HR & Training Assistant (m/w/d)

German LNG Terminal; Brunsbüttel; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

German LNG Terminal sucht eine/n HR & Training Assistant (m/w/d) zur Unterstützung der Personalabteilung in administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Personal- und Trainingsbereich. Sie tragen zur Sicherstellung effizienter HR-Prozesse bei, planen und dokumentieren Schulungs- und Zertifizierungsmaßnahmen und pflegen Personal-, Qualifikations- und Trainingsdaten.

Enge Zusammenarbeit mit HR Advisors und externen Dienstleistern erfolgt in einem hochregulierten LNG- und

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Bereich Personaladministration, Office Management, Weiterbildung oder Training von Vorteil
• Erfahrung im Umgang mit administrativen Prozessen und Dokumentationen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams
• Erste Erfahrungen im Umgang mit HR-Systemen und/oder Learning Management Systemen (LMS) von Vorteil
• Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Verwaltungsprozesse
• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten
• Grundkenntnisse im Personalwesen sind von Vorteil

Aufgaben

• HR-Administration: administrative Aufgaben entlang des Employee Lifecycles vom Eintritt bis zum Austritt
• Personalunterlagen, Bescheinigungen und Standarddokumente pflegen
• Personalstammdaten und elektronische Personalakten verwalten
• HR-Reports und Auswertungen vorbereiten
• Onboarding- und Offboarding-Prozesse unterstützen
• Gehaltsabrechnung-Daten pflegen und mit externem Dienstleister zusammenarbeiten
• Recruiting-Unterstützung: Vorstellungsgespräche koordinieren und Bewerbermanagement unterstützen
• Bewerberdaten und Recruiting-Unterlagen pflegen
• Recruiting-Events und Employer-Branding-Aktivitäten unterstützen
• Trainingsorganisation & Qualifikationsmanagement: Trainings planen, nachverfolgen, Teilnehmerlisten erstellen
• Schulungsunterlagen und Zertifikatsübersichten erstellen
• Daten in HR-Systemen und LMS pflegen
• Qualifikations-/Zertifikatsnachweise verwalten
• Fristen, Rezertifizierungen und Schulungen überwachen
• Dokumentation & Compliance: Schulungs- und HR-Dokumentationen pflegen
• Audits unterstützen
• Regulatorische Anforderungen einhalten
• Systempflege & Datenmanagement: HR-Systeme & LMS pflegen
• Datenqualität sicherstellen
• Übersichten, Statistiken erstellen
• HR- und Trainingsprozesse digitalisieren und verbessern
• Zusammenarbeit & Unterstützung: Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
• Enge Zusammenarbeit mit HR, HSE, Fachbereichen und externen Trainingsanbietern
• Termine, Meetings und Abstimmungen koordinieren
• Sonderaufgaben und Projekte im HR-Team unterstützen

Kenntnisse

Microsoft 365

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

LMS

HR-Systeme

Jobbeschreibung

AlsHR & Training Assistant (m/w/d)unterstützen Sie die Personalabteilung bei allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Personal- und Trainingsbereich.

Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung effizienter HR-Prozesse und unterstützen die Organisation bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungs-, Qualifizierungs- und Zertifizierungsmaßnahmen. Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben entlang desEmployeeLifecycles und sorgen für eine zuverlässige Pflege von Personal-, Qualifikations- und Trainingsdaten.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem HRAdvisor, dem HR & TrainingCoordinator, Führungskräften sowie externen Dienstleistern zusammen und unterstützen einen sicheren, regelkonformen und professionellen Personalbetrieb in einem hochregulierten LNG- und KRITIS-Umfeld.

AlsHR & Training Assistant (m/w/d)unterstützen Sie die Personalabteilung bei allen administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Personal- und Trainingsbereich.

Sie leisten einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung effizienter HR-Prozesse und unterstützen die Organisation bei der Planung, Durchführung und Dokumentation von Schulungs-, Qualifizierungs- und Zertifizierungsmaßnahmen. Darüber hinaus übernehmen Sie administrative Aufgaben entlang desEmployeeLifecycles und sorgen für eine zuverlässige Pflege von Personal-, Qualifikations- und Trainingsdaten.

In dieser Rolle arbeiten Sie eng mit dem HRAdvisor, dem HR & TrainingCoordinator, Führungskräften sowie externen Dienstleistern zusammen und unterstützen einen sicheren, regelkonformen und professionellen Personalbetrieb in einem hochregulierten LNG- und KRITIS-Umfeld.

