Executive Assistant (m/w/d)

ISA-Traesko GmbH.; Schleswig-Holstein; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mobile-Office

Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

JOBRAD

Massage

EGYM

Wellpass

Yoga

Job summary

ISA-TRAESKO GmbH sucht eine erfahrene Executive Assistant, die als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams und externen Stakeholdern agiert. Sie bereitet Meetings vor, hält Entscheidungen fest und treibt Follow-ups konsequent voran.

Zu Ihren Aufgaben gehören das Erstellen hochwertiger Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen sowie der vertrauliche Informationsfluss auf Führungsebene.

Qualifications

• Erfahrung als Executive Assistant oder in einer gleichwertigen Position im C-Level-Umfeld.

Responsibilities

• Übersetzung strategischer Ziele in konkrete Maßnahmen und Agenden.
• Vorbereitung von Meetings, Protokollführung und Follow-ups.
• Zentrale Schnittstelle zwischen C-Level, Teams und Stakeholdern.
• Erstellung von Präsentationen, Briefings und Entscheidungsunterlagen für Executives.

Skills

Executive Assistant

Organisations-talent

Kommunikationsfähigkeit

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossenes Studium

Tools

MS Office

Microsoft Teams

Job description

• Du übersetzt strategische Ziele in konkrete Agenden und Maßnahmen, bereitest Meetings inhaltlich vor, hältst Entscheidungen fest und treibst Follow-ups konsequent voran
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen C-Level, internen Teams und externen Stakeholdern und sorgst für eine klare Kommunikation sowie reibungslose Zusammenarbeit
• Du erstellst hochwertige Präsentationen, Briefings, Reports und Entscheidungsvorlagen für Executive-, Board- und Investorentermine
• Du gewährleistest einen verlässlichen Informationsfluss auf Führungsebene – unter Einhaltung von Governance-Vorgaben und höchster Vertraulichkeit
• Du gehst souverän und verantwortungsbewusst mit sensiblen sowie strategisch relevanten Informationen um
• Du erkennst frühzeitig Bedarfe, Risiken und Engpässe und adressierst Themen proaktiv, bevor sie eskalieren
• Du unterstützt die Executive-Kommunikation sowie Sonderprojekte und bereichsübergreifende Initiativen
• Du entwickelst Prozesse und Arbeitsweisen auf Executive-Ebene kontinuierlich weiter, um Effizienz und Effektivität nachhaltig zu steigern
• Du koordinierst und strukturierst Executive-Prioritäten und stellst sicher, dass Kalender, Meetings, Reisen und geschäftliche Aktivitäten optimal aufeinander abgestimmt sind

Dein Skillset:

• Du bist eine Persönlichkeit, die unser Team mit Kompetenz, Verlässlichkeit und positiver Präsenz bereichert
• Du verfügst über ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare, relevante Qualifikation
• Du bringst mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position im C-Level-Umfeld mit
• Du hast nachweisliche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Board-Mitgliedern, Investoren sowie externen Stakeholdern
• Du überzeugst durch die Fähigkeit, komplexe Themen strukturiert aufzubereiten, klare Prioritäten zu setzen und auch in anspruchsvollen Situationen souverän zu agieren
• Du zeichnest dich durch exzellente Organisations-, Koordinations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein professionelles Auftreten aus
• Empathie, Integrität, Diskretion, Zuverlässigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Idealerweise konntest du bereits Erfahrung in internationalen Unternehmensstrukturen sammeln
• Du gehst sicher und routiniert mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Kollaborationstools wie Microsoft Teams um
• Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse und kommunizierst sicher in der schriftlichen Korrespondenz

Deine Benefits:

• Flexible Arbeitszeiten dank Gleitzeit – damit Dein Job zu Deinem Leben passt
• Regelmäßige Mobile-Office-Tage – für mehr Fokus und weniger Pendelstress
• Altersvorsorge? Bezuschussen wir mit 15 %
• Entwickle Dich anhand verschiedener Weiterbildungsmöglichkeiten
• Du kannst frei wählen zwischen einem JOBRAD, Massage oder EGYMWellpass
• Yoga im Büro oder zu Hause? Kein Problem – einmal pro Woche online
• Unterstützung in allen Lebenslagen, dank Zugriff zum Fürstenberg Institut – anonym, kostenlos und professionell
• In unserer Kantine isst Du lecker und gesund – mit Zuschuss von uns
• Kaffee, Wasser, Obst – alles kostenlos und in großer Auswahl
• Monatlich warten exklusive Rabatte bei vielen Top-Marken auf Dich
• Dein Parkplatz? Direkt vor der Tür
• Feiern gehört dazu – ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder After-Work
• Sportlich wird’s auch: Tischtennis, Darts & mehr direkt im Haus

ISA-TRAESKO GmbH
Oderstraße 9
24539 Neumünster