Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

Uni Bielefeld; Bielefeld; On-site; EUR 52,000 - 66,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub pro Jahr

FlexWork - mobiles Arbeiten möglich

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Zusatzversorgung (VBL)

Gute Verkehrsanbindung

Mitarbeiterservice & Mensa

Job summary

Universität Bielefeld sucht eine Teamassistenz/Office Manager*in für das Fremdsprachensekretariat. Sie unterstützen bis zu vier Professor*innen, koordinieren Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Korrespondenz und arbeiten eng mit Finanzangelegenheiten und Drittmitteln.

Die Position ist unbefristet, Vollzeit und am festen Dienstort in Bielefeld. Neben flexiblen Arbeitszeiten warten Fortbildungsmöglichkeiten, gute Verkehrsanbindung und VBL auf Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene verwaltungsbezogene oder kaufmännische Ausbildung.
• Zusätzliche Qualifikation/Erfahrung im Hochschulbetrieb sind wünschenswert.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (und Französischkenntnisse vorteilhaft).
• Sprachkenntnisse Spanisch B2 nach CEFR sind erforderlich.

Responsibilities

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Büroorganisation, Korrespondenz, Terminkoordination.
• Unterstützung bei Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Abrechnungen.
• Administration von Websites und Datenbanken der Arbeitsbereiche.
• Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten (SAP).

Skills

Spanische Sprache B2

Englischkenntnisse

Französischkenntnisse

SAP-Kenntnisse

Education

Verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Job description

In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:

Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat

• Start: nächstmöglich
• Vollzeit
• Vergütung nach E7 TV-L
• unbefristet

Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind. Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml

Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:

• selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
• Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
• Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
• Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
• Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
• diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
• Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
• Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
• Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen

Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:

• Ermittlung von Finanzbedarfen
• Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
• Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
• Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten

Unser Angebot

• Vergütung nach E7 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• sicherer Arbeitsplatz
• fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ -Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
• modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
• vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomatenetc.)

Das erwarten wir

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• nachgewiesene Kenntnisse der spanischenSprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
• Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
• Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
• kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
• selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten

Das wünschen wir uns

• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
• Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
• Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
• SAP-Kenntnisse

Bewerbungsfrist: 22.10.2026

Kontakt

Melissa Schubert
[e-mail]

Anschrift

Universität Bielefeld
Melissa Schubert
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld

Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. als PDF öffnen