Ihr Profil

Ausbildung & Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Personaldienstleistungskaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation

• Erste Berufserfahrung im Bereich Personaladministration, Office Management, Weiterbildung oder Training von Vorteil

• Erfahrung im Umgang mit administrativen Prozessen und Dokumentationen wünschenswert

Fachliche Expertise

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel und Teams

• Erste Erfahrungen im Umgang mit HR-Systemen und/oder Learning Management Systemen (LMS) von Vorteil

• Verständnis für strukturierte Dokumentations- und Verwaltungsprozesse

• Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten

• Grundkenntnisse im Personalwesen sind von Vorteil

Arbeitsweise & Kompetenzen

• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Serviceorientierung

• Hohes Qualitätsbewusstsein sowie Genauigkeit bei der Datenpflege

• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und Prioritäten zu setzen

• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke

• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen

Sprachen

• Fließende DeutschkenntnisseundguteEnglischkenntnisse in Wort und Schrift

Ihre Aufgaben

HR-Administration & Personalprozesse

• Sie unterstützen bei administrativen Aufgaben entlang des gesamtenEmployeeLifecycles vom Eintritt bis zum Austritt

• Sie erstellen und pflegen Personalunterlagen, Bescheinigungen und Standarddokumente

• Sie verwalten Personalstammdaten sowie elektronische Personalakten

• Sie unterstützen bei der Vorbereitung von HR-Reports und Auswertungen

• Sie wirken bei Onboarding- undOffboarding-Prozessen mit

• Sie unterstützen die Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung durch die Pflege relevanter Daten und Dokumente und arbeiten mit unseremexternen Dienstleisterzusammen

Recruiting-Unterstützung

• Sie koordinieren Vorstellungsgespräche und Termine mit Fachbereichen und Bewerber*innen sowie Agencies und der Agentur für Arbeit

• Sie unterstützen bei der Bewerberkommunikation und dem Bewerbermanagement

• Sie pflegen Bewerberdaten und Recruiting-Unterlagen in den entsprechenden Systemen

• Sie unterstützen bei Recruiting-Events undEmployer-Branding-Aktivitäten

Trainingsorganisation & Qualifikationsmanagement

• Sie unterstützen bei der Organisation, Planung und Nachverfolgung von Trainingsmaßnahmen

• Sieunterstützen in der Koordination vonSchulungsterminen, Teilnehmendenund organisatorischenAbläufen

• Sie erstellen Teilnehmerlisten, Schulungsunterlagen und Zertifikatsübersichten

• Sie pflegen Trainings- und Qualifikationsdaten in den entsprechenden Systemen

• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Qualifikations- und Zertifizierungsnachweisen

• Sie unterstützen bei der Überwachung von Fristen, Rezertifizierungen und verpflichtenden Schulungen

Dokumentation & Compliance

• Sie führen und pflegen Schulungs-, Qualifikations- und HR-Dokumentationen

• Sie stellen die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit relevanter Dokumente sicher

• Sie unterstützen bei internen und externen Audits durch die Zusammenstellung erforderlicher Nachweise

• Sie unterstützen die Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer Anforderungen

Systempflege & Datenmanagement

• Sie pflegen Daten in HR-Systemen sowie Learning Management Systemen (LMS)

• Sie unterstützen bei der Sicherstellung der Datenqualität und Datenkonsistenz

• Sie erstellenÜbersichten, Statistiken und Auswertungen

• Sie wirken bei der Digitalisierung und kontinuierlichen Verbesserung von HR- und Trainingsprozessen mit

Zusammenarbeit & Unterstützung

• Sie sind erste Ansprechperson für Mitarbeitende bei administrativen Fragen zu Trainings, Qualifikationen und Personalprozessen

• Sie arbeiten eng mit HR, HSE, Fachbereichen sowie externen Trainingsanbietern zusammen

• Sie koordinieren Termine, Meetings und organisatorische Abstimmungen

• Sie unterstützen das HR-Team bei Sonderaufgaben und Projekten

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld mit Gestaltungsspielraum sowie attraktive, marktgerechte Rahmenbedingungen. Gerne geben wir Ihnen im persönlichen Austausch weitere Einblicke in unser Gesamtpaket.

Chancengleichheit ist für uns selbstverständlich

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.