Gremiensachbearbeiter*in (m/w/d)

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg; Freiburg im Breisgau; Hybrid; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Optionen

Altersvorsorge des öffentlichen Dienst

Job-Ticket

Firmenfitness

Gleitende Arbeitszeiten

Job summary

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht eine*n Gremiensachbearbeiter*in (m/w/d) für die zentrale Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät. Sie sind Ansprechpartner*in für administrative Gremienprozesse und organisieren Geschäftsstelle, Sitzungen und rechtssichere Dokumentationen.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder Bachelor Public Management mit, arbeiten strukturiert, digital affin und flexibel.

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder eine vergleichbare Ausbildung bzw. ein Bachelorabschluss im Bereich Public Management.
• Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, korrekt strukturiertem Arbeiten.
• Hohe Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit.
• Zeitliche Flexibilität gemäß Gremienvorbereitung/ Begleitung.
• Motivation und analytische Neugier zur Einarbeitung in anspruchsvolle Rechtsgebiete.
• MS-Office-Umgang inkl. Outlook, Word, Excel, PowerPoint; idealerweise Dokumentenmanagementsystem/elektronische Aktenführung.
• Guter Kommunikationsstil in Wort und Schrift, auch auf Englisch; Digitalisierungsorientierung.
• Erste Erfahrungen mit Qualitätsmanagement erwünscht.

Responsibilities

• Ansprechperson für alle Fragen rund um die administrativen Gremienprozesse.
• Administrative Organisation der Geschäftsstelle Fakultätsvorstand und -rat; eigenverantwortliche Unterstützung bei Sitzungen.
• Sitzungen des Fakultätsrates organisatorisch und technisch begleiten.
• Rechtssichere Dokumentation der Gremienprozesse.
• Optimierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse im Gremienbereich.
• Aktive Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten.
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Gremien.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Verfahrensrechtliches Verständnis

Kommunikationsstärke

Flexibilität

Selbstständigkeit

Serviceorientierung

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung

Bachelor-Studium Public Management

Tools

MS-Office Suite

Cloud-Systeme

Dokumentenmanagementsystem

Job description

Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine*n

Gremiensachbearbeiter*in (m/w/d)

Sie haben Freude an organisatorischen Herausforderungen und behalten auch in komplexen Situationen stets den Überblick? Sie verbinden eine strukturierte Arbeitsweise mit einer hohen digitalen Affinität und suchen eine verantwortungsvolle Aufgabe im universitären Umfeld? Dann werden Sie Teil unseres Teams!

In dieser zentralen Schnittstellenfunktion übernehmen Sie die Verantwortung für einen störungsfreien administrativen und rechtssicheren Ablauf der Gremienprozesse von Fakultätsvorstand und -rat der Medizinischen Fakultät.

Unser Angebot:

• Verantwortung & Perspektive: ein spannendes, abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit tragfähigen beruflichen und persönlichen Entwicklungsperspektiven und einem umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangebot
• Sicherheit & Verlässlichkeit: eine hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
• Wertschätzung:ein modernes Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten, Homeoffice-Optionen und Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Zusätzlich profitieren Sie von einer ergänzenden Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes, Job-Ticket und Firmenfitness

Ein Einblick in Ihre Aufgaben:

• Ansprechperson für alle Fragen rund um die administrativen Gremienprozesse
• administrative Organisation der Geschäftsstelle Fakultätsvorstand und -rat sowie eigenverantwortliche administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen des Fakultätsvorstandes und –rates der Medizinischen Fakultät
• organisatorische und technische Begleitung der Sitzungen des Fakultätsrates
• rechtssichere Dokumentation der Gremienprozesse
• Optimierung und Weiterentwicklung der Qualitätsmanagement-Prozesse im Gremienbereich sowie an den Schnittstellen
• aktive Mitwirkung an Digitalisierungsprojekten
• Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Gremien

Sie bringen mit:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z.b. im mittleren Verwaltungsdienst oder vergleichbare Ausbildung z.b. als Rechtsanwaltsfachangestellte*r, Kauffrau/-mann für Büromanagement; etc. oder ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelor-Studium, vorzugsweise im Bereich Public Management (m/w/d)
• Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten unter Beachtung der Verfahrensvorgaben
• ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft sowie Teamfähigkeit
• eine gewisse zeitliche Flexibilität in der Zeiteinteilung entsprechend den Anforderungen der Gremienvorbereitung und -begleitung
• Motivation und analytische Neugier sich eigenständig in anspruchsvolle komplexe rechtliche Themengebiete einzuarbeiten
• einen souveränen und sicheren Umgang mit MS-Office (insb. Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen sowie idealerweise Erfahrung mit einem Dokumentenmanagementsystem/elektronischer Aktenführung
• einen guten und situationsgerechten Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in Englisch),
• eine ausgeprägte Digitalisierungsorientierung
• erste Erfahrungen mit Qualitätsmanagement erwünscht

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis TV-L E 9a möglich.

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg

Medizinische Fakultät

Dekanatsverwaltung

Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten

Bettina Abels - Fachbereichsleitung

Breisacher Str. 153, 79110 Freiburg

Fragen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter 0761/270-77460 oder [e-mail]