Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

BSIK; Kriftel; Hybrid; EUR 17,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Leistungsorientierte Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

Familienfreundliche Arbeitsumgebung

Onboarding inkl. strukturierter Einarb

Fortbildungen werden übernommen

Job summary

BSIK in Kriftel sucht eine*n Kaufmännische*n Mitarbeiter*in in Teilzeit zur Unterstützung der Liquiditätsplanung und des kaufmännischen Tagesgeschäfts. Du arbeitest bis zu 20 Stunden pro Woche, möglichst vormittags, und bist Ansprechperson für Kunden, Partner und interne Abläufe.

Nach einer Einarbeitung erledigst du auch Aufgaben remote von zu Hause aus, behältst Fristen im Blick und unterstützt das Team bei administrativen Tätigkeiten.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung, z.B. Büromanagement oder ähnliches.
• Zahlennachhaltige Arbeitsweise und Plausibilitätsprüfung stehen im Fokus.
• Gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und digitale Arbeitsabläufe sind erforderlich.

Responsibilities

• Liquiditätsplanung in Commitly pflegen und weiterentwickeln
• Eigenständig Prognosen erstellen und Engpässe frühzeitig erkennen
• Mit Geschäftsführung über Handlungsmöglichkeiten sprechen
• Belege in sevdesk prüfen und bearbeiten
• Unstimmigkeiten klären und Überweisungen vorbereiten
• Angebote einholen, Termine koordinieren und administrative Aufgaben unterstützen
• Für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister eine verlässliche Ansprechperson sein
• Büromaterial bestellen und offene Aufgaben im Blick behalten
• Vorschläge zur Optimierung von Abläufen einbringen

Skills

Zahlenverständnis

Office-Anwendungen

Zuverlässigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

sevdesk

Commitly

Excel

Job description

Ein Beleg fehlt. Eine Zahlung steht aus. In der Liquiditätsplanung zeichnet sich ein Engpass ab. Du gehst solchen Dingen nach, klärst offene Fragen und sprichst frühzeitig an, wenn eine Entscheidung nötig ist.

Bei BSIK entwickelst du unsere Liquiditätsplanung weiter und hältst das kaufmännische Tagesgeschäft zusammen. Wir sind ein Ingenieur- und Beratungsbüro für Brandschutz.

Aufgaben

• unsere Liquiditätsplanung in Commitly pflegen und weiterentwickeln


• eigenständig Prognosen erstellen und mögliche Engpässe frühzeitig erkennen


• mit der Geschäftsführung besprechen, welche Handlungsmöglichkeiten wir haben


• in der vorbereitenden Buchhaltung eingehende Belege mit sevdesk prüfen und bearbeiten


• Unstimmigkeiten klären und Überweisungen vorbereiten


• Angebote einholen, Termine koordinieren und bei administrativen Aufgaben unterstützen


• für Kunden, Geschäftspartner und Dienstleister eine verlässliche Ansprechperson sein und dich um die Bürokommunikation kümmern


• Büromaterial bestellen, offene Aufgaben im Blick behalten und dort unterstützen, wo gerade Hilfe gebraucht wird


• deinen Vorschlag einbringen, wenn ein Ablauf besser funktionieren könnte.

Passt deine Haltung zu uns?

Du passt gut zu uns, wenn du …

• nachfragst, wenn dir Informationen fehlen


• Zusagen ernst nimmst


• verstehen willst, was hinter den Zahlen steckt


• Handlungsbedarf rechtzeitig ansprichst


• dir Unterstützung holst, wenn du sie brauchst

Was du mitbringst

• Du arbeitest sorgfältig mit Zahlen, prüfst sie auf Plausibilität und setzt Prioritäten, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen.


• Du gehst sicher mit gängigen Office-Anwendungen um und findest dich in digitale Arbeitsabläufe ein.


• Praktische Erfahrung in der Liquiditätsplanung ist ausdrücklich erwünscht. Wenn du sie noch nicht mitbringst, kannst du dich mit soliden kaufmännischen Grundlagen und gutem Zahlenverständnis bei uns einarbeiten.


• Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, in der Assistenz oder im Apple-Umfeld hilft dir beim Einstieg.


• sevdesk und Commitly kannst du bei uns lernen.

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ist Voraussetzung, etwa im Büromanagement oder in einem anderen kaufmännischen Ausbildungsberuf.

Wie wir dich unterstützen

• Ein Einstieg mit persönlicher Begleitung – Du lernst unsere Abläufe mit einem strukturierten Onboarding kennen. Videos helfen dir, dich einzuarbeiten. Für Fragen hast du eine feste Ansprechperson.


• Entwicklung, die zu deinen Zielen passt – In regelmäßigen Entwicklungsgesprächen schauen wir gemeinsam darauf, was du vertiefen möchtest und welcher nächste Schritt für dich sinnvoll ist. Welche Fortbildungen du dafür brauchst, vereinbaren wir individuell. BSIK übernimmt die Kosten für vereinbarte Fortbildungen.


• Eigene Verantwortung mit Rückhalt – Du bekommst Raum, deinen Aufgabenbereich weiterzuentwickeln. Wir geben dir ehrliches Feedback, hören uns deine Vorschläge an und sprechen offen darüber, wenn etwas schiefläuft.


• Eine familienfreundliche Arbeitsumgebung – Wenn du nach einer beruflichen Auszeit, etwa nach der Elternzeit, wieder einsteigen möchtest, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.


• Leistungsorientierte Vergütung – Zur Stelle gehört eine leistungsorientierte Vergütung über dem Branchendurchschnitt.


• Flexibilität mit Eigenverantwortung – Wir bieten dir Flexibilität und vertrauen auf deine Eigenverantwortung. Du sprichst offen an, was du brauchst, hältst Vereinbarungen ein und suchst bei etwaigen Einschränkungen gemeinsam mit uns nach Lösungen, die zu deiner Situation und zur Aufgabe passen.

So organisieren wir deine Teilzeit

Du arbeitest bis zu 20 Stunden pro Woche, möglichst vormittags. Am besten passt für uns eine Verteilung auf Mittwoch bis Freitag und unser gemeinsames Teammeeting am Montag um 9 Uhr. Je nach Stundenumfang kann deine Arbeitszeit auch über den Vormittag hinausgehen. Alternativ können wir die Stunden gleichmäßig auf Montag bis Freitag verteilen.

Dein Arbeitsort liegt im Main-Taunus-Kreis. Unser Büro befindet sich aktuell in der Gutenbergstraße 5, 65830 Kriftel. Wir schauen uns derzeit nach neuen Büroräumen im Main-Taunus-Kreis um.

Nach der Einarbeitung steht dir das Büro weiterhin zur Verfügung. Wenn du möchtest, kannst du den Großteil deiner Aufgaben auch von zu Hause erledigen. Für unser wöchentliches Teammeeting montags um 9 Uhr und zum Scannen von Papierbelegen arbeitest du vor Ort.