2027 im Rahmen einer Nachbesetzung

Deine Aufgaben

• Leitung und Koordination des Kundendienstes sowie Sicherstellung effizienter organisatorischer und administrativer Abläufe
• Eigenverantwortliche Steuerung des Auftragsmanagements von der Auftragserfassung bis zur erfolgreichen Abwicklung
• Planung, Koordination und vorausschauende Organisation von Wartungs- und Serviceterminen
• Zentrale Ansprechperson für Kunden, Mitarbeiter und die Geschäftsleitung bei organisatorischen und operativen Fragestellungen
• Professionelle Bearbeitung von Dokumenten, Korrespondenz und auftragsbezogenen Unterlagen
• Pflege und kontinuierliche Aktualisierung der Kunden- und Auftragsdaten im CRM-System
• Optimierung bestehender Arbeitsabläufe und aktive Mitgestaltung effizienter Prozesse im Office Management

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung von mindestens 3–5 Jahren im Office Management, in der Kundendienstleitung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Position
• Idealerweise erste Führungserfahrung oder Erfahrung in der fachlichen Steuerung von Mitarbeitern
• Fundierte Kenntnisse im Auftragsmanagement, in der Einsatzplanung und in der Organisation von Serviceprozessen
• Erfahrungen in einem technischen, handwerklichen oder dienstleistungsorientierten Unternehmen sind besonders willkommen
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen und gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte, lösungsorientierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und ein professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Mitarbeitern
• Hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen