Facilities and Service Coordinator (m/w/d)

JLL; Frankfurt; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

JLL in Frankfurt sucht eine:n Facilities und Service Coordinator (m/w/d) mit Verantwortung für Luxemburg. Du koordinierst operative Abläufe in Buchhaltung, Finanzen, Instandhaltung, Einkauf und Helpdesk und arbeitest eng mit IT, Security und Real Estate zusammen.

Du betreust Mitarbeitende und Gäste und sorgst für stabile Service Levels. Zu deinem Aufgabenbereich gehört das Führen von Tickets in CMMS, das Arbeiten mit Bestellsystemen (E1) sowie MS Office.

Qualifications

• Organisationstalent und kundenorientierter Serviceansatz.
• Technisches Verständnis von CMMS-Systemen und Bestellsystemen (z. B. E1) sowie MS Office.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Erfahrung im Facility Management oder Serviceumfeld ist von Vorteil.

Responsibilities

• Workplace Management: Ansprechpartner für Gäste und Mitarbeitende; Koordination von Reinigungs-, Konferenz-, Arbeitsplätzen und Verpflegung.
• CMMS-Tickets bearbeiten; Anfragen aus anderen Kanälen in Tickets umwandeln; Inspektionen durchführen.
• Compliance sicherstellen: Bau-, Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorschriften einhalten; Audits durchführen.

Skills

Organisationsstärke

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Technisches Verständnis

Kostenbewusstsein

Reisebereitschaft

Tools

CMMS-Systeme

Bestellsysteme(E1)

MS Office

Job description

Facilities und Service Coordinator (m/w/d) – Frankfurt mit Verantwortung für Luxemburg

Du bist organisiert, lösungsorientiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick? Wir suchen einen Facilities und Service Coordinator (m/w/d), der operative Abläufe in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Instandhaltung, Lieferantenmanagement, Einkauf und Helpdesk unterstützt – mit übergreifender Verantwortung für die Standorte unseres Kunden in Frankfurt und Luxemburg.

In dieser vielseitigen Rolle sorgst du dafür, dass alle Facility-Management-Services reibungslos funktionieren, Mitarbeitende und Gäste bestmöglich betreut werden und operative Standards kontinuierlich verbessert werden.

Das erwartet dich:

• Workplace Management meistern. Du bist erste Anlaufstelle für Gäste, Besucher und Mitarbeitende, löst Probleme rund um Gebäudedienste (Reinigung, Konferenzräume, Arbeitsplätze, Ausstattung, Drucker, Verpflegung) und koordinierst Instandhaltungsarbeiten gemäß Service Level Agreements (SLAs). Du arbeitest eng mit internen Abteilungen wie IT, Security, Küche und Real Estate zusammen.
• CMMS-Systeme führen. Du übernimmst Tickets, stellst sicher, dass alle Anliegen innerhalb der SLAs bearbeitet werden, wandelst Anfragen aus anderen Kanälen (Telefon, E-Mail) in nachverfolgbare Tickets um und führst detaillierte Inspektionen durch, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
• Compliance und Sicherheit gewährleisten. Du stellst sicher, dass alle Einrichtungen den lokalen Bau-, Gesundheits-, Sicherheits- und Brandschutzvorschriften entsprechen, führst regelmäßige Audits durch und meldest Probleme sofort über die entsprechenden Kanäle.
• Finanzprozesse unterstützen. Du hilfst bei der Verwaltung von Budgets, verfolgst tatsächliche Ausgaben im Vergleich zum Budget, verwaltest Bestellungen zeitnah und korrekt und identifizierst monatlich Kosteneinsparungsmöglichkeiten.
• Lieferanten und Dienstleister managen. Du unterstützt das Management aller Auftragnehmer vor Ort (inklusive Inspektion der Arbeiten), entwickelst mit Lieferanten einen Team-Ansatz und unterstützt bei der Beschaffung von Dienstleistungen.
• Events und Projekte koordinieren. Du unterstützt Kundenevents, koordinierst JLL-Dienstleister vor Ort, managst Büromaterial, bereitest Co-Location-Spaces vor und setzt kurz- und langfristige Kundenprojekte um – alles im Rahmen des Budgets.
• Zwischen Standorten flexibel sein. Gelegentliche Reisen zum Luxemburger Büro gehören dazu.

Damit überzeugst du uns:

• Organisations- und Servicetalent. Du hast einen kundenorientierten Ansatz, behältst mehrere Aufgaben im Blick und arbeitest proaktiv daran, Standards zu verbessern.
• Technisches Verständnis. Du fühlst dich im Umgang mit CMMS-Systemen, Bestellsystemen (z.B. E1) und MS Office wohl und kannst dich schnell in neue Tools einarbeiten.
• Kommunikationsstärke. Du interagierst sicher mit verschiedenen Stakeholdern – von Mitarbeitenden bis hin zu Führungsebenen – auf Deutsch und Englisch (fließend in beiden Sprachen).
• Finanz- und Budget-Grundverständnis. Du kannst Ausgaben verfolgen, Bestellungen verwalten und Kosteneinsparungen identifizieren.
• Health & Safety-Bewusstsein. Du kennst dich mit Sicherheitsstandards aus, führst Audits durch und stellst sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
• Hands-on-Mentalität. Du packst selbst mit an, findest kreative Lösungen und führst Verbesserungen konsequent durch.
• Erfahrung im Facility Management. Idealerweise hast du bereits Erfahrung in der operativen Gebäudeverwaltung, im Umgang mit Dienstleistern oder in ähnlichen Serviceumgebungen gesammelt.
• Reisebereitschaft. Gelegentliche Reisen nach Luxemburg sind für dich kein Problem.

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Bei JLL kannst du deine Talente entfalten und vielseitige Erfahrungen sammeln. Entdecke mit uns neue Horizonte und bring deine Karriere auf die nächste Stufe!