Guest Services Agent (m/w/d)

Milbank LLP; München; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Milbank Business Services Academy

Weiterbildungsmöglichkeiten

Wellpass Mitgliedschaft

Bike Leasing

Deutschlandticket

Job summary

Milbank LLP in München sucht ab sofort eine/n Guest Services Agent (m/w/d) in Vollzeit. Zu Ihren Aufgaben gehört der freundliche Empfang von Mandanten, Gästen und Mitarbeitenden sowie die Betreuung auf Deutsch und Englisch.

Sie nehmen Anrufe entgegen, koordinieren Konferenzräume und Besucherarbeitsplätze, bereiten Räume vor und sichern ein gepflegtes Erscheinungsbild. Sie unterstützen bei der Organisation von Food & Beverages, internen und externen Veranstaltungen und arbeiten eng mit dem

Qualifications

• Service- und Gastgebermentalität sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit
• Gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Responsibilities

• Empfang von Mandanten, Gästen und Mitarbeitenden freundlich und professionell
• Betreuung nationaler und internationaler Gäste in Deutsch und Englisch
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Koordination von Konferenzräumen und Besucherarbeitsplätzen
• Vorbereitung und Kontrolle der Konferenzräume sowie gepflegtes Erscheinungsbild
• Organisation von Food & Beverages für Meetings und Unterstützung bei Veranstaltungen
• Unterstützung bei internen Events und administrativen Aufgaben
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Koordination von Kurierdiensten und externen Dienstleistern
• Zusammenarbeit mit dem Operations-Team und anderen Schnittstellen

Skills

Serviceorientierung

Gastgeber-Qualität

Teamfähigkeit

Englische Sprachkenntnisse

Tools

MS Office

Job description

Milbank LLP ist eine führende, international tätige Rechtsanwaltssozietät, die 1866 in New York City gegründet wurde. Heute ist Milbank mit mehr als 1.100 Anwält*innen und 11 Standorten in Europa, den USA, Lateinamerika und Asien in den wichtigsten Finanz- und Wirtschaftszentren der Welt vertreten. Der Schwerpunkt der Beratungsleistungen von Milbank weltweit liegt auf den Bereichen Finanzen, Transaktionen und Prozessführung.

Zur Unterstützung unseres Teams in München suchen wir ab sofort eine/n

Guest Services Agent (m/w/d) in Vollzeit

Aufgaben

• Freundlicher und professioneller Empfang unserer Mandanten, Gäste und Mitarbeitenden
• Betreuung unserer nationalen und internationalen Gäste, in deutscher und englischer Sprache
• Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Koordination von Konferenzräumen und Besucherarbeitsplätzen über unser Reservierungssystem
• Vorbereitung und Kontrolle der Konferenzräume sowie Sicherstellung eines jederzeit gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes
• Organisation und Koordination von Food & Beverages für Besprechungen sowie Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Planung und Organisation unserer Inhouse-Events
• Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Empfangsmaterialien
• Koordination von Kurierdiensten, Lieferungen und externen Dienstleistern
• Enge Zusammenarbeit mit dem Operations-Team und weiteren internen Schnittstellen
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Aufgaben

Profil

• Idealerweise erste Berufserfahrung in der gehobenen Hotellerie, Gastronomie, im Empfangs-, Veranstaltungs- oder Servicebereich; engagierte Quereinsteiger sind ebenfalls herzlich willkommen
• Ausgeprägte Service- und Gastgebermentalität sowie Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise
• Teamorientierung, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft, sich in interne Reservierungs- und Verwaltungssysteme einzuarbeiten

Wir bieten

• Teilnahme an Mitarbeiterveranstaltungen, u.a. auch an der jährlich stattfindenden standortübergreifenden Milbank Business Services Academy
• Zahlreiche Aus- und Weiterbildungsangebote
• Offene, teamorientierte sowie international geprägte Arbeitsatmosphäre
• Kostenfreie Wellpass Mitgliedschaft sowie Bike Leasing
• Kostenübernahme des Deutschlandtickets
• Wöchentliche Inhouse-Englischkurse
• Subventioniertes Lunchangebot im Büro, Getränke und Obst zur freien Verfügung

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.