Stabsstellen - Stabsstelle Gremien

Fu Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 54,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Zusatzversorgung (VBL)

Jobticket

Corporate Benefits

Hochschulsport

Job summary

Freie Universität Berlin sucht eine Vertretung in der Stabsstelle Gremien zur Unterstützung zentraler universitärer Gremien. Die Stelle umfasst Koordination, Protokollierung und Vorlagen-Erstellung mit Fokus auf Akademischen Senat, Lehre und Studium sowie Kuratorium.

Sie bringen ein Bachelorstudium (z. B. Verwaltungsrecht) oder vergleichbare Kenntnisse mit und verfügen über Deutsch auf C2-Niveau. Die Position ist befristet für Mutterschutz/Elternzeit mit Aussicht auf Weiterführung.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsrecht) oder vergleichbare Kenntnisse.
• Deutschkenntnisse (C2-Niveau).

Responsibilities

• Koordination, fachliche Qualitätssicherung und inhaltliche Begleitung der Verfahren zentraler universitärer Gremien (insbesondere Akademischer Senat, Kommission für Lehre und Studium, Kuratorium, Präsidium).
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Termin- und Fristenmanagement, Koordination von Tagesordnungen sowie Bereitstellung der Sitzungsunterlagen.
• Erstellung von Ergebnis-, Beschluss- und Verlaufsprotokollen sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen.
• Vorbereitung und teilweise eigenständige Erstellung von Beschlussvorlagen, Berichten, Stellungnahmen und Entscheidungsgrundlagen.
• rechtliche und verfahrensbezogene Prüfung von Vorlagen und Eingaben unter Anwendung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften.
• Wahrnehmung der Geschäftsstellenfunktion für zentrale Gremien einschließlich Beratung der Gremienmitglieder und weiterer Beteiligter zu Verfahrensfragen.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Gremienarbeit.

Skills

Organisatorische Fähigkeiten

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Education

Bachelorabschluss in Verwaltungsrecht oder vergleichbare Kenntnisse

Job description

Beschäftigte*r in der Stabsstelle Gremien (w/m/d)Vollzeitbeschäftigungbefristet für die Dauer des Mutterschutzes mit ggf. sich anschließender ElternzeitEntgeltgruppe 9b TV-L FUKennung: GR1V-2026

Bewerbungsende: 21.09.2026

Die Freie Universität Berlin wurde mehrfach als Exzellenzuniversität ausgezeichnet und nimmt international eine Spitzenstellung in Forschung und Lehre ein.

Die Stabsstelle Gremien unterstützt zentrale Gremien und Kommissionen der Freien Universität bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in der akademischen Selbstverwaltung.

Für die Sachbearbeitung in der Stabsstelle suchen wir eine Vertretung befristet für die Dauer des Mutterschutzes mit ggf. sich anschließender Elternzeit.

Was wir Ihnen bieten:

• eine verantwortungsvolle Tätigkeit für die akademische Selbstverwaltung und Einblicke in die hochschulpolitische Arbeit der Freien Universität.
• eine umfassende Einarbeitung, die Sie gezielt für alle Themenfelder fit macht, die in Ihrer neuen Tätigkeit bearbeitet werden.
• die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildungsmöglichkeiten und Maßnahmen zur Gesundheitsförderung.
• weitere Vorteile wie beispielsweise eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, Corporate Benefits und zahlreiche Angebote beim Hochschulsport.

Aufgabengebiet:

• Koordination, fachliche Qualitätssicherung und inhaltliche Begleitung der Verfahren zentraler universitärer Gremien (insbesondere Akademischer Senat, Kommission für Lehre und Studium, Kuratorium, Präsidium).
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Gremiensitzungen einschließlich Termin- und Fristenmanagement, Koordination von Tagesordnungen sowie Bereitstellung der Sitzungsunterlagen.
• Erstellung von Ergebnis-, Beschluss- und Verlaufsprotokollen sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und Arbeitsaufträgen.
• Vorbereitung und teilweise eigenständige Erstellung von Beschlussvorlagen, Berichten, Stellungnahmen und Entscheidungsgrundlagen.
• rechtliche und verfahrensbezogene Prüfung von Vorlagen und Eingaben unter Anwendung der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften.
• Wahrnehmung der Geschäftsstellenfunktion für zentrale Gremien einschließlich Beratung der Gremienmitglieder und weiterer Beteiligter zu Verfahrensfragen.
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Gremienarbeit.

Einstellungsvoraussetzungen:

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) in einer tätigkeitsbezogenen Fachrichtung (z. B. Verwaltungsrecht) oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
• Deutschkenntnisse (C2-Niveau).

Erwünscht:

• Kenntnisse der rechtlichen und organisatorischen Grundlagen der akademischen Selbstverwaltung einschließlich der hochschulrechtlichen Vorschriften.
• Kenntnisse universitärer Organisations- und Entscheidungsstrukturen sowie Verwaltungsabläufe.
• Erfahrung mit Gremienverfahren, Geschäftsstellenorganisation und der Vorbereitung von Entscheidungsprozessen
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
• sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen.
• Kommunikations- und Beratungskompetenz sowie Teamfähigkeit und Serviceorientierung.
• sichere Anwendung gängiger IT-Anwendungen sowie Bereitschaft zur Mitarbeit an digitalen Entwicklungs- und Veränderungsprozessen.
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Weitere Informationen erteilt Herr Emanuel Koulouris ( [e-mail] / 030 838-73170).