Facilities and Service Coordinator (m/w/d)

Jones Lang LaSalle Incorporated; Frankfurt; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Job summary

JLL – Jones Lang LaSalle Incorporated – sucht am Standort Frankfurt/Main eine/n Facilities und Service Coordinator (m/w/d) mit Verantwortung für Luxemburg. Sie steuern Workplace-Management, unterstützen Finanzen, Instandhaltung, Beschaffung, Helpdesk und Koordination mit internen Abteilungen.

Reisen nach Luxemburg gehören dazu. Sie arbeiten eng mit IT, Security, Küche und Real Estate zusammen, lösen Tickets und verbessern operative Standards kontinuierlich.

Qualifications

• Organisationstalent mit Fokus auf Kund*innen, proaktive Verbesserungen.
• Technische Affinität zu CMMS-Systemen, Bestellsystemen und MS Office.
• Starke Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch.
• Finanz- und Budgetverständnis: Ausgaben verfolgen, Bestellungen verwalten.
• Health & Safety-Kenntnisse, Audits durchführen und Vorschriften einhalten.
• Hands-on-Mentalität: aktiv mit anpacken und Lösungen finden.
• Erfahrung im Facility Management vorteilhaft.
• Reisebereitschaft nach Luxemburg vorhanden.

Responsibilities

• Workplace Management und Servicetickets bearbeiten, SLAs einhalten.
• Zusammenarbeit mit IT, Security, Küche und Real Estate.
• Budgetkontrolle, Bestellabwicklung und Kosteneinsparungen identifizieren.
• Lieferanten und Dienstleister vor Ort betreuen und prüfen.
• Events koordinieren, Büromaterial verwalten, Co-Location-Spaces vorbereiten.
• Gelegentliche Reisen zum Luxemburger Büro durchführen.

Skills

Workplace Management

CMMS Systeme

Budgetverständnis

Lieferanten-Management

MS Office

Englisch & Deutsch

Tools

E1 Bestellsystem

Job description

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Facilities und Service Coordinator (m/w/d) – Frankfurt mit Verantwortung für Luxemburg

Über die Rolle

Du bist organisiert, lösungsorientiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Wir suchen einen Facilities und Service Coordinator (m/w/d), der operative Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Instandhaltung, Lieferantenmanagement, Einkauf und Helpdesk unterstützt – mit übergreifender Verantwortung für die Standorte unseres Kunden in Frankfurt und Luxemburg. In dieser vielseitigen Rolle sorgst du dafür, dass alle Facility‑Management‑Services reibungslos funktionieren, Mitarbeitende und Gäste bestmöglich betreut werden und operative Standards kontinuierlich verbessert werden.

Das erwartet dich:

• Workplace Management meistern. Du bist erste Anlaufstelle für Gäste, Besucher und Mitarbeitende, löst Probleme rund um Gebäudedienste (Reinigung, Konferenzräume, Arbeitsplätze, Ausstattung, Drucker, Verpflegung) und koordinierst Instandhaltungsarbeiten gemäß Service Level Agreements (SLAs). Du arbeitest eng mit internen Abteilungen wie IT, Security, Küche und Real Estate zusammen. CMMS‑Systeme führen. Du übernimmst Tickets, stellst sicher, dass alle Anliegen innerhalb der SLAs bearbeitet werden, wandelst Anfragen aus anderen Kanälen (Telefon, E‑Mail) in nachverfolgbare Tickets um und führst detaillierte Inspektionen durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Compliance und Sicherheit gewährleisten. Du stellst sicher, dass alle Einrichtungen den lokalen Bau‑, Gesundheits‑, Sicherheits‑ und Brandschutzvorschriften entsprechen, führst regelmäßige Audits durch und meldest Probleme sofort über die entsprechenden Kanäle.
• Finanzprozesse unterstützen. Du hilfst bei der Verwaltung von Budgets, verfolgst tatsächliche Ausgaben im Vergleich zum Budget, verwaltest Bestellungen zeitnah und korrekt und identifizierst monatlich Kosteneinsparungsmöglichkeiten.
• Lieferanten und Dienstleister managen. Du unterstützt das Management aller Auftragnehmer vor Ort (inklusive Inspektion der Arbeiten), entwickelst mit Lieferanten einen Team‑Ansatz und unterstützt bei der Beschaffung von Dienstleistungen.
• Events und Projekte koordinieren. Du unterstützt Kundenevents, koordinierst JLL‑Dienstleister vor Ort, managst Büromaterial, bereitest Co‑Location‑Spaces vor und setzt kurz‑ und langfristige Kundenprojekte um – alles im Rahmen des Budgets.
• Zwischen Standorten flexibel sein. Gelegentliche Reisen zum Luxemburger Büro gehören dazu.

Damit überzeugst du uns:

• Organisations‑ und Servicetalent. Du hast einen kundenorientierten Ansatz, behältst mehrere Aufgaben im Blick und arbeitest proaktiv daran, Standards zu verbessern.
• Technisches Verständnis. Du fühlst dich im Umgang mit CMMS‑Systemen, Bestellsystemen (z.B. E1) und MS Office wohl und kannst dich schnell in neue Tools einarbeiten.
• Kommunikationsstärke. Du interagierst sicher mit verschiedenen Stakeholdern – von Mitarbeitenden bis hin zu Führungsebenen – auf Deutsch und Englisch (fließend in beiden Sprachen).
• Finanz- und Budget‑Grundverständnis. Du kannst Ausgaben verfolgen, Bestellungen verwalten und Kosteneinsparungen identifizieren.
• Health & Safety‑Bewusstsein. Du kennst dich mit Sicherheitsstandards aus, führst Audits durch und stellst sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
• Hands‑on‑Mentalität. Du packst selbst mit an, findest kreative Lösungen und führst Verbesserungen konsequent durch.
• Erfahrung im Facility Management. Idealerweise hast du bereits Erfahrung in der operativen Gebäudeverwaltung, im Umgang mit Dienstleistern oder in ähnlichen Serviceumgebungen gesammelt.
• Reisebereitschaft. Gelegentliche Reisen nach Luxemburg sind für dich kein Problem.

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Jones Lang LaSalle ("JLL") is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.

Location: On‑site –Frankfurt am Main, DEU