Fremdsprachensekretär:in (m/w/d

Eberhard Karls Universität Tübingen Personalverwaltung; Tübingen; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Part time

Job summary

Die Geschäftsstelle des Exzellenzclusters „Maschinelles Lernen – Neue Perspektiven für die Wissenschaft“ sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Fremdsprachensekretär:in (m/w/d, E 9a TV-L, 50%) befristet bis zum 31.12.2032. Sie unterstützen die Verwaltung bei Korrespondenz, Drittmitteln und Personalangelegenheiten und betreuen internationale Mitarbeitende.

Sie arbeiten selbstständig, verfügen über eine einschlägige Ausbildung im Fremdsprachensekretariat oder eine gleichwertige Qualifikation,

Qualifications

• Ausbildung im Fremdsprachensekretariat oder vergleichbare Qualifikation.
• Englisch als Fremdsprache obligatorisch, Französisch als zweite Fremdsprache.
• Gute Kenntnisse im Umgang mit Office- und Internetanwendungen.
• Berufserfahrungen aus Verwaltungstätigkeiten in Hochschulen oder forschungsnahen Einrichtungen sind von Vorteil.
• Zuverlässigkeit, Engagement, Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität und die Bereitschaft, sich in Neues einzuarbeiten.

Responsibilities

• Selbstständige Korrespondenz mit (inter)nationalen Wissenschaftler:innen.
• Unterstützung bei administrativen Angelegenheiten, insbesondere bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln und der Personalverwaltung.
• Betreuung von in- und ausländischen Mitarbeiter:innen und Gastwissenschaftler:innen.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Finanzverwaltung.
• Organisation und Durchführung von Konferenzen und Workshops mit internationaler Beteiligung inkl. technischer Betreuung.
• Vielfältige allgemeine Sekretariatsaufgaben.

Skills

Englisch (obligatorisch)

Französisch (zweite Fremdsprache)

Office-Kenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Ausbildung im Fremdsprachensekretariat oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Internet-Anwendungen

Job description

Die Geschäftsstelle des Exzellenzclusters „Maschinelles Lernen – Neue Perspektiven für die Wissenschaft“ sucht für die administrative Unterstützung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Fremdsprachensekretär:in (m/w/d, E 9a TV-L, 50%) befristet bis zum 31.12.2032.

Aufgabengebiet

• selbstständige Korrespondenz mit (inter)nationalen Wissenschaftler:innen
• Unterstützung bei allen administrativen Angelegenheiten, insbesondere bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln und der Personalverwaltung
• Betreuung von in- und ausländischen Mitarbeiter:innen und Gastwissenschaftler:innen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei der Finanzverwaltung
• Organisation und Durchführung von Konferenzen und Workshops mit in- und ausländischen Teilnehmer:innen inkl. technische Betreuung
• und vielfältige allgemeine Sekretariatsaufgaben.

Voraussetzungen

Vorausgesetzt wird eine einschlägige Ausbildung im Bereich Fremdsprachensekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation. Englisch ist als Fremdsprache obligatorisch, als zweite Fremdsprache wird Französisch vorausgesetzt. Gute Kenntnisse im Umgang mit Office- und Internetanwendungen werden ebenfalls vorausgesetzt. Berufserfahrungen aus Verwaltungstätigkeiten in Hochschulen oder forschungsnahen Einrichtungen sind von Vorteil. Erwartet wird sowohl die Fähigkeit zu selbständiger Arbeit als auch zur Arbeit nach Vorgaben. Zuverlässigkeit, Engagement, Kommunikationsfähigkeit sowie Flexibilität und die Bereitschaft, sich in Neues einzuarbeiten runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

Wir bieten einen interessanten, vielseitigen Arbeitsplatz mit Gestaltungsspielraum in einem motivierten Team und einem international geprägten Umfeld. Weitere Informationen zum Exzellenzcluster finden Sie unter http://www.ml-in-science.uni-tuebingen.de/

Gleichstellung und Diversität

Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Einstellung

Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung der Universität Tübingen.