Backoffice Manager/in – kaufm. Steuerung & Digitalisierung (m/w/d)

carmasec GmbH & Co. KG; Köln; Hybrid; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Selbstverwirklichung

Spannendes Arbeitsumfeld

Flexible Arbeitszeiten

Zusatzleistungen

Weiterbildungen

Individuelle Hardware-Auswahl

Geringe Reisetätigkeit

Teambuilding

Workation

Urlaub

Job summary

carmasec GmbH & Co. KG sucht eine engagierte Backoffice-Organisationstalentperson, die kaufmännische Abläufe steuert, Unternehmenszahlen im Blick behält und Prozesse mithilfe von KI und digitalen Tools weiterentwickelt.

Als zentrale Stütze des Teams koordinierst du Menschen und Aufgaben, erstellst regelmäßige Reports und sorgst für strukturierte Abläufe. Du arbeitest flexibel mit KI-gestützten Tools und Microsoft 365 und gestaltest interne Prozesse nachhaltig.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer kaufmännischen oder vergleichbaren Backoffice-Funktion.
• Abschluss kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
• Gutes betriebswirtschaftliches Verständnis und starke Zahlenaffinität.
• Erfahrung mit Auswertungen, Controlling und Reporting.
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse, insbesondere Excel/SharePoint/Teams/Outlook.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Backoffice eigenverantwortlich organisieren, reibungslose administrative Abläufe sicherstellen.
• Kaufmännische Administration, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement.
• Regelmäßige Management-Reports und Kennzahlen aufbereiten.
• Prozesse analysieren, Digitalisierungspotenziale identifizieren und automatisieren.
• KI-Tools und Microsoft 365 zur Optimierung einsetzen.
• Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, HR, Consultants und externen Dienstleistern koordinieren.

Skills

Organisations talent

Zahlenaffinität

Kaufmännisches Verständnis

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Microsoft 365-Kenntnisse

Excel

SharePoint

Teams

Outlook

Analytische Fähigkeiten

KI-Tools (ChatGPT, Claude, Copilot)

Projektcontrolling

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Power BI

DATEV

HubSpot

Jira

Confluence

Job description

Du möchtest unser Backoffice eigenverantwortlich organisieren, kaufmännische Abläufe steuern, Unternehmenszahlen im Blick behalten und mit KI und digitalen Tools unsere internen Prozesse aktiv weiterentwickeln?

Als zentrale Stütze unseres Teams weißt du, worauf es ankommt, damit im Unternehmensalltag alles rundläuft. Du behältst den Überblick, erkennst vorausschauend, was zu tun ist, setzt die richtigen Prioritäten und sorgst dafür, dass nichts Wichtiges liegen bleibt. Als vertrauensvolle und zuverlässige Ansprechperson koordinierst du Menschen und Aufgaben mit Fingerspitzengefühl, unterstützt deine Kolleg:innen und packst dort an, wo du gebraucht wirst.

Dabei verbindest du Organisationstalent mit kaufmännischem Verständnis und einem ausgeprägten Gespür für Zahlen. Du erstellst und behältst Abrechnungen, offene Forderungen und kaufmännische Kennzahlen im Blick, erkennst Unstimmigkeiten frühzeitig und sorgst für transparente, strukturierte Abläufe. Gleichzeitig hinterfragst du bestehende Prozesse und findest innovative Wege, diese mithilfe von digitalen Tools und KI einfacher, effizienter und möglichst automatisiert zu gestalten.

Unser Team aus Security-Expert:innen setzt sich leidenschaftlich für den Schutz digitaler Infrastrukturen ein und arbeitet mit viel technischer Freiheit, kollegialer Unterstützung und minimaler Reisetätigkeit in anspruchsvollen Kundenprojekten.

Mit langjähriger Beratungserfahrung, agilen Arbeitsweisen und kontinuierlicher Weiterentwicklung unterstützen wir unsere Kunden branchenneutral und herstellerunabhängig.

Wir legen großen Wert auf kollegiale Zusammenarbeit, Wissensaustausch und eine offene Feedbackkultur. Bei komplexen Aufgaben findest du immer Unterstützung im Team.

Aufgaben

• Du organisierst und steuerst unser Backoffice eigenverantwortlich und sorgst für reibungslose administrative Abläufe, eine zuverlässige Termin- und Vertragsverwaltung sowie strukturierte interne Prozesse.

• Du übernimmst die kaufmännische Administration, einschließlich Projektabrechnungen, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und der Zusammenarbeit mit unserer Steuerberatung.

• Du erstellst regelmäßige Management-Reports und bereitest relevante Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Kosten, Forderungen, Projektstände und Plan-Ist-Abweichungen als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung auf.

• Du analysierst und optimierst bestehende Prozesse, identifizierst Digitalisierungspotenziale und setzt effiziente, möglichst automatisierte Lösungen eigenständig um.

• Du nutzt KI-Tools und Microsoft 365, um wiederkehrende administrative Tätigkeiten zu vereinfachen, manuelle Aufwände zu reduzieren und die Qualität unserer internen Abläufe kontinuierlich zu verbessern.

• Du koordinierst die Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, HR, Consultants und externen Dienstleistern und unterstützt bei administrativen HR-Themen sowie der Organisation interner Veranstaltungen.

