HR Assistant (m/w/d)

head for work GmbH; Düsseldorf; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Gruppenunfallversicherung

Corporate-Health-Angebote

Mitarbeiterrabatte über Corporate- ben

Regelmäßige Firmenveranstaltungen

Job summary

head for work GmbH sucht eine(n) HR Assistant (m/w/d) mit ausgeprägter Serviceorientierung und sehr guten Excel-Kenntnissen in Düsseldorf. Die Position ist unbefristet mit 37,5-Stunden-Woche und bietet Homeoffice-Tage nach Absprache sowie umfassende HR-Unterstützung in einem internationalen Umfeld.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Personalbereich mit. Zu Ihren Aufgaben gehören HR-Auswertungen, Onboarding, Datenpflege, Gehaltsunterlagen und Unterstützung bei

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3–5 Jahre relevante Berufserfahrung in einer administrativen oder personalnahen Funktion.
• Erste Kenntnisse im Personalwesen und administrative HR-Prozesse.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägte IT- und Softwareaffinität.
• Vertrauliche Behandlung von Personaldaten.
• Erfahrung in HR-Auswertungen und Berichten.
• Unterstützung internationaler Mitarbeitender / Expats.

Responsibilities

• Administrative Unterstützung der HR-Managerin im operativen Tagesgeschäft.
• Erfassung, Pflege und Auswertung von Mitarbeiterdaten; Plausibilitätsprüfungen.
• Pflege von Arbeitszeitkonten, Fehlzeiten und Krankmeldungen.
• Vorbereitung und Pflege von Gehaltsdaten und Übersichten.
• Erstellung von HR-Berichten und Analysen via Excel.
• Organisation nationaler und internationaler Mitarbeitender; behördliche Unterlagen.
• Mitorganisation Onboarding, Einführungsveranstaltungen und Meetings.
• Schulungen, Weiterbildungen und Personalentwicklungsmaßnahmen koordinieren.
• Unterstützung bei Wohnungsvermittlung und Unterkunftsbetreuung für expats.
• Unterstützung im Dokumentenmanagement und Archivierung.
• Mitwirkung bei Mitarbeiterevents und Prozessoptimierung.

Skills

Excel

Microsoft Office

Serviceorientierung

Interkulturelle Kompetenz

Analytisches Denken

Kommunikation

Organisation

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Personalbereich

Tools

Microsoft Excel

Job description

Unser Auftraggeber ist ein international aufgestelltes Unternehmen aus dem Bauwesen mit Standort in Düsseldorf. Die deutsche Organisation ist in internationale Unternehmensstrukturen eingebunden und betreut Mitarbeitende unterschiedlicher Nationalitäten sowie projektbezogene Einsätze an verschiedenen Standorten. Der Personalbereich übernimmt dabei eine wichtige Funktion in der administrativen Betreuung und organisatorischen Unterstützung der Belegschaft. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir ab sofort einen HR Assistant (m/w/d) mit ausgeprägter Serviceorientierung, sehr guten Excel-Kenntnissen und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich.

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Assistenz-, Sekretariats- oder Personalbereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens drei bis fünf Jahre relevante Berufserfahrung in einer administrativen oder personalnahen Funktion
• Erste praktische Kenntnisse im Personalwesen und Verständnis für administrative HR-Prozesse
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office und eine ausgeprägte IT- und Softwareaffinität
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personaldaten
• Erfahrung in der Erstellung von HR-Auswertungen und personalbezogenen Berichten
• Erfahrung in der Unterstützung internationaler Mitarbeitender oder im Expat-Umfeld
• Kenntnisse in der vorbereitenden Entgeltabrechnung
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen
• Ausgeprägte Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Analytisches Denkvermögen und hohe Detailgenauigkeit
• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise
• Flexibilität und Belastbarkeit auch bei wechselnden Anforderungen
• Interesse daran, bestehende HR-Prozesse zu verstehen und kontinuierlich weiterzuentwickeln

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung der HR-Managerin im operativen Tagesgeschäft
• Erfassung, Pflege und Auswertung von Mitarbeiterdaten sowie Durchführung von Plausibilitätsprüfungen
• Pflege und Kontrolle von Arbeitszeitkonten, Fehlzeiten und Krankmeldungen
• Vorbereitung und Pflege monatlicher Daten und Übersichten für die Gehaltsabrechnung
• Erstellung von Excel-Auswertungen, HR-Berichten und Analysen sowie eigenständige Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen
• Organisatorische Betreuung nationaler und internationaler Mitarbeitender, einschließlich Unterstützung bei behördlichen Unterlagen
• Mitorganisation von Onboarding-Prozessen, Einführungsveranstaltungen und internen Besprechungen
• Koordination und Dokumentation von Schulungen, Weiterbildungen und Personalentwicklungsmaßnahmen
• Unterstützung bei der Wohnungssuche und Betreuung angemieteter Unterkünfte für international eingesetzte Mitarbeitende, einschließlich Besichtigungsterminen und Handwerkerkoordination
• Organisation und Pflege von HR-Dokumenten sowie Unterstützung im Dokumentenmanagement und bei der Archivierung
• Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer HR-Prozesse

Sie erwartet

• Unbefristete Festanstellung mit einer 37,5-Stunden-Woche
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodell
• Zeitausgleich für geleistete Überstunden
• Ein bis zwei Tage Homeoffice pro Woche nach Absprache mit der Vorgesetzten
• 29 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und einem Brauchtumstag
• Regelmäßige fachliche und persönliche Weiterbildungen
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
• Vermögenswirksame Leistungen
• Gruppenunfallversicherung
• Corporate-Health-Angebote
• Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
• Regelmäßige Firmenveranstaltungen
• Zentral gelegener Arbeitsplatz in Düsseldorf mit direkter Straßenbahnanbindung
• Zusammenarbeit in einem internationalen Unternehmensumfeld

Ihr Kontakt

Ziya Sahin

[e-mail]

0211 205 428 70

Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Halten Sie bei Kontaktaufnahme bitte die Referenznummer 14879 bereit.