Front Office Manager (m/w/d)

HEADMATCH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

28 Urlaubstage plus Gleittage

Mittagsangebot bezuschusst

Cafeteria mit Dachterrasse

Kostenloser Betriebsparkplatz

Gute ÖPNV-Anbindung

Zusammenfassung

HEADMATCH sucht am Standort Berlin-Hohenschönhausen eine Office Managerin bzw. einen Office Manager. Sie betreuen Besucher, leiten die Telefonzentrale und organisieren Konferenz- und Gästeservice vor Ort.

Die Position ist Vollzeit, vor Ort, unbefristet; 38-Stunden-Woche, 28 Urlaubstage, flexibles Arbeiten und weitere Benefits werden geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotel-, Gastronomie-, Tourismus- oder Dienstleistungsbereich oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erste Berufserfahrung im Empfang, Front Office, Office Management oder Customer Service.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten.
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Du bist erste Ansprechperson für Besucher, Kunden und Mitarbeitende – persönlich und telefonisch.
• Du betreust den Empfang und die Telefonzentrale.
• Du organisierst den Konferenz- und Gästeservice.
• Du verwaltest Post- und Paketeingang.
• Du koordinierst Dienst- und Poolfahrzeuge.
• Du übernimmst Reisebuchungen und organisatorisches Terminmanagement.
• Du bestellst und verwaltest Büromaterial.
• Du unterstützt allgemeine administrative Aufgaben und Sonderprojekte.
• Du übernimmst weitere organisatorische Aufgaben im Office Management.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Organisationstalent

MS Office

Deutsch & Englisch

Ausbildung

Hotelfachfrau/-mann

kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Berlin-Hohenschönhausen | Vor Ort | Vollzeit | Unbefristet

Gehalt: 40.000–50.000 € Jahresbrutto

Das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Hightech-Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden und Sitz in Berlin. Das Unternehmen entwickelt und fertigt Lösungen rund um Diamantwerkzeuge, Präzisionsoptik und Sondermaschinenbau.

Zum Kundenkreis gehören Unternehmen aus anspruchsvollen Technologiebereichen wie Optik, Halbleitertechnik, Lasertechnik, Luft- und Raumfahrt sowie Defence. Das Unternehmen arbeitet international und verfügt unter anderem über eine eigene Vertriebsniederlassung in den USA.

Für den Standort Berlin suchen wir eine serviceorientierte Persönlichkeit, die den Empfang professionell betreut und gleichzeitig organisatorische Aufgaben im Office Management übernimmt.

Die Position

Als Office Manager / Empfang (m/w/d) bist du eine zentrale Anlaufstelle des Unternehmens. Du empfängst Besucher und Geschäftspartner, organisierst den Konferenz- und Gästeservice und sorgst dafür, dass verschiedene organisatorische Abläufe im Office zuverlässig funktionieren.

Die Position bietet dabei eine Mischung aus persönlichem Kontakt, Organisation und administrativen Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Du bist erste Ansprechperson für Besucher, Kunden und Mitarbeitende – persönlich und telefonisch
• Du betreust den Empfang und die Telefonzentrale
• Du organisierst den Konferenz- und Gästeservice
• Du verwaltest den Post- und Paketeingang
• Du koordinierst Dienst- und Poolfahrzeuge
• Du übernimmst Reisebuchungen und organisatorisches Terminmanagement
• Du bestellst und verwaltest Büromaterial
• Du unterstützt bei allgemeinen administrativen Aufgaben und Sonderprojekten
• Du übernimmst weitere organisatorische Aufgaben im Office Management

Deine Verantwortung

Du sorgst eigenständig für einen professionellen Empfang und einen reibungslosen Ablauf verschiedener organisatorischer Prozesse. Dabei hast du Kontakt zu Mitarbeitenden ebenso wie zu Kunden, Besuchern und internationalen Geschäftspartnern.

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Hotel-, Gastronomie-, Tourismus- oder Dienstleistungsbereich oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Empfang, Front Office, Office Management oder Customer Service
• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Organisationsgeschick und selbstständige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausbildung als Hotelfachfrau / Hotelfachmann
• Erfahrung aus gehobener Hotellerie oder Konferenzservice
• Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld

Das bietet die Position

• 40.000–50.000 € Jahresbrutto, abhängig von Erfahrung und Hintergrund
• Unbefristete Festanstellung
• 38-Stunden-Woche
• Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeit
• 28 Urlaubstage plus zusätzliche Gleittage
• Bezuschusstes Mittagsangebot
• Cafeteria mit Dachterrasse
• Kostenloser Betriebsparkplatz
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Moderne und saubere Arbeitsumgebung
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Keine regelmäßige Reisetätigkeit

Hinweis:

Aufgrund der Empfangsfunktion ist die Tätigkeit vollständig vor Ort in Berlin-Hohenschönhausen vorgesehen.