Dabei hast du den Freiraum, eigene Ideen einzubringen und unsere internen Prozesse nachhaltig weiterzuentwickeln.

Qualifikation

Deine Fähigkeiten (für uns wichtig)

Für uns ist es wichtig, dass Du Spaß daran hast, Neues zu lernen und Dein Wissen weiterzugeben.

Das wünschen wir uns von Dir:

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer kaufmännischen oder vergleichbaren Backoffice-Funktion sowie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium. Dabei bringst du ein gutes betriebswirtschaftliches Verständnis und eine ausgeprägte Zahlenaffinität mit.

• Du hast Erfahrung mit kaufmännischen Auswertungen, Controlling und Reporting und kannst relevante Kennzahlen eigenständig analysieren, verständlich aufbereiten und daraus wichtige Erkenntnisse ableiten.

• Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei vielfältigen Aufgaben und unterschiedlichen Anforderungen den Überblick und die Freundlichkeit, setzt die richtigen Prioritäten und sorgst dafür, dass nichts Wichtiges liegen bleibt.

• Du überzeugst durch deine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke, hast Freude daran, deine Kolleg:innen zu unterstützen, und bist eine zuverlässige Ansprechperson für unterschiedliche Unternehmensbereiche.

• Du besitzt sehr gute Microsoft-365-Kenntnisse, insbesondere in Excel, SharePoint, Teams und Outlook, und nutzt digitale Tools sicher und effizient im Arbeitsalltag.

• Du bringst sehr gute analytische Fähigkeiten mit, erkennst Zusammenhänge und Verbesserungspotenziale schnell und findest auch für komplexere Aufgaben pragmatische und durchdachte Lösungen.

• Du nutzt KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Copilot regelmäßig und hast Freude daran, administrative Prozesse mithilfe digitaler Lösungen eigenständig zu optimieren und möglichst zu automatisieren.

• Du arbeitest strukturiert, eigenverantwortlich und lösungsorientiert, denkst unternehmerisch, handelst vorausschauend und setzt deine Ideen mit Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität zuverlässig um.

• Du bringst idealerweise Erfahrung im Projektcontrolling mit, vorzugsweise aus einem Beratungs- oder Dienstleistungsunternehmen.

• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst klar, professionell und wertschätzend.

Deine Fähigkeiten (nice to have)

Über folgenden Fähigkeiten von Dir freuen wir uns, ansonsten erlernst Du die Aspekte im Rahmen der Einarbeitung:

• Du hast Erfahrung mit Power BI oder vergleichbaren Reporting- und Automatisierungstools und möchtest datenbasierte Auswertungen und Prozesse weiterentwickeln.

• Du verfügst über Kenntnisse in DATEV, HubSpot, Jira oder Confluence.

Auch wenn du nicht alle Punkte erfüllst, freuen wir uns trotzdem über deine Bewerbung.

Benefits

• Selbstverwirklichung: Freiraum zum Ausprobieren, eine offene Fehlerkultur und die Mitgestaltung von Strukturen im Unternehmen sind bei uns selbstverständlich.

• Spannendes Arbeitsumfeld: Du gestaltest interne Prozesse in einem Unternehmen mit anspruchsvollen Projekten rund um Cyber Security, Cloud und IT-Architekturen.

• Flexible Arbeitszeiten: Arbeite in Deiner produktiven Zeit und plane private Verpflichtungen flexibel ein. Mehrarbeit wird ausgeglichen.

• Zusatzleistungen: Du hast die Wahl zwischen verschiedenen Angeboten wie
  Deutschland-Jobticket, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Kitaplatzes
  Förderung oder Job Rad.

• Weiterbildungen: Wir investieren in Deine Entwicklung durch regelmäßige Weiterbildungen und renommierte Zertifizierungen.

• Individuelle Hardware-Auswahl: Du entscheidest, welche Hardware Du nutzen möchtest.

• Geringe Reisetätigkeit: Wir arbeiten remote oder in unseren Büros in Köln oder Essen. Besprechungen vor-Ort beim Kunden sind bei uns die Ausnahme.

• Teambuilding: Unser monatlicher Open Space dient der kreativen Arbeit an aktuellen Themen. Regelmäßige Events (z. B. gemeinsame Workation, Sommerfest oder Weihnachtsfeier) werden vom Team selbst geplant und umgesetzt.

• Workation: Kombiniere Arbeit und Reisen oder nimm Dir eine längere Auszeit im Rahmen eines Sabbaticals.

• Urlaub: 30 Tage Urlaub pro Jahr und Sonderurlaub für besondere Anlässe.

Du hast Spaß daran, Verantwortung zu übernehmen, den Überblick zu behalten und dafür zu sorgen, dass im Unternehmensalltag alles rundläuft? Du bringst Organisationstalent und kaufmännisches Verständnis mit, arbeitest gerne mit Zahlen und möchtest mit deinen Ideen und digitalen Lösungen unsere internen Abläufe aktiv mitgestalten und verbessern? Dann bist du bei uns genau richtig!

Freu dich auf ein starkes und diverses Team, in dem Zusammenarbeit, gegenseitige Unterstützung und der Spaß an der Arbeit nicht zu kurz kommen.

Unser Bewerbungsprozess ist unkompliziert und transparent.